Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Информационная модель и её описание).pdf

Введение

проектный информационный обеспечение документооборот

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение,yлингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной eобласти для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависитt от уровня оснащения компании информационными средствамиt на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Реализация проекта автоматизированной информационной системы учет движения материалов на складе значительно облегчит работу сотрудников на складе и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, осуществлять поиск нужной информации по различным критериям отбора. Поэтому данная тема является весьма актуальной в современных условиях хозяйственной деятельности.

Целью моей курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета движения материалов на складе.

При выполнении курсовой работы были поставлены следующие задачи:

• описание предметной области;
• проектирование концептуальной модели данных;
• моделирование бизнес-процессов;
• проектирование физической структуры базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

Курсовая работа состоит из введения, содержания, аналитической и проектной частей, заключения и списка литературы.

Глава №1. Аналитическая информация. Выбор комплекса, проектных решений и основных задач

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Склад готовой продукции не занимается какой-либо коммерческой деятельностью, а выполняет только процедуру хранения продукции для заинтересованных сторон. Склад выполняет следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, сортировка, потребительское оборудование, определение требований к транспортному средству, механизированное погрузочное оборудование, упаковка и рабочая сила для отгрузки. продукты. согласование планов и условий поставки основных производственных продуктов и договоров с внешними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по купле-продаже продукции со свободными складскими площадями, подготовка объемов производства. отчетность и участие в рассмотрении вступления в скобки компании.

Таким образом, склад готовой продукции должен включать в себя создание условий для сохранности продукции во временном хранении, организацию рационального хранения, внутреннего транспорта, упаковку и подготовку продукции к отгрузке, хранение продукции, обеспечение высокого уровня механизации. автоматизация транспортных и складских операций, использование ИТ-систем и нормативных условий для организации работ и защиты. Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, запасы, полученные и потраченные счета, полученные заказы, потребление, доступность, товар остается на складе, реагирует на выполнение заказов на отгрузку и выгрузку готовой продукции, обрабатывает отчеты о загрузке складских площадей.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы учета запасов на гипотетическом неавтоматизированном складе. Этот обзор проводится для выявления недостатков в существующей системе учета склада, а также для выявления необходимости автоматизации склада. Процедура принятия продукции на склад:

• Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
• Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
• Осматривает входящуюг продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
• Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книгие переучета, отправляется на склад, и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

• Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;
• Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
• Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
• Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;
• Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;
• Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
• Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
• Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате все формальности будут выполняться с использованием компьютеров, вам не придется играть со многими документами.

Использование компьютера на складе, автоматическое бронирование приема и отгрузки товара, резервирование входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме бухгалтерской работы эти задачи занимают значительную долю. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти компьютера хранится и может быть распечатана подробная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного продукта для каждого документа в случае несоответствия между значением учетных данных и данными аппарата.

Основным назначением автоматизированной системы в этом случае является повышение эффективности выполнения основных функций персонала склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы; быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, повысить достоверность информации и увеличить скорость обработки информации; слишком много внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, приложений и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Это также значительно сокращает время автоматического поиска информации, которая создается с помощью специальных экранных форм, задающих параметры поиска объекта.

Автоматизированная система - это система методов и методов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации, основанная на использовании современного программного обеспечения, компьютерного оборудования и средств связи, а также способы, которыми эта информация предоставляется пользователям.

Структура конкретной автоматизированной системы для ее реализации предполагает наличие трех элементов: набора технических средств, состоящих из компьютерных, коммуникационных и организационных устройств; система программного обеспечения, состоящая из системного (общего) программного обеспечения и приложений; системы организационно-методического обеспечения, в том числе учебно-методические материалы, касающиеся организации работы управленческого и технического персонала в рамках специальной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.

Потребности разработчиков баз данных в более удобных и мощных инструментах моделирования предметной области привели к воплощению семантических моделей данных. Хотя каждая разработанная модель семантических данных, как и реляционная модель, включает в себя структурную, манипулятивную и интегральную части, основная цель семантических моделей состоит в том, чтобы обеспечить возможность выражения семантики данных. Проще всего скомпилировать ER- диаграммы. ER- диаграмма просто реализуется в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты- идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.

Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируются с использованием блок-схемы бизнес-процесса. Бизнес-процесс начинается с потребительского спроса и заканчивается удовлетворением. Бизнес-процесс может быть разбит на несколько подпроцессов, которые имеют свои собственные атрибуты, но также нацелены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.

В данной работе в качестве СУБД была выбрана система управления реляционной базой данных Microsoft Access, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. В ее файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса: отчеты, формы, запросы.