Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования ( Теоретические аспекты создания проектного офиса ).pdf

2.3. Выявление проблем проектного отдела

Наличие в организации проектного отдела, говорит о том, что проектная деятельность должна быть сформирована в рамках проектного офиса. Но при том, что проектный офис в Умке сформирован, набор рабочих групп осуществляется на временный период времени. Таким образом, проектная деятельность организации находятся в состоянии между стабильно функционирующим проектным офисом и временными рабочими группами. Схема представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Текущее проектное функционирование сети Умка

Так как для организации отдел является новым, то в процессе реализации проектов у него возникает ряд проблем. По результатам интервью с исполнительным директором было выявлено, что одной из проблем отдела является его взаимодействие с другими структурными подразделениями.

Как уже было сказано отдел проектов взаимодействует с управляющими филиалов, IT- службой и маркетологами. Так как IT-служба и

маркетологи являются взаимодополняющими структурами для проектного отдела, в процессе их взаимодействия конфликтов не возникает. Данный вывод был сделан, в результате посещения планёрок проектного отдела, где присутствовали представители маркетингового и IT отдела.

Для рассмотрения в части, каких процессов проектному отделу приходится взаимодействовать с управляющими филиалов был проведён опрос методом интервью. Целью интервью было выяснить текущую ситуацию во взаимодействии между отделом проектов и управляющими.

Респондентами стали 4 управляющих и 4 проект-менеджера. Им было задано три основных вопроса:

1. Приходится ли вам взаимодействовать с проектным отделом/управляющими филиалов?

2. Если да, то, по каким вопросам вы взаимодействуете со смежным подразделением?

3. Какие возникают проблемы при взаимодействии со смежным подразделением?

По результатам, все восемь человек подтвердили, что взаимодействовать со смежным отделом им приходится.

Основными вопросами, по которым отделы взаимодействуют, являются вопросы по:

1. Формированию команды проекта;

2. Привлечению потребителей;

3. Реализации проектов.

В выделенных процессах, было выяснено, какие проблемы возникают между проектным отделом и управляющими:

1. Процесс формирования команды проекта. Когда отделом проектов запускается новый проект, ему необходима команда для успешной реализации этого проекта. Так как все проекты направленны на детей, то для их реализации, необходимы сотрудники, обладающие рядом компетенций и опытом работы с детьми. Набрать команду проекта проектный отдел может из филиалов Умки и чаще всего это педагоги различных направлений. Но в связи с тем, что данные сотрудники обладают рядом своих функциональных обязанностей, им приходится осуществлять выбор между основной работой и проектной деятельностью.

И так как проектная деятельность для них является однодневной, то и оплата получается выше, чем они могли бы заработать, выполняя свои функциональные обязанности. Как следствие привлекаемым сотрудникам, выгодно принять участие в проектной деятельности, но это накладывает ряд проблем на выполнение их текущей работы, которая находится непосредственно под руководством управляющих. Так же, как отмечают управляющие филиалов иногда проектный отдел идёт в обход договорённости с ними и договаривается с необходимыми людьми напрямую, о чём управляющие узнают только после, того как сотрудник сообщает что не выйдет в какой то необходимый период на своё рабочее место.

Схема взаимодействия проектного отдела и управляющих по вопросу формирования команды проекта, представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. Взаимодействие проектного отдела и управляющих

Таким образом, в данном процессе проблемами является:

1. Одни и те же люди требуются в двух местах одновременно;

2. Не налажен процесс привлечения сотрудников, проектный отдел идёт в обход управляющим;

3. Управляющие не заинтересованы в передачи сотрудников.

2. Процесс привлечения потребителей. Так как управляющие служат основным связующим звеном между проектным отделом и клиентами сети, то вся информация о проектах передаётся через них. И со слов проектного отдела, управляющие данную обязанность не считают своей функциональной и не хотят выполнять. Так же как было отмечено проектным отделом, управляющие могут не придавать значения поступающей им информации от проектного отдела для клиентов. Со слов управляющих они никак не заинтересованы в существовании отдела проектов и не считают себя с ними единой организацией. Взаимодействие осуществляется только по инициативе проектного отдела.

Таким образом, основные проблемы в данном процессе:

1) Сложность в передачи информации о проектах от проектного отдела к потребителю;

2) Нежелание управляющих сотрудничать с проектным отделом;

3. Процесс реализации проектов. Под материальными ресурсами в данной проблеме рассматривается различный реквизит, который нужен проект менеджерам во временное использование. Данный реквизит чаще всего находится в филиалах Умки и для его использования, необходимо получить разрешения от управляющих. Процесс получения реквизита усложняет тот факт, что данные вещи чаще всего покупаются за счёт родителей и являются, чей то собственностью, либо он так же кому то необходим.

Основная проблема в этом процессе:

1. Отсутствие преждевременной договорённости о пользовании реквизитом в филиалах сети. Все выявленные проблемы являются ярким примером горизонтального конфликта.

Так же данные конфликты носят межгрупповой характер и могут решаться при помощи структурных методов именно:

1. Разъяснение требований к работе;

2. Использование координационных и интеграционных механизмов, которые взаимоувязывают действия различных людей и подразделений, процедуры принятия решений и обмен информацией;

3. Установление общеорганизационных комплексных целей;

4. Применение системы вознаграждений.

