Файл: Автоматизация учета труда и заработной платы (Используемые классификаторы и система кодирования).pdf

• главный бухгалтер

Ключевая финансовая персона на предприятии. Главная его обязанность по важности и профессиональной принадлежности - это организация, управление и контроль повседневной, подчас рутинной, учетной работы.

• Бухгалтера

Ведут финансовый повседневный учет

• Склад включает:
  • Начальник отдела склада - Учет наличия на складе хранящихся товарно-

материальных ценностей и ведение отчетной документации по их движению.

• • Кладовщик- Прием на склад, хранение и выдача со склада различных

материальных ценностей: оборудования, расходных материалов, химических средств, деталей, инструментов, спецодежды и т.д., с учетом наиболее рационального

использования складских площадей. Проверка соответствия принимаемых товарно-материальных ценностей (оборудования, расходных материалов, инвентаря, химических средств и т.д.) сопроводительным документам (приходным накладным и сертификатам).

• • Завхоз - Главной задачей завхоза является своевременный и качественный

ремонт, а также проведение профилактических работ по поддержанию рабочего состояния офисного оборудования, инвентаря, мебели, электропроводки, осветительных приборов, системы водоснабжения, отопительной системы, канализации.

• IT-отдел включает:
  • начальник по информационному обеспечению - контролирует работу

подразделения, закупает необходимое оборудование и программное обеспечение

• • Системный администратор - устанавливает операционные системы, офисные

программы, дополнительное По, находит неполадки в работе компьютеров. Проверяет работоспособность серверов и администрирует их. Помогает в подключении и настройке дополнительного оборудования (принтеры, модемы и другие внешние устройства).

Проверяет компьютеры антивирусными программами.

• • Программисты - тестирование. По, устранение ошибок в системе. Написание

новых программных кодов

• Отдел организации труда заработной платы – совершенствование форм организации труда работников, систем оплаты труда, установление тарифных ставок, должностных окладов с учётом уровня профессиональных качеств и квалификации сотрудника, аттестация рабочих мест по организации, нормировании и условиям труда. Включает в себя
  • Кадровики - осуществляют планирование работы с персоналом, подбор и расстановка кадров, обучение и развитие.
  • Экономисты. Выполняют работу по осуществлению экономической

деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов продукции, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

• Отдел по взаимоотношению с клиентами
  • Начальник отдела сбыта - контролирует продажу запчастей, ведет переговоры с крупными компаниями
  • Менеджеры по продажам - заключают договора с клиентами, ведут

отчетную базу по продажам

• • Водители - отвозят срочные заказы, и генерального директора
• Секретарь - обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя. Передает и принимает адресованную на имя руководства предприятия информацию по приемно-переговорным устройствам, телефаксу и электронной почте; организовывать прием посетителей, содействуя оперативности рассмотрения поступающих просьб, заявлений и предложений.
• Юрист - оказывает юридическую консультацию компании

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия либо полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления. Таким образом, Автоматизацию информационных систем можно рассматривать, как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания экономистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. Автоматизация различных отраслей в настоящее время жизненна необходима. Она позволит избежать рутинного дублирования ввода информации.

Для того чтобы понять, насколько она необходима, рассмотрим преимущества «автоматизированной системы Клиент-банк по перечислению заработной платы на карточные счета», как для предприятия в целом, так и для его сотрудников, а также рассмотрим ряд задач выполняемые банковской частью системы:

• Преимущества использования системы «Клиент-банк» для предприятия: При установке терминалов для расчетов по карте в торговых точках и точках общественного питания предприятия (организации) денежные средства, минуя инкассации, возвращаются на счета предприятия (организации);
• Высокий уровень конфиденциальности информации о размере заработной платы сотрудников.
• Снижаются издержки и исключаются риски, связанные с получением, доставкой, хранением и выдачей наличных денежных средств;
• Максимально сокращаются сроки выплаты заработной платы, отпускных, стипендий и т.д. за счет эффективной и слаженной автоматизации процесса (от 1 минуты до 1 банковского дня);
• Минимизируются трудозатраты, связанные с выплатой заработной платы, отпускных, стипендий и т.д., а также исключаются возможность нарушения кассовой дисциплины;
• Исключается процедура депонирования и повторного получения в банке денег, своевременно не востребованных сотрудниками;
• Повышается корпоративная культура: отсутствуют очереди в кассы в дни массовой выдачи заработной платы, а также не нарушается ритмичность производственного процесса;
• У предприятия как заемщика появляется возможность льготного кредитования при пакетном обслуживании в банке;

Преимущества использования системы «Клиент-банк» для руководителей предприятия

• упростится процесс выдачи заработной платы;

сократятся накладные расходы, связанные с организацией выплаты заработной платы;

• решатся вопросы, связанные с безопасностью при транспортировке и хранении наличных денежных средств;
• снимается необходимость депонирования невостребованных сотрудниками денежных выплат;
• сократится объем кассовых операций, осуществляемых бухгалтерией компании;
• появиться возможность своевременно выплачивать заработную плату сотрудникам, находящимся в длительной командировке или за пределами Организации.

