Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие менеджмента и его функций).pdf

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения производятся для обеспечения выполнения планов, то их соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировку целей до подчиненных, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - относительно человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или других должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Очевидно, что произвести высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Важнейшими средствами предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, что позволяет осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предыдущего контроля в том понимании, что он дает уверенность: когда организации будут нужны имеющиеся средства, эти средства у нее будут. [19]

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе про­ведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники. Контроль традиционно является прерогативой их непосред­ственного начальника. Регулярная проверка работы подчинен­ных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль ос­новывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей. [20]

Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Самым простым примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству обнаружить проблемы в работе и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным заданиям. [19]

Заключительный контроль дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем и способствует мотивации. Цель- помочь предотвратить ошибки в будущем.[43]

В современных условиях в организациях появляются новые формы осуществления функции контроля – например, мониторинг и контроллинг.

Мониторинг – это система постоянного наблюдения, сбора, обработки информации за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия.

Контролинг - это одна из прогрессивных систем контроля на предприятии. Контролинг предполагает постоянное оперативное сравнение плановых (нормативных) показателей с фактическими, выявление отклонений, определение взаимосвязи этих отклонений и выработку на основе этого управленческих решений.[21]

Подходы к организации системы контроля:

- рыночный: ориентирован на оценку и контроль достижения организацией и ее подразделениями результатов, характеризующих рыночную позицию предприятия, его ценовую конкурентоспособность, уровень прибыли т.д.

- бюрократический: предусматривает учет выполнения сотрудниками различных правил, положений, инструкций и других регламентирующих документов;

- клановый подход: поведение сотрудников организации регламентируется общими ценностями, нормами и традициями, а также другими элементами организационной культуры. Данный подход применяется на предприятиях, работа в которых организуется командами и для которых характерно быстрое изменение технологий и продукции.[43]

Объекты контроля — это собственно организация, ее подразделения, филиалы, представительства, а также отдельные работники.

Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, ее запасы на складе, иные материальные ценности, служебные документы, настроение и поведение людей, в частности качество выполнения ими служебных обязанностей, ступень удовлетворенности работой, информационные и финансовые потоки и т. д.

Объем контроля определяется направлениями, линиями, участками деятельности одного объекта контроля (организации, подразделения, работника и т. д.).

Масштаб контроля отражает, с какой точностью осуществляется контроль, каков состав контролируемых параметров и сколько однородных объектов подвергаются проверке одновременно.

Охват контроля — число подчиненных, контролируемых руководителем.

Параметры контрольной информации — объем, точность измерений, своевременность и частота поступления необходимых для контроля сведений.

Затраты на контроль — средства, связанные с организацией и осуществлением (прежде всего информационным обеспечением) контрольной функции.

Под регулированием понимают процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений). Задача регулирования — актуализация или обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации. Функция контроля переходит в функцию регулирования в момент принятия решения по корректированию выявленных отклонений.[50]

Процесс контроля осуществляется в 3 этапа: 1) выработка стандартов и критериев; 2) измерение фактически достигнутых результатов и их сопоставление со стандартами; 3) принятие необходимых корректирующих действий.[21]

Установление стандартов. Под этим по­нимается определение конкретных целей, степень приближения к которым поддается измерению. Стандарты, используемые для кон­троля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, должны обладать двумя важными особенностями: I) наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; 2) наличием конкретного критерия, по которому можно оценить сте­пень выполнения работы.[20]

Измерение фактически достигнутых результатов и их сопоставление со стандартами предполагает 4 шага: а) установление масштаба допустимых. Если масштаб дополнительных отклонений слишком большой, то руководство поздно среагирует, если наоборот, то будет дёргаться по мелочам, б) Измерение результатов - установления степени соответствия стандартам, в) Передача и распространение информации –т.е. доведение до сведения сотрудников стандартов и результатов проверки. г) Оценка информации о результатах. Цель - руководитель определяет, необходимо ли действовать и если да, то как.

Принятие необходимых корректирующих действий.

Менеджер должен выбрать одну из линий поведения: а) ничего не предпринимать - т.е. цели достигаются в соответствии с планом, а отклонения находятся в допустимых масштабах, но прерывать контроль в этой ситуации нельзя; б) устранить отклонения - установить причины и добиться возвращения организации в желаемое русло; способы в зависимости от ситуации; в) пересмотреть стандарты - если они устарели, или не отражают цели предприятия, их надо менять. [21]

По степени охвата наблюдаемых явлений и процессов в производственно-хозяйственной деятельности предприятий различают:

- Общий контроль предполагает изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса во всей его полноте.

- Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. [19]

Задачи реализации функции контроля:

Обнаружение и устранение неопределенности. Неопределенности при реализации целей связаны с возможным несоответствием в их формулировке, в организационной структуре и разделении труда, персонале и оценке внешней среды с другими факторами деятельности.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций, то есть своевременное выявление проблем, которые могут вызвать кризис.

Поддержание успеха заключается в определении, какие направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей.

Широта контроля: контроль должен быть всеобъемлющим и осуществляться на всех стадиях процесса управления. Ни одну из функций менеджмента нельзя рассматривать в отрыве от контроля. [43]

По установлению рациональных сроков проведения различают:

- систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

- периодический контроль - это проверка выхода продукции, наличия материалов на складе, выхода рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

- разовый контроль проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности. [19]

По форме осуществления различают:

- финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние.

- административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. [19]

Рациональная организация контроля заключается в использовании таких его форм, которые в максимальной степени предотвращают появление неблагоприятных ситуаций, отклонений от установленных стандартов, ошибок, а также позволяют эффективно корректировать деятельность объекта, его подразделений и работников. Важную роль контроль играет в предупреждении кризисных ситуаций, а также в поддержании достигнутого высокого уровня и развитии благоприятной ситуации. [50]

Глава 2. Основные функции менеджмента на примере Веб-студии

2.1. Планирование в веб-студии

Веб-студия представляет собой небольшую организацию, объединяющую специалистов, которые занимаются разработкой веб-сайтов и веб-дизайном.

Современные веб-студии предоставляют полноценный комплекс качественных услуг: создание сайта, наполнение его контентом, продвижение сайта.

Бизнес-план веб-студии - это план развития предприятия, необходимый для освоения новых сфер деятельности фирмы, создания новых видов бизнеса.

Бизнес-план может быть разработан как для новой, только создающейся, веб-студии , так и для уже существующей на очередном этапе ее развития.

Бизнес-планирование веб-студии решает следующие важные проблемы:

- определяет степень жизнеспособности и будущей устойчивости предприятия, снижает риск предпринимательской деятельности;

- конкретизирует перспективы бизнеса в виде системы количественных и качественных показателей системы;

- привлекает внимание и интерес, обеспечивает поддержку со стороны потенциальных инвесторов фирмы;

- помогает получить ценный опыт планирования, развивает перспективный взгляд на организацию и её рабочую среду.

Для начинающего предпринимателя бизнес-план - это всё, чем он может привлечь внимание инвесторов. Уровень составленного бизнес-плана становится показателем надёжности серьёзности предпринимателя и его дела.

Как правило, бизнес-план является отправной точкой для начала переговоров между предпринимателем и возможными инвесторами (например, банками). Особенно необходим бизнес-план при ведении переговоров с иностранными инвесторами. [7]

Первый шаг в подготовке бизнес-плана веб-студии предполагает определение источников нужной информации.