Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Не так давно, некоторые компании стали вводить раздел «Спасибо», где каждый сотрудник может послать письмо с благодарностью своему коллеге. Такой неформальный стиль общения может помочь сплотить коллектив.

Так же главным условием функционирования корпоративной сети, является наличие в организации «Отдела внутренней информационной разработки», где сотрудники ответственные за интранет, будут следить за ее функционированием.

1. Оптимизация работы с электронной почтой.

Для того что бы получать максимум результатов от электронной почты необходимо оптимизировать систему работы с ней.

Первое правило это работа с почтой один раз в день. Необходимо в течение рабочего дня выделить время для обработки электронных писем. Перед началом работы необходимо расставить приоритеты, какими письмами мы будем заниматься в первую очередь. Например, выделить полтора часа и в течение этого времени заниматься их прочтением подготовки отчетов. Это повысит эффективность работы, поскольку мы будем работать с почтой, не отвлекаясь на другие дела.

Второе правило соответствует правилу Парето 20/80, которое гласит о том, что 20% наших усилий дают 80% результатов. В нашем случае, 20% писем, которые мы обрабатываем сразу, а остальные уже по ходу дела, в любую свободную минуту.

Третьим правилом является создание папки, куда мы будем отправлять письма, которые требуют оперативного ответа в конкретный день, например, во вторник. Это способствует тому, что в день X мы не забудем ответить на эти письма.

Четвертое правило поможет сэкономить время. Для этого необходимо создать шаблоны тех форм писем, которыми пользуемся чаще всего.

Пятое правило - структурировать почту. Например, если мы работаем над несколькими проектами, необходимо создать несколько папок с соответствующими темами. Это может облегчить поиск письма в нужную ситуацию и сократить время.

Шестое правило одной минуты. Не нужно сидеть над письмом часами, если не получается составить ответ лучше его отложить в отдельную папку и начать обрабатывать другие письма. С помощью такого правила у нас появится время на обдумывание ответа и это сократит нам время.

Седьмое правило. Необходимо отписаться от рассылок, которые мы не читаем. Так как они засоряют нашу почту и занимают время на их удаление. Ограничение времени для работы с электронной почтой повысит эффективность. Для проверки, необходимо засечь время от начала и до конца работы. И в итоге оценить какую часть из этого времени мы провели эффективно.

Выводы

Для сотрудников вахтового метода предпочтительней совещания; данные сотрудники находятся на расстоянии от офиса, поскольку находятся непосредственно на месторождении. В связи с этим предлагается проведение телеконференций и электронных совещаний.

Для офисных сотрудников предпочтительней электронная почта, которая уже существует в АО «ССК». В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней.

Кроме того, даны рекомендации по совершенствованию корпоративного сайта предприятия.

В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в АО «ССК».

Заключение

Внутриорганизационные коммуникации – это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что тщательно создавалось ранее, может рассыпаться.

Базовые элементы процесса коммуникации: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили. Принцип обратной связи является базовым принципом внутриорганизационных коммуникаций. Для того что бы коммуникации стали эффективными необходимо пользоваться следующими правилами:

• коммуникация должна отвечать потребностям сотрудников;
• необходима слаженная система внутриорганизационного информирования, во избежание когнитивного диссонанса;
• необходимо брать во внимание то, что разные целевые аудитории предпочитают разные каналы получения информации;
• работники хотят быть не только снабженными информацией, но и быть услышанными;
• необходимо понимание того, с какой целевой аудиторией мы работаем, заслуживать их доверие и интерес, только тогда внутриорганизационные коммуникации смогут быть эффективными.

Коммуникационный процесс между уровнями управления и подразделениями на АО «СКК» осуществляется с помощью телефонной внутренней связи, компьютерной сети, громкой связи, служебных записок. Коммуникации между предприятием и внешней средой осуществляются с помощью факса, телетайпа, почтового отделения, электронной почты.

Причинами неэффективной коммуникации и обратной связи в АО «СКК» являются: искаженное восприятие информации; возникающий иногда стиль руководства, основанный на убеждении в излишнем информирования персонала о положении дел на предприятии; плохая структура информационных материалов, используемых в работе; возникающий иногда неблагоприятный психологический климат в коллективе.

Для сотрудников вахтового метода предпочтительней совещания; данные сотрудники находятся на расстоянии от офиса, поскольку находятся непосредственно на месторождении. В связи с этим предлагается проведение телеконференций и электронных совещаний.

