Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Ежедневный складской учёт».pdf

Объектом исследования дипломного проекта является розничный магазин ЗАО «ТД Перекресток», а предметом исследования – учет товарно-материальных ценностей, а именно автоматизация выполнения задач менеджера склада.

Подсистема складского хозяйства используется для оптимизации всего комплекса складских операций, к которым относятся приемка и маркировка товаров, их расфасовка, выдача и выдача товаров в торговый зал, ведение точного контроля за наличием товара и логистикой. Для этого реализуются два модуля этакой системы: центральный склад и удаленный склад. А пользоваться такой системой будут товароведы и кладовщики.

Складским учетом товаров принято называть деятельность, связанную с отслеживанием поступления, хранения и выбытия товаров, и их оплатой[13].

В момент учета отслеживается поступление, движение по складу и выбытие с территории склада товаров в двух выражениях: натуральном и стоимостном, при этом используются данные товарных приходных и расходных документов. Каждое движение ТМЦ четко документируется.

Отпуск продукции реализован по накладным с указанием лица, которое получает товар, даты отгрузки, полного наименования, итогового количества и стоимости. В случае выявления бракованной продукции готовится акт на списание. Складские документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют и либо ставят на учет, либо списывают с учета (для расходных документов).

Целью работы является проектирование информационной системы учета товарно-материальных ценностей для розничного магазина ЗАО «ТД Перекресток».

Задачами работы являются:

• Анализ бизнес-процессов компании, выделение процесса складского учета и обоснование необходимости его автоматизации;

• Анализ существующих разработок, выбор способа приобретения информационной системы;

• Обоснование проектных решений по видам обеспечения – программному, информационному, техническому;

• Описание используемых классификаторов;

• Разработка информационной модели;

• Описание входной, нормативно-справочной и результатной информации;

• Описание программных компонент информационной системы;

• Описание контрольного примера реализации проекта.

1. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации.

Компания ЗАО «ТД Перекресток» (Х5; X5 Retail Group N.V.) представляет собой крупный и стабильный бизнес, возникший более 20 лет назад из предпринимательской инициативы построить в России компанию современной розничной торговли по аналогии с лучшими мировыми практиками; это бизнес, сохраняющий предпринимательский дух и роль драйвера отрасли.

В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько уровней бизнес-процессов (Рис. 1.1):

основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.

Рисунок 1.1 Деятельность магазина

Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании прибыль (Рис. 1.2):

хранение и складирование товара.
продажа товара;
учет деятельности магазина;
подготовка различных видов отчетности.

Рисунок 1.2 Характеристика основных бизнес-процессов компании

Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы, которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят прибыль.

Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).

Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью которых осуществляется управление деятельностью компании и основными объектами:

Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).

Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании, выбираем для автоматизации процесс учета товарно-материальных ценностей как наиболее ответственный и в то же время неавтоматизированный.

В учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью входит учет товаров на складе (на нескольких складах);

Основной задачей ставится правильная организация структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систем.

Предметной областью исследования является учет товарно-материальных ценностей, осуществляемых на предприятии.

Цели учета товарно-материальных ценностей заключаются в следующем:

• минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,

• порчи, непроизводительного расходования;

• обеспечение эффективного взаимодействия с другими отделами.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Для анализа деятельности компании воспользуемся методологией IDEF.

Процесс учета товарно-материальных ценностей достаточно сложен, поэтому его можно разделить на ряд элементов (рисунок 1.3 и 1.4):

1. заказ товарно-материальных ценностей;
2. учет поступающих товарно-материальных ценностей;
3. учет выданных товарно-материальных ценностей;
4. учет списанных товарно-материальных ценностей;
5. подготовка отчетов по движению товарно-материальных ценностей.

Рисунок 1.3 Характеристика процесса учета движения товарно-материальных ценностей

Рисунок 1.4 Декомпозиция процесса учета движения товарно-материальных ценностей

Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса формирования отчетов

Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса учета выдачи ТМЦ

Оценка товарно-материальных ценностей осуществляется каждый раз при его приеме на склад или выдачи со склада.

В результате деятельности лиц формируются следующие документы:

Накладная на выдачу МЦ со склада;
Накладная на получение МЦ со склада;
Журнал актов списания товарно-материальных ценностей;
Журнал движения товарно-материальных ценностей.

В настоящее время все данные документы заполняются вручную, без использования средств автоматизации.

В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из этого, представляется целесообразным создание специализированной ИС, которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию единой базы МЦ, стандартизации отчетности и экономии времени сотрудников.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота основных документов в процессе учета ТМЦ представлена на рис 1.7.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение[2].

Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций начальником отдела при учете ТМЦ.

Рисунок 1.7 Схема документооборота

Таблица 1.1

Существующие показатели

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Учет поступления ТМЦ	10	5	50
Учет плана внедрения	10	10	100
Формирование нарядов на установку ТМЦ	10	20	200
Закрытие нарядов	10	15	150
Формирование ведомости учета ТМЦ	10	5	50
Формирование отчетных документов	10	10	100
Получение статистической отчетности за период (раз в неделю)	0,14	60	8,4
ИТОГО, минут:			658

В таблице 1.2 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.2

Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Учет поступления ТМЦ	10	5	50
Учет плана внедрения	10	10	50
Формирование нарядов на установку ТМЦ	10	2	100
Закрытие нарядов	10	15	20
Формирование ведомости учета ТМЦ	10	1	150
Формирование отчетных документов	10	1	10
Получение статистической отчетности за период (раз в неделю)	0,14	1	10
ИТОГО, минут:			340

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ЗАО «ТД Перекресток».

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение включает в себя данные, сохраненные в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на поддержание работоспособности компьютера и ПО для получения необходимого результата.

Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.

Информационная база (ИБ) представляет собой структурированную совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов, с помощью которых реализуются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач.

Есть несколько способов организации подобной базы:

• Связанные локальные файлы — реализуется при помощи пакетов прикладных программ;

• Встроенная БД — базируется на применении универсальных программных средств хранения, записи, поиска и поддержания актуальности данных, т.е. СУБД.

Организация локальных файлов так или иначе подразумевает дублирование данных в ИС, что ведет к несогласованности данных в разных приложениях, а также усложненным доступом к данным, поэтому зачастую используется только в специализированных приложениях.

Для нашего проекта информационная база реализована в виде встроенного информационного хранилища. Подобное расположение дает возможность объединять разные источники данных, управлять файлами разных форматов. Также очевидны преимущества применения в процессе размещения информации в таких базах данных:

• Полная совместимость данных;

• Соответствие данных текущему состоянию объекта;

• Увеличение скорости совместной обработки информации;

• Поддержание целостности данных.

База данных (БД)представляет из себя совокупность данных, позволяет отражать совокупность объектов и их отношений в указанной предметной области.

Главным способом реализации БД становится разработка централизованных и распределенных БД. Базовым критерием отбора метода организации ИБ остается стремление к минимальным трудовым и стоимостным затратам на создание структуры ИБ, ПО системы, структуры ведения файлов. Базируясь на этих критериях и необходимости реализации стабильности хранения данных используется централизованный способ создания БД.

По способу реализации связей между данными могут различать:

• Иерархическую модель;

• Сетевую модель;

• Реляционную модель.

Главными компонентами любой из представленных моделей становятся файлы или таблицы.