ВВЕДЕНИЕ

Все организации, вне зависимости от их формы собственности и ведомственной принадлежности, не может функционировать без учета предоставления услуг. Ведение учета предоставляет руководству организации подробную информацию о состоянии денежных, материальных и трудовых ресурсов организации.

Процесс учета предоставления услуг регламентируется действующим законодательством, в котором регламентируются первичные учетные документы, которые подтверждают факт предоставления услуги.

В индустрии салонов красоты учет предоставленных услуг необходим так же для расчета заработной платы специалистов: парикмахеров, косметологов, специалистов по маникюру и т.д. Поскольку заработная плата этих специалистов рассчитывается следующим образом: из суммы предоставленных услуг вычитается фиксированная арендная плата. Остаток денежных средств выплачивается специалисту.

При осуществлении учета предоставленных услуг салоном красоты, формируется поток документов, который включает: журнал учета, акт выполненных работ и квитанцию. При большом количестве клиентов, объем документооборота может достигать сотни ежедневно. Для того, чтобы минимизировать трудозатраты и вероятность совершения ошибки, процесс учета предоставленных услуг салоном красоты подлежит автоматизации.

Для автоматизации учетных функций компании используются информационные системы, в которых хранится и обрабатывается информация о финансово-хозяйственной деятельности компании. В информационных системах информация о предоставленных услугах структурируется для удобного представления данных пользователю.

Применение информационных систем для автоматизации учета предоставленных услуг позволяет минимизировать временные затраты на учетные процессы, структурировать полученные данные (например, в разрезе специалиста или предоставленной услуге и т.д.), автоматизировать формирование учетных документов и аналитических отчетов.

Актуальность выбранной темы обусловлена уровнем развития информационных технологий, применяемых в экономической сфере.

Объектом исследования является процесс учета предоставленных услуг салоном красоты.

Предметом исследования является автоматизация процесса учета предоставленных услуг салоном красоты.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса учета предоставленных услуг салоном красоты.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

---

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.

Аналитическая часть

1. Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом данной работы является процесс учета предоставленных услуг. Входным информационным потоком процесса будет являться предоставленная услуга. Информацию о предоставленной услуге предоставляет специалист, которые работал с клиентом. Информация об услуге включает в себя:

1. Наименование услуги.
2. Количество оказанных услуг.
3. Спецификация услуги (например, длина волос, на которые осуществлялась стрижка).
4. Стоимость услуги.
5. ФИО специалиста, который оказывал услугу.

Перечисленная информация фиксируется в журнале регистрации, который является выходным документом. Журнал регистрации является документом, в котором перечислены предоставленные услуги, их спецификации и стоимость за каждый день.

В границы рассматриваемой задачи входит заполнение журнала регистрации, оформление первичных документов и расчет комиссионных отчислений специалисту.

Процесс учета предоставленных услуг салоном красоты взаимосвязан с процессом бухгалтерского учета, поскольку результаты процесса (приход денежных средств в кассу и расчетный счет салона красоты) должны быть учтены. Также процесс связан с маркетингом, поскольку на основании данных об оказанных услугах формируется маркетинговая стратегия салона красоты.

Важность задачи в целом для организации заключается в необходимости контроля и учета выручки от предоставления услуг. На основании этих данных также можно сделать вывод о сезонности спроса на услуги.

В процессе решения задачи задействованы специалисты салона красоты, которые предоставляют данные об услугах, и администраторы салона красоты, которые осуществляют регистрацию информации о предоставленных услугах и управление потоком клиентов.

---

Результатными показателями процесса являются:

1. Сумма денежных средств, полученная от оказания услуг специалистами салона красоты.
2. Сумма комиссионных отчислений специалистам салона красоты.

В рассматриваемой задаче отсутствуют входные документы. Выходным документом задачи будет являться журнал регистрации, в котором зафиксированы результатные показатели бизнес-процесса.

