Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ( Теоретические аспекты формирования системы организационных коммуникаций на предприятии ).pdf
Добавлен: 01.04.2023
Просмотров: 376
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Теоретические аспекты формирования системы организационных коммуникаций на предприятии
1.1 Актуальные проблемы управления организационными коммуникациями на современном этапе
1.2 Сущность и особенности организационных коммуникаций в системе управления на предприятии
1.3 Методологические подходы к оценке эффективности организационных коммуникаций
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ОАО «АВТОАГРЕГАТ»
2.1 Общая характеристика предприятия и анализ его производственно-хозяйственной деятельности
2.2 Особенности системы организационных коммуникаций на предприятии
2.3 Анализ затрат и результатов при использовании организационных коммуникаций на предприятии
Покупатели (оптовые торговые компании)
Поставщики
Фискальные
органы
Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации, лизинговые компании)
Конечные потребители
Конкуренты
Рисунок 6. Внешние объекты коммуникаций компании
Виды коммуникационных каналов, способы передачи информации и ее содержание по объектам внешних коммуникаций представлены в таблице 4.
Представленная в таблице 4 информация, позволяет сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации. ОАО «Автоагрегат» в своей стратегии ориентировано на достижение результата за счет прямых контактов с представителями власти, широкой общественностью. Коммуникационная стратегия направлена не только на обеспечение производственно-финансовой деятельности, но и формирование определенной мифологии относительно ОАО «Автоагрегат» и его социальной миссии. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа.
Таблица 4
Характеристики коммуникаций с внешними объектами ОАО «Автоагрегат»
|
Объект внешней коммуникации |
Виды коммуникационного канала |
Способ передачи (получения) информации |
Содержание коммуникационного сообщения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
СМИ |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, Интернет) |
Пресс-релизы, публикации, пресс-конференции, выступления на радио и телевидении |
Информация о компании и ее продуктах; рекламные материалы; информация в целях Паблик-рилейшенз |
|
Профессиональное сообщество |
Речевой канал; передача письменных материалов, |
Выступления на выставках, бизнес-семинарах, «круглых столах» и пр. |
Информация о компании и ее продуктах. Обмен опытом |
|
Общественность |
Речевой канал; передача письменных материалов, Интернет |
Публикации статей в печати; участие и выступление на благотворительных и других общественных мероприятиях; размещение информационных материалов на сайте в Интернет |
Информация, направленная на формирование положительного имиджа |
|
Поставщики |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, телефакс, электронная почта) |
Письма о сотрудничестве; договоры; первичная бухгалтерская документация (счета-фактуры, накладные, товарно-сопроводительные документы, платежные документы); документация в рамках претензионной работы |
Информация, необходимая в рамках поставок сырья, материалов, прочих товарно-материальных ценностей и услуг, необходимых для ведения производственно-хозяйственной деятельности |
|
Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации, лизинговые компании) |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, телефакс, электронная почта) |
Письма о сотрудничестве; договоры; финансовые документы |
Информация, формируемая в процессе сотрудничества с финансовыми организациями |
Продолжение таблицы 4
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации, лизинговые компании) |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, телефакс, электронная почта) |
Письма о сотрудничестве; договоры; финансовые документы |
Информация, формируемая в процессе сотрудничества с финансовыми организациями |
|
Конкуренты |
Письменные материалы; электронные средства связи (Интернет) |
Публикации в периодической печати, рекламные материалы, обзоры рынка |
Информация о конкурентах (товары, цены, методы продаж); обзоры конъюнктуры рынка |
|
Конечные потребители |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (Интернет) |
Опросы, анкетирования, отзывы в Интернет |
Оценка потребителями продукции компании; потребности; потенциальный спрос |
|
Покупатели (оптовые торговые компании) Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынке. Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику |
Речевой канал; передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, телефакс, электронная почта) |