Выводы по главе 2:

Образовательный центр Умка имеет проектное управление, которое находится на стадии своего развития и обладает рядом проблем. Проблемы связаны с взаимодействием подразделений, а именно управляющими сети и проектным отделом. Проблемы можно выделить в виде процессов формирование команды проектов, привлечение потребителей и реализация проектов.

Глава 3. Мероприятия по совершенствованию проектного управления в образовательном центре «Умка»

По результатам исследования, в пункте 2.3, было выявлено, что основной проблемой во взаимодействии между проектным отделом и управляющими являются проблемы в процессе формирования команды проекта, которые представляют собой следующий перечень:

1. Одни и те же люди требуются в двух местах одновременно;

2. Не налажен процесс привлечения сотрудников, проектный отдел идёт в обход управляющим;

3. Управляющие не заинтересованы в передачи сотрудников.

Все существующие проблемы обусловлены трудовым процессом и являются следствием того, что оба отдела заинтересованы в максимальной экономии своего времени.

Цель разработки мероприятий для решения данных проблем заключается в том, что бы как на качественном, так и на количественном уровне ускорить процесс формирования команды проекта без ущерба для обоих отделов.

Данные проблемы можно решить при помощи структурных методов преодоления конфликтов, таких как:

1. Разъяснение требований к работе;

2. Использование координационных и интеграционных механизмов, которые взаимоувязывают действия различных людей и подразделений, процедуры принятия решений и обмен информацией;

3. Установление общеорганизационных комплексных целей;

4. Применение системы вознаграждений.

Таким образом, для выявленных проблем в процессе формирования команды проекта, можно предложить следующие улучшения:

1. Разработать регламент взаимодействия проектного отдела и управляющих в процессе формирование команды проекта. Данное улучшение является примером методов преодоление конфликта разъяснение требований к работе; использование координационных и интеграционных механизмов, которые взаимоувязывают действия различных людей и подразделений, процедуры принятия решений и обмен информацией; установление общеорганизационных комплексных целей.

2. Внедрить премирование участников проекта. Данное улучшение является примером методов преодоление конфликта применение системы вознаграждений.

3. Разработать зависимость премирования от результатов выполнения проекта. Данное улучшение является примером методов преодоление конфликта использование координационных и интеграционных механизмов, которые взаимоувязывают действия различных людей и подразделений, процедуры принятия решений и обмен информацией; установление общеорганизационных комплексных целей.

Разработанный регламент будет находиться в документе, описанном в разделе 2.2- «Структура проектного отдела семейного центра «Умка»». С целью улучшения взаимодействия между отделами, данный документ необходимо подкорректировать. Как уже было сказано, стратегическая цель отдела не сформулирована, что сказывается на том, что другие подразделения не понимают, чем занимается проектный отдел, и какую пользу он приносит всей организации.

Исходя из цели организации всестороннее удовлетворение образовательных потребностей граждан, реализация программ образования в интересах личности, общества, государства, обеспечение воспитания обучающихся.

А так же исходя из задач отдела:

1. Поиск новых направлений и непосредственные пробы этих направлений;

2. Привлечение новых клиентов;

3. Формирование новых центров прибыли;

4. Эффективная реализация важных для организации и ограниченных по времени проектов.

Стратегическая цель отдела требует формулировки. В рамках данного исследования с помощью метода мозгового штурма была сформулирована цель: Разработка и реализация актуальных проектов, направленных на развитие личности ребёнка, которые формируют для компании новые центры прибыли с использованием современных методов управления проектами, в установленные сроки, в рамках установленного бюджета.

1. Регламент взаимодействия позволит наладить процесс формирования команды проекта. В данный момент процесс реализации формирования команды проекта, можно представить в виде схемы EPC, изображённой на рисунке 9.

Рисунок 9. Схема EPC «как есть» процесса формирование команды проекта

Как можно увидеть на рисунке 9 в данном процессе в текущий момент принимают участие только члены проектного отдела, несмотря на то, что привлечение сотрудников в команду проекта осуществляется из филиалов сети, где руководством являются управляющие.

Для того что бы исключить эту проблему необходимо осуществление процесса и сам процесс более подробно детализировать и внедрить в деятельность сотрудников отдела. Написание регламента будет осуществляться на основе следующих пунктов:

1. Общие положения;

2. Описание процесса;

3. Ключевые показатели результативности (КПР) процесса;

4. Ответственность;

5. Способ контроля;

6. Взыскания и поощрения;

7. Процедура оценки вклада сотрудника в проект.

1. Общие положения.

1.1. Регламент бизнес-процесса «Формирование команды проекта» (далее – Регламент) определяет порядок осуществления действий при взаимодействии между подразделениями в НОУ «Умка» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на два структурных подразделения организации: Управляющие сети и проектный отдел.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом исполнительного директора организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в организации.

2. Описание процесса.

1. Владелец процесса - старший проект менеджер;

2. Клиент процесса - проект менеджер;

3. Участники процесса - управляющие;

4. Вход процесса - запрос на человеческие ресурсы;

5. Выход процесса - утверждённые участники команды проекта.

Рисунок 10.Схема EPC «как должно быть» процесса формирование команды проекта

3.Ответственность. Все лица участвующие в реализации процесса несут полную ответственность за его результат.

Старший проект менеджер несет ответственность за:

1. Своевременный сбор команды проекта в нужном количестве и нужного качества;