Добавлен: 21.10.2018
Просмотров: 3169
Скачиваний: 5
26
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
СТРУКТУРА БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ
Access является уникальной системой разработки баз данных для
персональных компьютеров. База данных — это совокупность
структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих
добавление, изменение, выборку и отображение данных. Единственный файл в
формате базы данных Access .mdb может содержать не только объекты данных
(таблицы, индексы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты,
макросы и модули, написанные на языке Access VВА), что делает процесс
создания приложения более простым и эффективным. База данных Access
может содержать до 32768 объектов (комбинаций таблиц, форм, отчетов и т.д.),
причем одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличии
достаточного количества системных ресурсов).
Элементы базы данных ACCESS
В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц.
Помимо создания таблиц вручную можно импортировать таблицы из других
систем управления базами данных, баз данных типа клиент/сервер (таких как
Microsoft SQL Server) и систем управления электронными таблицами (Microsoft
Ехсеl). Базу данных Access можно связать с таблицами баз данных других
приложений, файлами электронных таблиц, форматированными текстовыми
файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access.
Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных,
соответствующих
некоторому
критерию.
Выборка
данных
может
производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно
указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, указать те
поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать
условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей (столбцов).
27
Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в
результате запроса.
Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таб-
лицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм
можно добавлять в таблицы новые данные, изменять и удалять существующие.
Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.
Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в
таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позволяет
использовать различные форматы отчетов и включать в них иллюстрации.
Возможности отчетов в Access намного превосходят возможности отчетов
других систем управления базами данных. Отчеты, как и формы, позволяют
включать процедуры обработки событий, написанные на языке Access VВА.
Модули. Модули содержат Access VВА код, используемый для написания
процедур обработки событий, таких как нажатие на кнопку в форме или отчете,
для создания функций настройки, используемых в формах, отчетах и запросах,
для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и
программного управления операциями, которыми нельзя управлять с помощью
макросов. Другими словами, добавление VВА кода дает возможность создавать
полные базы данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и
многими другими возможностями.
Свойства таблиц Access
Информация в базе данных представляется в виде двумерной таблицы,
строки которой называются записями, а столбцы полями. Термины запись и
поле используются при обсуждении таблиц, а термины строка и столбец —
при обсуждении результатов выполнения запросов.
Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. За-
полнение свойств не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств
таблицы в режиме конструктора, следует выбрать кнопку «Свойства»
(Ргорегties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:
28
Описание (Description). Определяет необязательный комментарий, со-
держащий описание таблицы в окне базы данных. Чтобы увидеть описание
таблицы, активизируйте ее и выберите команду «Вид, Таблица» (View, Details)
или нажмите кнопку «Таблица» (Details) на панели инструментов. Это
описание является полезным для словаря данных, который используется для
баз данных документов и приложений.
Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к данным,
вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения целостности и
непротиворечивости данных. Это свойство применяется ко всем полям
таблицы.
Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сооб-
щения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие,
определенное в свойстве «Условие на значение» (Validation Rule).
Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся после
применения фильтра к таблице.
Порядок сортировки (Order Ву). Определяет порядок сортировки записей
в таблице.
В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей
таблицы:
Имя поля (Field Naте). Определяет имя поля в таблице. Имя поля должно
удовлетворять
соглашениям
об
именах
объектов
(набор
правил,
ограничивающих допустимые имена объектов Access). Имена объектов должны
содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв,
цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки «.»,
восклицательного знака «!», квадратных скобок «[» и «]». Отметим, что имя не
должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы. Каждое поле
таблицы должно иметь уникальное имя, но в различных таблицах можно
использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от
включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_». Имя
29
поля не должно быть очень длинным, особенно, если будут создаваться мак-
росы или модули, использующие это поле.
Тип данных (Data Туре). Определяет тип данных, выбираемый из рас-
крывающегося списка. В каждое поле допускается ввод данных только одного
типа. В таблицах Access можно использовать следующие типы данных:
1. «Текстовый» (Text),
2. «Поле МЕМО» (Memo),
3. «Числовой» (Number),
4. «Дата/Время» (Date/Time),
5. «Денежный» (Currency),
6. «Счетчик» (AutoNumber),
7. «Логический» (Yes/No),
8. «Поле объекта ОLЕ»(ОLЕ Object),
9. «Гиперсвязь» (Hyperlink),
10. «Мастер подстановок» (Lookup Wizard).
Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание поля
таблицы. Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или
изменении данных в поле.
Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите
его и нажмите кнопку «Ключевое поле» (Primary Key) на панели инструментов.
Остальные свойства поля зависят от его типа данных и являются необяза-
тельными. Свойства поля, не включенные в бланк таблицы, заполняются в
нижней части окна конструктора таблицы. Значение некоторых свойств
выбирается из раскрывающихся списков, значения других свойств вводятся с
клавиатуры. Вкладка «Общие» (General) содержит основные свойства поля. Во
вкладке «Подстановка» (Lookup) можно задать поведение поля в форме.
В
следующем
списке
приведены
свойства
полей
таблицы,
устанавливаемые на вкладке «Общие» (General):
Размер поля (Field Size). Определяет максимальный размер данных,
которые могут сохраняться в полях с типом данных «Текстовый» (Техt) или
30
«Числовой» (Number). Если свойство «Тип данных» (Data Туре) имеет значение
«Текстовый» (Техt), то значением свойства «Размер поля» (Field Size) должно
быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50.
Если свойство «Тип данных» (Data Tуре) имеет значение «Числовой» (Number),
то размер поля выбирается в раскрывающемся списке. Свойство «Размер поля»
(Field Size) не задается для полей с типами данных «Дата/Время» (Date/Time),
«Логический» (Уes/Nо), «Денежный» (Сurrеnсу), «Поле МЕМО» (Меmо),
«Поле объекта ОLЕ» (ОLЕ Оbject) и «Гиперсвязь» (Нуреrlink).
Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чисел
и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически
(исключая тип «Текстовый» (Техt)), выбрать формат в раскрывающемся списке
или ввести пользовательский формат. В любом случае формат поля не
оказывает влияние на его значение, но влияет на отображение значения поля.
Это свойство не задается для полей объектов ОLЕ.
Число десятичных знаков (Decimal Р1асеs). Определяет число десятич-
ных знаков, используемое при отображении чисел. Это свойство задается
только для полей с типом данных «Числовой» (Number) и «Денежный»
(Сurrenсу). Как и свойство «Формат поля» (Format), свойство «Число
десятичных знаков» (Decimal Р1асеs) влияет на формат вывода значения поля,
но не оказывает влияния на значение поля.
Маска ввода. Задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле.
Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон»,
позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую
промежуточные символы:
+_(___) ___-__-__.
Для этого необходимо в поле Маска ввода записать формулу:
+9(999) 999-99-99,
где 9 – код, допускающий только цифровые символы.
Подпись (Сарtiоп). Указывает текст, который выводится в подписях,
присоединенных к элементам управления, создаваемых путем переноса с