Письма о сотрудничестве; договоры; прейскуранты; товарные и финансовые документы; документы, формируемые в рамках претензионной работы |
Информация, формируемая в процессе сотрудничества с торговыми посредниками Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынке. Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику |
|
Органы государственной власти |
Передача письменных материалов, электронные средства связи (информационные правовые системы) |
Нормативные и законодательные акты Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынке. Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику |
Информация в рамках бухгалтерского, налогового, финансового, антимонопольного, торгового законодательствам |
|
Фискальные органы Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынке. Задачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику исследуемого предприятия; провести оценку маркетинговой деятельности предприятия и, в частности, системы коммуникаций; представить предложения по оптимизации и эффективности использования организационных коммуникаций на современном рынкеЗадачи бакалаврской работы: изучить сущность организационных коммуникаций, их основные характеристики, а также их значимость для организации; рассмотреть факторы, влияющие на повышение эффективности коммуникаций; изучить этапы эффективной коммуникации; провести оценочные мероприятия комплекса организационных коммуникаций в условия российской экономики; дать общую характеристику |
Передача письменных материалов, электронные средства связи (телефон, телефакс, электронная почта) |
Документы о регистрации в налоговых органах; финансовая и налоговая отчетность |
Финансовая и налоговая отчетность в соответствии с законодательством РФ |
Основные принципы в этом отношении отражены в миссии и цели компании: «Мы помогаем нашему клиенту обеспечить надежную эксплуатацию и сохранить идеальное состояние автомобиля, даря клиенту чувство безопасности и комфорта». Четкость позиционирования в информационном поле позволяет выстроить цельную систему взаимоотношений и взаимодействия по линии: Компания – Власть – СМИ – Общественность.
Коммуникационную политику ОАО «Автоагрегат» в сфере внешних коммуникаций можно определить как проактивную, то есть предусматривающую организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности ОАО «Автоагрегат».
Потоки информации из внешней среды разнородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены в основном руководством компании. Потоки информации из внутренней среды компании во внешнюю среду однородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены конкретным субъектам внешней среды.
Схема движения информационных потоков в ОАО «Автоагрегат» представлена на рисунке 7.
Информационные потоки организуются в ОАО «Автоагрегат» с учетом следующих требований: во-первых, минимизируются маршруты информационных потоков; во-вторых, исключается дублирование потоков; в-третьих, информационные потоки организованы исходя из существующих информационных потребностей компании, и характеризуются адресностью (указанием получателя информации, ответственного за ее сбор, обработку, передачу, хранение, то есть всех участвующих в продвижении информации, и их задач), регламентом передачи информации, содержанием и объемом передаваемой информации.
Рассмотрим более подробно коммуникации с покупателями. Основными потребителями продукции предприятия являются такие предприятия, как ОАО «КАМАЗ», АО «АвтоВАЗ», ОАО «Автомобильный завод «Урал» – город Миасс, ОАО ПО «Алтайский моторный завод»г. Барнаул, ООО «Комбайновый завод «Ростсельмаш» г.Ростов-на-Дону, ОАО «Красноярский комбайновый завод» г.Красноярск, Волгоградский тракторный завод, ОАО «Промтрактор» г.Чебоксары, АМО ЗИЛ г.Москва, ОАО ГАЗ г. Нижний Новгород, Волгоградский моторный завод, ОА «БелавтоМАЗ» г. Минск, Владимирский тракторный завод, Челябинский завод им. Колющенко, «Барнаултрансмаш» и другие автомобильные и тракторные заводы, технические центры сервиса перечисленных предприятий.
МАКРОСРЕДА
Государственная, институционная, правовая, законодательная, нормативная, экономическая информация, определяющая стратегию компании
МИКРОСРЕДА
Конкретизированная информация от участников рынка, технологическая, организационная (спрос-предложение, условия поставок, договоров)
ВНЕШНЯЯ СРЕДА
Отчетная информация
(информация – ответ на изменение среды)
Информационное поле ОАО «Автоагрегат»
ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА
Подразделения и отделы организации
Информация о ресурсных возможностях компании: об имуществе, товаре, персонале, финансах
Организационно-управленческая информация (текущая и оперативная): планы, отчеты, приказы и пр.