Система «Клиент банк» связана с блоком операционно-учетных работ (back-office), который обеспечивает исполнение платежей и формирование необходимой выходной документации. Перечисление заработной платы на карточные счета, как уже и говорилось выше очень важная задача. Эта задача не может решаться отдельно. Она должна решаться в комплексе задач рассмотренном ниже.

Основные задачи автоматизации являются:

• аутентификация пользователей, технических средств, процессов и сообщений, участвующих в обмене электронными документами;
• криптографическое преобразование информации (шифрование), передаваемой по каналам и линиям связи или хранимой на запоминающих устройствах, защита от навязывания ложных сообщений;
• авторизация электронных документов
• Управление договорами
• ведение архивов электронных документов.
• прием информации от клиента;
• проверку электронной подписи клиента;
• расшифровку принятой информации;
• передачу платежных документов в ИС операционно-учетных работ банка;
• принятие запросов и формирование ответов клиенту;
• генерацию запроса к различным ИС банка в соответствии с запросом, принятым от клиента;
• формирование ответного сообщения клиенту;
• шифрацию исходящей информации;
• передачу информации клиентам.

На рисунках 1-2 представлены IDEF диаграммы, рассматривающие процесс перечисления заработной платы через систему «Клиент банк.»

Рисунок 2. Перечисление заработной платы на карточные счета через систему «Клиент-банк».

Рисунок 3. - Структурно-функциональная диаграмма декомпозиции.

На диаграмме в отдельные этапы выделены следующие подпроцессы:

Составление договора о перечислении заработной платы на карточные счета.

Подключение услуги клиент-банк.

Открытие счета юридического лица.

Перечисление заработной платы.

В результате сделаем следующий вывод. Проектируемая информационная система расчета заработной платы в бюджетных организациях должна автоматизировать выполнение рассмотренных выше процессов, а также избавиться от указанных выше недостатков данных процессов.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

В результате проектирования была разработана информационная модель системы, которая представляет из себя модель организации работы системы и схематично поясняет, на основании каких входных документов, а также нормативно-справочной информации происходит функционирование автоматизированной системы агентства недвижимости и получение выходных данных, т.е. процесс преобразования данных в информационной системе.

Рисунок 4. – Информационная модель системы.

2.2 Используемые классификаторы и система кодирования

Классификаторы и системы кодирования играют большую роль при проектировании банковской части системы «Клиент-банк», именно поэтому необходимо рассмотреть основные понятия, а также классификаторы используемые в системе при перечислении заработной платы на карточные счета.

1. Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis — разряд и facere — делать) — систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам распределения заданного множества объектов на подмножества (классификационные группировки) в соответствии с установленными признаками их различия или сходства. В классификаторах применяется два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический метод классификации.

Под Иерархическим методом классификации понимается метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества, постепенно конкретизируя объект классификации. При этом основанием деления служит некоторый выбранный признак. Совокупность получившихся группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.

Фасетный метод классификации подразумевает параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом не предполагается жёсткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки образуются путем комбинации значений, взятых из соответствующих фасетов. Последовательность расположения фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. Количество фасетных формул определяется возможными сочетаниями признаков.

Под кодированием понимается присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации. Кодирование предназначено для формализованного описания наименований различных аспектов данных. Обычно кодирование представляет собой процесс обозначения исходного множества объектов или сообщений набором символов заданного алфавита на основе совокупности определенных правил.

Порядковый метод — каждый из объектов множества кодируется с помощью текущего номера по порядку. Обеспечивает простоту добавления новых объектов и краткость кода, однако такой код не несёт никакой информации об объекте. Используется в случаях, когда не требуется сложного деления на множества, например, в классификаторе валют.

Серийно-порядковый метод — кодами служат числа натурального ряда с закрепленной отдельной серией этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Чаще всего используется для идентификации объектов в сочетании с классификационным методом (классификатор должностей и служащих).

Последовательный метод — в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях. В результате кодовое обозначение группировки дает информацию о последовательности признаков, характеризующих эту группировку. Наиболее подходит иерархическому методу классификации.

Параллельный метод — признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения. Метод параллельного кодирования чаще всего используется при фасетной классификации, но применяется также и в иерархической классификации. При этом либо соподчиненные признаки, обладая полной однородностью, располагаются параллельно во всех звеньях иерархической цепи, либо несоподчиненные параллельные признаки искусственно устанавливаются в определенной последовательности.