Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса. Планирование закупок и размещение заказов поставщикам.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Использование информационных технологий в производственной деятельности предприятий уже давно не является чем-то необычным. Скорее наоборот, их использование является необходимым условием для поддержания жизнеспособности любого предприятия, любого масштаба и сферы деятельности.

Это обусловлено в первую очередь большой производительностью и широким функционалом современных программ. Они позволяют не только хранить данные и формировать шаблонные документы, но и дают возможность составления различных прогнозов, помогают решать задачи планирования деятельности и управления как всем предприятием, так и отдельными его подразделениями.

Однако, не смотря на бурное развитие информационных технологий и повсеместное их внедрение, всегда остаются небольшие участки производственного процесса, которые либо плохо автоматизированы, либо не автоматизированы вовсе. Такие слабо автоматизированные участки имеют более низкую производительность труда, что отрицательно сказывается на общей производительности труда на предприятии.

Цель курсовой работы – проектирование информационной системы для реализации бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» на примере компании ООО «АвтоХаус».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Охарактеризовать существующие бизнес-процессы и выявить необходимость их автоматизации;
• Выбрать комплекс задач автоматизации и стратегию разработки ИС для компани ООО «АвтоХаус»;
• Дать обоснование проектных решений;
• Подробно описать проект разработки проекта ИС.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Фирменное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью «АвтоХаус».

Официальное сокращенное наименование общества: ООО «АвтоХаус».

Юридический адресат нахождения общества: Обществовед с ограниченной ответственностью «АвтоХаус» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью». Магазин ООО «АвтоХаус» работает с 2006 года, специализируясь на продажах автомобильных шина и дисков.

---

Целями деятельности ООО «АвтоХаус» являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности ООО «АвтоХаус» является закуп и реализация дисков и шин для автомобилей. ООО «АвтоХаус» предлагает автомобильные шины и диски ведущих мировых брендов (легковые шины Nokian Tyres, Michelin, Bridgestone, Goodyear, Dunlop; литые диски Kosei, LS Репликар). Продажа шин и дисков осуществляется оптом и в розницу.

Сегодня ООО «АвтоХаус» занимает стабильное положение на рынке автомобильных шин и имеет все возможности для успешного развития и роста. Основными приоритетами деятельности ООО «АвтоХаус» является взаимовыгодное сотрудничество и высокий стандарт качества предлагаемых товаров.

ООО «АвтоХаус» дорожит своей репутацией на рынке и работает напрямую с производителями товаров, в том числе и зарубежными, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве.

Над текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако активно использует программный пакет офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

• электронная почта;
• факс;
• доставка курьером;
• обычная почта.

В качестве автоматизируемой деятельности была выбрана деятельность отдела закупок, которая заключается в планировании закупок и размещении заказов поставщикам автомобильных шин и дисков.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Для того, чтобы выделить основные бизнес-процессы, составляющие деятельность отдела закупок, воспользуемся функционально-структурным моделированием деятельности. В качестве основной методологии выступает IDEF0.

Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.

---

На первом этапе построения IDEF0-модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной, которая изображена на рисунке 1 (для построения диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма деятельности отдела закупок

По мере необходимости сотрудники отделов составляют заявки в отдел закупок о потребностях в тех или иных товарах, которые и выступают в роли входных данных, стоит отметить, что помимо заказа продаваемых товаров у поставщиков отдел закупок также организует закупку и расходных материалов (канцелярия, фирменные паке, спецодежда сотрудников, компьютерная и офисная техника и т.п.). Также в качестве входных данных деятельности отдела закупок выступают данные поставщиков и их прайс-листы, которые запрашиваются у них по мере необходимости, либо присылаются поставщиками самостоятельно при изменении каких-либо данных. Кроме того, ежемесячные отчеты о расходовании и продажах товаров и материалов также необходимы для реализации деятельности отдела закупок.

Выходными данными выступают заказы поставщикам на поставку товаров. Всю деятельность выполняют сотрудники отдела закупок: руководитель и менеджеры.