Фильтрация информации о предприятии и отбор необходимой для воздействия на внешнюю среду
Отчеты, соглашения о намерениях, договоры
Рисунок 7. Схема движения информационных потоков ОАО
«Автоагрегат»
С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.
Схема коммуникаций представлена на рисунке 8.
Покупатели (оптовые фирмы)
Договоры
Картотека оптовых покупателей
Статистика о потерянных оптовых покупателях
Рейтинг оптовых покупателей по объемы выручки
База данных по отгрузке товара
Работники отдела продаж
Отчет о расчетах с оптовыми покупателями
Отчет о предоставленных скидках
Отчет об эффективности системы скидок
Отчет о расходах на скидки
Менеджер по продажам
Ведущий менеджер
Работники отдела маркетинга
Рисунок 8. Схема формирования информации о работе с
оптовыми покупателями
Потоки, формируемые в процессе коммуникаций с оптовыми покупателями, позволяют оперативно получать информацию о состоянии отгрузки продукции, расчетов за нее. Кроме того, она данная информация имеет важное значение в целях планирования производства, выручки и прибыли. Рейтинг оптовых покупателей необходим для планирования системы скидок. При этом планируемые и фактические суммы скидок, предоставляемых клиентам ОАО «Автоагрегат», могут существенно различаться, так как достоверно предсказать покупательную активность невозможно. Отчет о потерянных оптовых покупателях несет косвенную информацию о качестве работы сотрудников отдела сбыта, служит индикатором товарной, ценовой, сбытовой политики компании. В целях контроля объемов продаж, а также оперативного прогнозирования степени выполнения плана, формируется ежедневный отчет о расчетах с покупателями и предоставленных скидках.
После обработки и обобщения данных первичных документов, работники отдела продаж формируют отчеты на определенную дату. Ответственность за ведение картотеки и базы данных, а также составление отчетов возложена на менеджера по продажам, который, в свою очередь, передает отчеты ведущему менеджеру.
Рекомендации по проведению акций для покупателей исходят, главным образом, от работников отдела маркетинга. Данная информация оценивается работниками отдела продаж и сотрудниками экономического отдела. На основании информации о предоставленных скидках, исходящей от работников отдела продаж, работники отдела маркетинга проводят расчеты эффективности и результативность расходования средств ОАО «Автоагрегат» на предоставление скидок покупателям.
В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ОАО «Автоагрегат» позволяет сделать вывод об их эффективности.
Рассмотрим внутренние коммуникации в ОАО «Автоагрегат». Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри организационной структуры. Организационная структура компании представлена в Приложении 2. Система управления является линейно-функциональной. Генеральный менеджер передает часть своих полномочий менеджерам по направлениям. Такие полномочия могут передаваться и менеджерами по направлениям своим подчиненным. Функциональное управление позволяет рассредоточить административно-управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированным кадрам. Недостатком данной системы является необходимость сложных согласований между управленческими органами при подготовке почти каждого документа, которому придается большое значение. Это снижает оперативность работы, удлиняет сроки прохождения документации и сроки принятия решений. Нередко отмечаются противоречия в формулировках и неоднозначность подхода к выполнению отдельных заданий, несоответствие содержания одних распоряжений другим. Однако на крупных предприятиях отказаться от применения функциональной формы управления невозможно.
Для целей управления и стратегического планирования информация, используемая внутри компании однородна для уровней управления (руководители, специалисты, исполнители) и специализации рабочих мест (экономист, менеджер, бухгалтер). Внутренняя коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» является многоканальной. Так, финансовая служба связана со всеми другими подразделениями компании; отделы продаж связаны со службой логистики, финансовой службой, отделом маркетинга. Практически всегда запросы идут напрямую, минуя промежуточные звенья. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность и низкий риск потери или искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Кроме того, прослеживается логическая цепочка передачи полученной и передаваемой информации; стадии производственного процесса взаимоувязаны и последовательны.