Файл: Исследование проблем защиты информации (ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ).pdf

Отделы жилой недвижимости «Система» предлагают: весь спектр услуг по операциям с объектами недвижимости, как на первичном, так и на вторичном рынке жилья в Иркутске.

Специализированный отдел деловой недвижимости «Система» предлагает: высококвалифицированные услуги по купле - продаже, аренде объектов делового назначения.

Ипотечный центр «Система» предлагает:

· большой выбор программ ипотечного кредитования;

· подбор оптимального варианта жилья и размера кредита;

· сжатые сроки рассмотрения заявки о предоставлении кредита банком;

· полное юридическое сопровождение сделки и взаимодействие с банком;

· бесплатные консультации.

ООО «Система» вышло на рынок, предлагая следующие услуги:

- подготовка пакета документов к проведению сделок купли-продажи жилых помещений;

- подготовка пакета документов к передаче жилых помещений в собственность граждан.

Главной целью агентства стало качественное удовлетворение потребностей потребительского рынка в получении необходимой информации в сфере недвижимости, а также участие в создании цивилизованного рынка недвижимости в г. Иркутске.

На сегодняшний день он выглядит следующим образом:

- оказание услуг при оформлении сделок купли-продажи жилья;

- оказание услуг при оформлении сделок купли-продажи коммерческой недвижимости;

- оказание услуг при оформлении договоров приватизации;

- юридические консультации в области недвижимости, в том числе корпоративное обслуживание;

- оказание услуг при аренде коммерческой недвижимости;

- оформление документов на объекты недвижимости (жилья, коммерческой недвижимости, по вводу в эксплуатацию жилья и нежилого фонда);

- оказание услуг по согласованию с государственными органами (опекунский совет, БТИ г. Иркутске и Иркутского района и т.д.).

ООО «Система» является действительным членом Иркутского областного Союза риэлторов.

В настоящее время ООО «Система» располагается на арендуемых площадях. Схему деятельности фирмы при оказании услуг можно представить на рис.4.

Структура организации представлена на Рисунке 1.

Рисунке 1- Структура организации

Верхнюю ступень управления занимает генеральный директор, учредитель фирмы. В обязанности директора входит оперативное и стратегическое управление компанией: в том числе решение текущих хозяйственных вопросов, координация деятельности основных, вспомогательных и обслуживающих функциональных звеньев, распределение финансовых потоков, планирование и контроль деятельности фирмы.

---

Основную деятельность компании выполняет блок подразделений риэлторов: отдел аренды недвижимости, отдел коммерческой недвижимости, отдел продажи жилых помещений, отдел нового жилья, информационно-аналитический отдел.

Агенты занимаются поиском покупателей на выставленные на продажу объекты недвижимости, поиском объектов недвижимости по запросам клиентов фирмы, организуют показы объектов и встречи среди участников сделок; при положительном решение о сделке сторон участниц - готовят пакет документов, необходимый для проведения сделки купли-продажи объекта недвижимости в Учреждении юстиции по государственной регистрации недвижимого имущества и сделок с ним на территории Иркутской области, оказывают помощь при финансовых расчетах сторон, проводят сделку.

Функции юриста заключается в правовом обеспечении основной деятельности компании и оказании консультационных услуг клиентам фирмы.

Ведение бухгалтерского и управленческого учета, предоставление отчетности в контролирующие органы - функции бухгалтера.

Функции обслуживания основных и вспомогательных процессов внутри агентства находится в компетенции менеджера. Менеджер координирует работу агентства и агентов, готовит материалы для размещения рекламы в средствах массовой информации, оформляет текущие документы и договоры, заключаемые с клиентами агентства, обновляет базы данных по коммерческой и жилой недвижимости, осуществляет переписку по Интернету.

2.2. Проблемы организации работы с персональными данными в ООО «Система»: анализ документов

Организация работы с персональными данными в ООО «Система» возлагается менеджера по персоналу, в обязанности которого входит управление всем кадровым составом и трудовыми отношениями. Обработка персональных данных работника включает в себя процесс их получения, хранения, комбинирования, передачи или любые другие действия с персональными данными работника.

Менеджер по персоналу находится в непосредственном подчинении заместителя директора ООО «Система», который в свою очередь подчиняется Генеральному директору. Менеджер по персоналу является непосредственным руководителем для специалистов по недвижимости и координирует их работу, а также проводит контроль результатов их деятельности, совместно с заместителем директора. Также в должностные функции менеджера по персоналу входит исполнение функций кадрового работника. Деятельность данного сотрудника регламентирована соответствующими должностными инструкциями. Разработку и подписание должностных инструкций для остальных сотрудников организации осуществляет менеджер по персоналу, в основе чего лежат квалификационные требования, которые предъявляются к сотрудникам.