Для офисных сотрудников предпочтительней электронная почта, которая уже существует в АО «ССК». В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней.

Кроме того, даны рекомендации по совершенствованию корпоративного сайта предприятия.

В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в АО «ССК».

Список литературы

Бражникова Г.Н. Некоторые проблемы коммуникационной составляющей процесса управления в организации. // Инновации в науке. 2012; № 13. – С. 5–11.

Вишневецкий Е.Г. Системный подход к анализу организационных коммуникаций // Наука и школа. 2011. № 4. С. 98-101.

Илющенко Ю.А., Ткачев А.А. К вопросу о роли коммуникаций в системе управления организацией // Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 7-9. С. 27-32.

Кушаева З.Р. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // NovaInfo.Ru. 2016. Т. 3. № 47. С. 329-333.

Мотышина М.С., Мотышина Е.В. Системный подход к управлению организационными коммуникациями // В книге: Системный анализ в проектировании и управлении Сборник научных трудов XVI Международной научно-практической конференции. 2012. С. 66-67.

Сруров Р.Ф. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // Экономика и социум. 2016. № 12-2 (31). С. 1143-1146.

Чеботарева Е.Г. Специфика деловых коммуникаций в управлении организацией // В сборнике: НАУЧНЫЕ ДИАЛОГИ В ЭПОХУ ИННОВАЦИОННЫХ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ ОБЩЕСТВА. Материалы II Международной научно-практической конференции. Редколлегия: Жулина Е. Г., Мизякина О. Б., Мягкова Т. Л., Хачатрян Г. А.. 2013. С. 180-183.

Приложение 1

Организационная структура предприятия

Приложение 2

Опросник для проведения коммуникационного аудита

Продолжение приложения 2

Продолжение приложения 2

1. Вишневецкий Е.Г. Системный подход к анализу организационных коммуникаций // Наука и школа. 2011. № 4. С. 98-101. ↑

2. Мотышина М.С., Мотышина Е.В. Системный подход к управлению организационными коммуникациями // В книге: Системный анализ в проектировании и управлении Сборник научных трудов XVI Международной научно-практической конференции. 2012. С. 66-67. ↑

3. Бражникова Г.Н. Некоторые проблемы коммуникационной составляющей процесса управления в организации. // Инновации в науке. 2012. № 13. – С. 5–11. ↑

4. Бражникова Г.Н. Некоторые проблемы коммуникационной составляющей процесса управления в организации. // Инновации в науке. 2012; № 13. – С. 5–11. ↑

5. Вишневецкий Е.Г. Системный подход к анализу организационных коммуникаций // Наука и школа. 2011. № 4. С. 98-101. ↑

6. Вишневецкий Е.Г. Системный подход к анализу организационных коммуникаций // Наука и школа. 2011. № 4. С. 98-101. ↑

7. Сруров Р.Ф. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // Экономика и социум. 2016. № 12-2 (31). С. 1143-1146. ↑

8. Чеботарева Е.Г. Специфика деловых коммуникаций в управлении организацией // В сборнике: НАУЧНЫЕ ДИАЛОГИ В ЭПОХУ ИННОВАЦИОННЫХ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ ОБЩЕСТВА. Материалы II Международной научно-практической конференции. Редколлегия: Жулина Е. Г., Мизякина О. Б., Мягкова Т. Л., Хачатрян Г. А.. 2013. С. 180-183. ↑

9. Кушаева З.Р. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // NovaInfo.Ru. 2016. Т. 3. № 47. С. 329-333. ↑

10. Илющенко Ю.А., Ткачев А.А. К вопросу о роли коммуникаций в системе управления организацией // Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 7-9. С. 27-32. ↑

11. Кушаева З.Р. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // NovaInfo.Ru. 2016. Т. 3. № 47. С. 329-333. ↑

12. Сруров Р.Ф. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // Экономика и социум. 2016. № 12-2 (31). С. 1143-1146. ↑

13. Сруров Р.Ф. Роль деловых коммуникаций в управлении организацией // Экономика и социум. 2016. № 12-2 (31). С. 1143-1146. ↑

14. Чеботарева Е.Г. Специфика деловых коммуникаций в управлении организацией // В сборнике: НАУЧНЫЕ ДИАЛОГИ В ЭПОХУ ИННОВАЦИОННЫХ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ ОБЩЕСТВА. Материалы II Международной научно-практической конференции. Редколлегия: Жулина Е. Г., Мизякина О. Б., Мягкова Т. Л., Хачатрян Г. А.. 2013. С. 180-183. ↑