Следующий этап построения структурно-функциональной модели в нотации IDEF0 – декомпозиция контекстной диаграммы на составляющие. Диаграмма декомпозиции исследуемой деятельности приведена на рисунке 2.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции

Деятельность отдела закупок можно разделить на четыре этапа:

• планирование закупок (выполняется руководителем);
• распределение заявок среди менеджеров (выполняется руководителем);
• оформление заказов поставщикам (выполняется менеджерами по закупкам);
• формирование договора на поставку (выполняется руководителем отдела закупок).

Договор передается в бухгалтерию, сотрудники которой оплачивают указанные в нем товары по необходимым реквизитам. Затем вместе с платежным поручением отправляется поставщику.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В процессе выполнения бизнес-процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам формируется основной документ – это заказ поставщику. Сначала он выглядит в виде обычного списка товаров, которые необходимо заказать. Затем, менеджеры по закупкам подбирают поставщика для этого списка (поставщиков может быть несколько), после чего создают заказ и отправляют его в бухгалтерию для оплаты и поставщику для отправки товаров.

---

Схема документооборота приведена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота заказа поставщику

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед данным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в которой хранится вся информация, необходимая для автоматизации деятельности отдела закупа.

Существуют определенные правила создания и проектировании базы данных для нужд какой-либо организации:

• база данных должна содержать в себе все необходимые для работы организации данные, хранимая информация должна быть в актуальном состоянии;
• база данных должна обеспечивать доступ ко всей информации за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности;
• база данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей;
• база данных должна иметь возможности расширения, на случай расширения сферы деятельности организации;
• база данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды;
• данные, которые загружаются в базу данных, должны быть корректными, поэтому при добавлении данных должна проводиться проверка вводимых данных;
• доступ к информации, хранимой в БД должны иметь только лица и сотрудники организации, имеющие на это соответствующие полномочия и должностные обязанности;
• работа с базой данных не должны вызывать трудностей у пользователей, для этого обязательно нужен дружественных интерфейс.

Реляционная модель базы данных – это такая модель, где БД – совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

Входными данными для проектируемой информационной системы автоматизации процесса планирования закупок и размещению заказов поставщикам выступают данные поставщиков, их прайс-листы и списки товаров для закупа.

Всего в информационной системе используется четыре справочника:

• сотрудники (они же пользователи ИС);
• роли сотрудников;
• статусы заказов;
• единица измерения;
• товар;
• категория товаров;

Выходными данными информационной системы выступают сформированные заказы поставщикам и отчет о работе сотрудников отдела закупа. Также к выходным данным стоит отнести и комментарии, которые сотрудники могут оставлять к тому или иному заказу.

---

Для каждого заказа, поставщика, товара, категории товара и сотрудника, используются классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.

Описание используемых классификаторов приведено в таблице 1.

Таблица 1

Используемые идентификаторы

№ пп	Наименование кодируемого множества объектов	Значность кода	Мощность кода	Система кодирования
1	Идентификационный номер пользователя	4	9999	Порядковая
2	Идентификационный номер роли пользователя	4	9999	Порядковая
3	Идентификационный номер товара	4	9999	Порядковая
4	Идентификационный номер единицы измерения	4	9999	Порядковая
5	Идентификационный номер категории товаров	4	9999	Порядковая
6	Идентификационный номер заказа	4	9999	Порядковая
7	Идентификационный номер комментария к заказу	4	9999	Порядковая
8	Идентификационный номер поставщика	4	9999	Порядковая
9	Идентификационный номер товара поставщика	4	9999	Порядковая

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - это совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, в том числе: операционная система, системы программирования, инструментальные средства программиста, тестовые и диагностические программы, программные средства телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами данных и т. п.).

Для реализации информационной системы автоматизации деятельности отдела закупок необходимо выбрать язык программирования для создания пользовательского интерфейса и систему управления базой данных для создания базы данных.

В качестве языка программирования был выбран язык php.

PHP (PersonalHomePageTools – «Инструмент для создания персональных веб-страниц») – является скриптовым языком программирования общего пользования, используемый для создания Web-приложений. В данный момент времени поддерживают подавляющие большинство хостинг-провайдеров и стал одним из ведущих языком программирования, использующих для разработки динамических Web-сайтов.

---