---

В распоряжении менеджера по персоналу для обеспечения его повседневной деятельности находится круглая печать с обозначением полного наименования и указанием на принадлежность к ООО «Система» (как одного из структурных подразделений агентства недвижимости), а также необходимые штампы, которые применяются в строгом соответствии с предназначением.

Согласно Номенклатуре дел ООО «Система», обязательному ведению и хранению подлежат следующие документы: Учредительные документы ООО «Система» (Устав, Учредительный договор, Положение об УК и ТО и др.); Штатное расписание; Должностные инструкции сотрудников; Приказы по личному составу работников; Списки состава сотрудников; Заявления временных сотрудников; Личные дела сотрудников; Трудовые договора; Трудовые книжки; Книга учета выдачи трудовых книжек; Книга учета и алфавит личных дел; Журнал регистрации больничных листов сотрудников; Журнал регистрации командировочных удостоверений; Номенклатура дел отдела кадров; Акты на дела, переданные в архив; Акты об уничтожении дел.

В силу ст. 85 ТК РФООО «Система» осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель обеспечивает их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ(п. 7 ст. 86 ТК РФ)и иными федеральными законами, за счет своих средств^[19].

Хранение и обработка персональных данных в ООО «Система» осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях. Какие данные подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа – обо всем этом оговаривается в Положении о персональных данных.

Работники организации знакомятся с Положением под роспись, а вновь принимаемые на работу лица в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Работники, участвующие в обработке персональных данных дают обязательство о неразглашении персональных данных.

Документы, в которых закрепляются положения об обработке и защите персональных данных, могут проверить контролирующие органы, в частности сотрудники Роскомнадзора.

Положение о персональных данных в организации разрабатывается и утверждается как локальный акт.

Принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом руководителя организации^[20].

---

Положение в ООО «Система» состоит из следующих разделов:

1. Общие положения: указывается, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует.
2. Основные понятия. Состав персональных данных работников: в данном разделе раскрывается, какие документы в организации содержат персональные данные.
3. Хранение персональных данных: в разделе прописывается порядок и место хранения документов (дел) в которых содержатся персональные данные.
4. Обработка персональных данных: в этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника.
5. Передача персональных данных: прописывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам.
6. Доступ к персональным данным: в разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ подразделяется на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов).
7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных: в этом разделе нужно прописать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

Положение утверждено Генеральным директором, подписаноменеджером по персоналу и согласовано с юрисконсультом организации.

В состав персональных данных работника в ООО «Система» включены следующие сведения: анкета; автобиография; образование; сведения о трудовом и общем стаже; сведения о предыдущем месте работы; сведения о составе семьи; паспортные данные; сведения о воинском учете; сведения о заработной плате сотрудника; сведения о социальных льготах; специальность; занимаемая должность; размер заработной платы; наличие судимостей; адрес места жительства; домашний телефон; место работы или учебы членов семьи и родственников; содержание трудового договора; содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки сотрудников; основания к приказам по личному составу; дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям; копии отчетов, направляемые в органы статистики; копии документов об образовании; результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника.

---

Данный документ является конфиденциальными, хотя, учитывая его массовость и единое место обработки и хранения, соответствующий гриф ограничения на нем не ставится. С целью выявления возможных нарушений и проблем в работе по защите персональных данных в ООО «Система» нами была проведена беседа с менеджером по персоналу. На основе полученных в ходе беседы данных, были сделаны следующие выводы:

1) В качестве руководства по определению объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника менеджер по персоналу ООО «Система» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Все персональные данные работников получены от них самих.

2) Любой работник ООО «Система» может рассчитывать на получение доступа к информации обего персональных данных и их обработке по его требованию. При необходимости работник может получить копию любой из записей. Возможно внесение исправлений в записи после обращения с данной просьбой к менеджеру по персоналу.

3) Все сотрудники ООО «Система» при поступлении в штат самостоятельно заполняют Анкету с перечнем вопросов о персональных данных работника. Автобиографию работник не заполнят. Анкета работника хранится в личном деле работника вместе с остальными документами персонального учета. Личное дело работника подлежит оформлению после издания приказа о приеме на работу. Все документы, хранящиеся в личном деле, расположены строго в хронологическом порядке, листы документов пронумерованы. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Все изменения могут быть внесены только при наличии подтверждающих документов.

4) В ООО «Система» введен запрет на сообщение персональных данных работника третьей стороне без получения его письменного согласия работника, за исключением такой необходимости при угрозе жизни и здоровья работника.

5) Внутренний доступ к персональным данным сотрудника имеют: генеральный директор; заместитель директора, бухгалтер, сам сотрудник и менеджер по персоналу.

6) Внешний доступ к персональным данным работника открыт для правоохранительных органов, органов статистики, страховых агентств, военкоматов, органов социального страхования, пенсионных фондов и подразделений муниципальных органов управления. Основанием для получения сведений другими организациями может выступать только письменный запрос на бланке организации, с приложением копии заявления работника.

---