Файл: 2_MS_Excel.pdf

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Перемещение и копирование данных в MS Excel является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование.

В MS Excel перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:

–командами меню Правка;

–перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать в меню Правка, MS Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

Копирование данных в MS Excel используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно.

Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена. Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек в MS Excel возможна только тогда, когда существует эта граница.

–Использование команды Вставить в меню Правка после выбора команды Вырезать MS Excel будет отключать границу.

–Использование команды Вставить после команды Копировать MS Excel не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

–Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

–Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый

верхний угол области ячеек на рабочем листе MS Excel, в которую осуществляется вставка.

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся:

автозавершение, автозаполнение и автозаполнение формулами.

Автозавершение. Этот метод используют для автоматизации ввода в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых данных, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку MS Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, уже имеющемся в этом столбце. Если будет обнаружена строка, начинающаяся с вводимых символов, система предложит автоматически завершить строку: ее окончание будет выведено на черном фоне. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения. В противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки находится черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция "размножения" содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число, дату, денежную сумму, то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши. Пусть, например, ячейка A1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки A1, B1 и C1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка → Заполнить → Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК автоматически заполняются ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Стандартные функции используются в MS Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой или запятой (в зависимости от установок Windows). В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.

Если начать ввод формулы непосредственно в ячейке1, то в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появится раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.

При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт «Полный алфавитный перечень»), а в списке Функция – список функций данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список

1 Любая формула начинается со знака Равно (=)

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

параметров и на экран выводится диалоговое окно ввода параметров, называемое Палитрой функций.

В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра выделен полужирным шрифтом, параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками – выбирать на рабочем листе.

Термин «диаграмма» в MS Excel используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.

При работе с программой Microsoft Excel возможно появление следующих типичных ошибок

#...###

Значение (результат) формулы не вмещается в ячейке или число содержит слишком много значащих цифр

# ДЕЛ/0! Делитель в формуле принял значение «Нуль» (попытка деления на нуль)

#ИМЯ?

Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции или использовано имя ячейки, которое ранее не было определено

#ЧИСЛО!

Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)

#ССЫЛКА! Недопустимая ссылка на ячейку

#ЗНАЧ!

Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст)

Лабораторный практикум

Лабораторная работа № 1. Основные функции Microsoft Excel

Цель работы: научиться осуществлять ввод данных: чисел, формул – в ячейки, копирование данных, производить форматирование числовых данных; изучить возможности автозаполнения в MS Excel; освоить средства автоматизации ввода.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Задание 1. Ввод данных и корректировка информации в электронной таблице.

1.Создайте на рабочем столе компьютера (а лучше – на флеш-накопителе, если таковой у вас имеется) папку, назовите ее своей фамилией. Если такую папку Вы создали ранее, откройте ее. В ней создайте вложенную папку с названием Excel – именно ее используйте для сохранения всех результатов выполнения лабораторных работ по данному разделу. Для получения зачета по лабораторным работам, посвященным MS Excel, необходима именно эта папка, содержащая все файлы, инструкции о сохранения которых Вам встретятся в ходе выполнения заданий.

2.Вызовите программу Microsoft Excel любым из известных вам способов.

3.Создайте на первом листе таблицу так, как показано на рисунке. Порядок создания таблицы описан ниже.

4.Ввод данных осуществляется в активную ячейку. Введите данные в пока пустую электронную таблицу в следующем порядке.

5.Сделайте активной ячейку В2 и введите название таблицы ―Сведения о заработной плате сотрудников‖. Обратите внимание, что вводимая информация дублируется в строке формул. Для окончания ввода текста в ячейку необходимо или нажать клавишу Enter, или перевести табличный курсор в другую ячейку.

6.Сделайте активной ячейку А3 и введите название первой колонки ―табельный номер‖. Введенная информация размещается пока в нескольких ячейках.

7.Переведите курсор мыши в ячейку В3 и введите название второй колонки ―Ф.И.О.‖.

8.Аналогично введите названия остальных столбцов документа.

9.Введите собственно данные документа за исключением столбца и строки ―Итого‖, для его расчета выполните следующие операции.

10.Сделайте активной ячейку на пересечении столбца «Итого» и строки «Сидоров». Нажмите кнопку в пиктографическом меню (―Автосуммирование‖), в ячейке появится формула =СУММ(С4:F4). Нажмите Enter. В ячейку G4 будет внесено число 1470, которое