Файл: Автоматизация учета продаж ООО "Копия".pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Продажи являются двигателем всей экономики, а их анализ позволяет более эффективно строить свою деятельность. В этом заключается актуальность дипломной работы.

Технология продаж основывается на формализованных бизнес процессах работы компании и ключевых показателях деятельности сотрудников отделов продаж.

Объект исследования - ООО "Копия".

Предмет исследования - автоматизированное решение задач.

Целью работы является проектирование и разработка автоматизации системы учета продаж.

Задачи:

• дать технико-экономическую характеристику предметной области и предприятия;
• проанализировать информационное обеспечение и задачи;
• рассмотреть программное обеспечение задачи;
• провести описание программных модулей;
• привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

За счет внедрения данной системы общество должно получить экономические выгоды в виде снижения трудоемкости автоматизируемых операций.

Методами исследования являются: анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научно-технической и практической информации.

Практическая значимость работы способствует улучшению и развитию учета продаж в организации.

Научная новизна исследования: Систематизированы качественные характеристики, раскрывающие специфику работы автоматизации учёта продаж.

Апробация исследования: результаты поведенного исследования могут быть использованными в процессе работы в ООО "Копия".

Структура работы: курсовая работа состоит из четырех глав. В заключении подведены основные итоги проделанной работы и сделаны выводы по исследованию.

ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

В настоящей дипломной работе рассматривается деятельность компании ООО "Копия".

Юридический адрес: 125284, г. Москва, ул. Беговая, д. 1А.

Общество с ограниченной ответственностью «Копия» является центром технического обслуживания, основными видами деятельности которого являются:

1. Продажа и ремонт контрольно – кассовой техники, весового оборудования, банковского оборудования;
2. Продажа программного обеспечения для бухгалтерии и торговли (Программные продукты фирмы 1С, Атол, Штрих М, Айтида);
3. Автоматизация торговли;
4. Продажа и установка антикражных систем.

Таблица 1 –– Стоимостные оценки деятельности компании

ООО "Копия" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

Показатели, отображающие масштабы деятельности компании приведены в таблице 1.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационно ООО "Копия" состоит из следующих структурных звеньев (рисунок 1).

Рисунок 1 –– Организационная структура ООО "Копия"

Деятельностью общества управляет генеральный директор, он же определяет основные направления развития.

Генеральный директор решает вопросы изменения устава, утверждает годовые результаты деятельности, а также решает вопросы по ликвидации и реорганизации фирмы. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии с их квалификацией и разрядом. Также возможно привлечение молодых сотрудников с незаконченным высшим или средним специальным образованием для прохождения практики. Взаимоотношения генерального директора с подчиненными, охрана труда, социальное развитие регулируется законодательством РФ.

У генерального директора находятся в непосредственном подчинении:

• заместитель генерального директора;
• финансовый директор;
• коммерческий директор;
• начальник службы безопасности;
• директор по логистике.

Заместитель директора выполняет его обязанности в случае отсутствия генерального директора и практически дублирует его функции.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является оптовая и розничная продажа компьютеров, комплектующих и аксессуаров. Основными процессами компании можно назвать:

1. Оформление заказов клиентами;
2. Закупка и поставка продукции в соответствии с ранее достигнутыми с поставщиками договоренностями;
3. Доставка и хранение продукции, распределение ее между магазинами;
4. Собственно, продажи, включающие учет продаж и их анализ.

Оформление заказов покупателями происходит в следующем порядке - клиент ознакамливается с предложенным ассортиментом, выбирает необходимую продукцию, определяет ее количество, оформляет заявку на покупку. Заявка попадает менеджеру отдела продаж, где он объединяет все заявки в одну, на основании которой становится ясна потребность в продукции на ближайший период.

Далее менеджерами отдела закупок на основании плана продаж составляются заявки на поставку продукции от поставщиков, в заявке также указывается, на какой склад необходимо поставить какую продукцию и в каком количестве. После поставки продукции она учитывается в системе складского учета и далее распределяется между магазинами в соответствии с текущими потребностями. После того, как продукция поступила в магазины, осуществляется ее продажа.

В качестве процесса автоматизации выбран учет продаж, так как:

• продажи являются ключевым бизнес-процессом компании;
• учет продаж компании не автоматизирован;
• в настоящее время при учете продаж допускаются ошибки и неточности, что влияет на всю отчетность компании;
• неверные результаты учета продаж затрудняют анализ продаж, вернее, приводят к неверным результатам;

• на основании неверных результатов анализа продаж управлением компании могут приниматься неверные решения по стратегическому развитию компании.

• 
  2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Рисунок информационной модели приведен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Информационная модель системы учета продаж

Информационная модель включает в себя три области – область 1, в которой происходит заполнение справочников, область 2, в которой показана, как осуществляется учет продаж, и область 3, где указано, каким образом осуществляется получение выходных документов.

На модели приведены следующие входные документы:

• сведения о пользователях, поступающие от отдела кадров;
• прайс-лист, поступающий из отдела продаж;
• перечень точек продаж, поступающий из бухгалтерии.

В системе предусмотрены следующие справочники:

1. Пользователи
2. Товары
3. Типы товаров
4. Производители
5. Точки продаж

К таблицам с промежуточной информацией относятся таблица Продажи и Наличие.

К результатным документам относятся следующие:

• список пользователей;
• список производителей;
• список точек продаж;
• список типов товаров;
• список товаров;
• отчет о наличии товаров;
• отчет о продажах.

Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее они только редактируются. При использовании основных справочников происходит учет продаж, в ходе которого записывается информация в таблицу Продажи. Учет поступления товаров на точки продажи регистрируется путем занесения информации в таблицу Наличие. Ее же данные меняются при продажах товара, позволяя постоянно иметь сведения об актуальном количестве того или иного товара.

Отчетные документы формируется в виде экранных форм на основании выбора форм сортировки и могут быть выведены на печать стандартными средствами браузера.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации производителей, товаров, типов товаров, точек продаж и пользователей. Виды системы кодирования, указаны в таблице 2.

Таблица 2 - Используемые системы кодирования

Все классификаторы ведутся администратором системы.