Размер комиссионных отчислений специалистам салона красоты рассчитывается следующим образом: сумма услуг, предоставленных за рабочую смену специалистом салона красоты, умножается на размер процентной ставки специалиста.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Для того, чтобы дать характеристику бизнес-процессам, будут созданы модели бизнес-процессов в методологии структурного анализа IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Управление процессом осуществляется согласно регламенту работы администратора. Механизмом процесса является администратор салона красоты. Входным информационным потоком процесса является информация о предоставленных услугах. Выходными потоками процесса являются:

1. Журнал регистрации.
2. Квитанция.
3. Акт оказанных услуг.
4. Размер комиссионного вознаграждения.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса учета предоставленных услуг салоном красоты.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Специалист салона красоты предоставляет администратору информацию о предоставленных услугах. Администратор фиксирует эту информацию в журнале регистрации. На основании журнала регистрации оформляются первичные учетные документы: квитанция и акт предоставленных услуг. В конце каждого отчетного периода на основании данных об оказанных услугах, которые были зафиксированы в журнале регистрации, рассчитывается размер комиссионных отчислений.

На основании представленных моделей бизнес-процессов можно заключить, что в организации ведется бумажный документооборот. Ведение бумажного документооборота сопровождается высокими трудозатратами и возможностью допущения ошибок, связанных с человеческим фактором.

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

---

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. Схема документооборота показывает процесс формирования документов в рамках решаемой задачи [2]. В процессе учета услуг, предоставленных салоном красоты, формируются следующие документы:

1. Журнал регистрации.
2. Акт оказанных услуг.
3. Квитанция об оплате услуг.
4. Ведомость комиссионных отчислений.

Схема документооборота представлена на рисунке 3.

Для того, чтобы дать обоснование разработки информационной системы, необходимо сравнить трудозатраты при базовом варианте бизнес-процесса и при автоматизированном варианте [9]. В таблице 1 представлены данные о трудозатратах на формирование документооборота по базовому плану.

В таблице 2 представлена характеристика документооборота задачи после автоматизации.

Рисунок 3. Схема документооборота

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Журнал регистрации	Квитанция	Акт оказанных услуг	Ведомость комиссионных отчислений
Количество документов в год, шт.	1	300 000	300 000	12
Количество символов в документе, шт.	50 000	1 000	3 000	5 000
Частота возникновения в год	1	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	220	400	400	120

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Журнал регистрации	Квитанция	Акт оказанных услуг	Ведомость комиссионных отчислений
Количество документов в год, шт.	1	300 000	300 000	12
Количество символов в документе, шт.	50 000	1 000	3 000	5 000
Частота возникновения в год	1	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	160	200	200	60

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса учета предоставленных услуг салоном красоты были выявлены следующие недостатки:

---

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность учета платежей на бумажных носителях.
3. Высокие временные затраты на формирование ведомости комиссионных отчислений.
4. Низкий уровень оперативности данных о финансово-хозяйственной деятельности салона красоты.
5. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Трудозатраты по базовому плану составили 1 140 человеко-часов в год, а трудозатраты по автоматизированному плану – 620 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация процесса учета предоставления услуг салоном красоты является целесообразной.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В рассматриваемой задаче отсутствуют входные документы. Вся входная информация записывается в журнал регистрации с устных показаний специалиста салона красоты.

Рассмотрим состав выходных документов задачи. Вся информация о предоставленных услугах фиксируется в журнале регистрации. Журнал регистрации не имеет унифицированной формы. Он представляет собой лист формата А4, который разделен на графы:

1. Дата.
2. Наименование услуги.
3. Количество.
4. Цена.
5. Стоимость.
6. ФИО специалиста.

Поскольку журнал регистрации не имеет унифицированной формы, потребуется оригинальное проектирование отчетной формы.

Следующим выходным документом является акт оказанных услуг. Этот документ имеет унифицированную форму, поэтому оригинальное проектирование не потребуется.

В проектируемой системе не будут использованы международные классификаторы.

Для того, чтобы избежать избыточности и дублирования информации в базе данных проектируемой системы, необходимо предусмотреть наличие следующих справочников:

1. Услуга.
2. Сотрудник.

Информационная база проектируемой системы будет организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Проектируемая информационная система должна быть кроссплатформенной. На клиентский компьютерах зачастую установлены операционные системы семейства Windows, а серверы организаций могут находить под управлением операционных систем семейства Windows или Linux.

---

Смотрите также файлы

• Организационная культура в менеджменте и ее влияние на деятельность компании.pdf

• Понятие и виды наследования».pdf

• Анализ и характеристика экономической сущности издержек производства и обращения.pdf

• Банковское дело. Организация кассовой работы в банке.pdf

• Основные теоретические понятия маркетинга.pdf