Файл: Моделирование предметной области “Кадровое делопроизводство” с помощью UML.pdf

Развитие современного информационного общества предъявляет значительные требования к автоматизированным системам, которые становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения автоматизированных информационных систем становится все более сложной задачей, что связано как с применением современных способов разработки, так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.

Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день проходит стадию построения интегрированных информационных систем. Производится централизация информационных ресурсов, специалисты, работающие в удаленных офисах, получают возможности доступа к центральным серверам организаций, расширяются области использования систем электронного документооборота. Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.

Объектом исследования является технология кадрового делопроизводства.

Предмет исследования – использование информационных технологий в кадровом учете сотрудников.

Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.

Целью данной работы является моделирование бизнес-процессов кадрового делопроизводства с использованием методологии UML.

Задачи работы:

- анализ технологии кадрового делопроизводства;

- анализ мероприятий по совершенствованию технологии кадрового делопроизводства;

- анализ бизнес-процессов кадрового делопроизводства с использованием UML;

- постановка задач автоматизации.

1.Аналитическая часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

В рамках данной работы проведен анализ систем автоматизации кадрового учёта. Технология кадрового учета предполагает решение стандартных задач и специализированных в соответствии с особенностями организации, в которой работает отдел кадров.

К стандартным задачам кадрового учета относятся:

- кадровые перемещения;

- прием/увольнение сотрудников;

- учет командировок;

- печать табелей учета рабочего времени;

- печать справок о стаже, о месте работы;

- подготовка стандартной отчетности.

Однако, каждая организация имеет специфические особенности кадрового учета, что необходимо учитывать при определении стратегии автоматизации.

Типовыми задачами технологии кадрового учёта являются:

- ведение классификаторов, описывающих организационную структуру предприятия;

- ведение специализированных классификаторов должностей работников;

- учет надбавок и системы оплаты труда в соответствии регламентирующими документами предприятия;

- учет отработанного времени;

- учет особенностей ведения специального стажа;

- наличие специализированных форм приказов по кадровому составу;

- возможность учета внештатных сотрудников, работающих по договору;

- возможность формирования отчетности по запросу сторонних организаций, либо согласно регламентам представления (например, в ПФР, военный комиссариат, ФОМС).

Также кадровый учет сотрудников предполагает необходимость отчетов, формируемых в рамках аттестации сотрудников, связанных с наличием профессиональных навыков, квалификационных категорий, требований, предъявляемых к сотрудникам в рамках аттестации. Также необходимо предусмотреть процесс взаимодействия головных офисов с филиалами.

1.2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В рамках данной работы было предложено разработать программное средство, позволяющее автоматизировать технологию кадрового делопроизводства. Основными задачами автоматизации являются:

- учет кадровых данных сотрудников;

- ведение учета времени нахождения сотрудников в командировке;

- учет отпусков;

- учет листов нетрудоспособности;

- формирование табеля учета рабочего времени;

- получение оперативной и отчетной информации, связанной с технологиями кадрового учета.

Приведем анализ экономической сущности задач учета рабочего времени сотрудников. Всего задачи технолога можно разделить на три группы:

- Помощь специалистам по кадрам в поиске информации о сотрудниках;

- Помощь в поиске информации о нахождении сотрудников в командировках, отпусках, отработанном времени;

- Формирование табеля учета рабочего времени.

В таблице 1 показано, что использование информационной системы позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить трудозатраты на выполнение основных технологических операций учета отработанного времени.

Таблица 1 - Частота формирования отчетных документов

№	Название документа	Время формирования без применения автоматизации	Время формирования с применением автоматизации	Частота формирования, раз в год
1	Учет кадровых данных сотрудников	15 мин.	0,5 мин	6000
2	Ввод данных о командировках	15 мин.	0,5 мин.	4000
3	Ввод данных о листах нетрудоспособности	15 мин.	0,5 мин.	4000
4	Учет отпусков	15 мин.	0,5 мин.	6000
5	Формирование табеля учета рабочего времени	15 мин.	1 мин.	7000
6	Формирование аналитического отчета о нагрузке на специалистов	15 мин.	1 мин.	6000
7	Учет невыходов	2 ч.	1 мин.	12
8	Учет сверхурочных	1 ч.	1 мин.	100

В ходе исследования было выявлено, что в технологии кадрового делопроизводства возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1. Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.

Основными проблемами существующей технологии подбора персонала связаны с:

- ограниченными возможностями по охвату кандидатов, что сужает круг поиска;

- недостаточной квалификацией специалистов по подбору персонала в специфике работы нанимаемых сотрудников;

- наличием субъективности и человеческого фактора при проведении отбора персонала;

- вероятностью неполного раскрытия потенциала кандидата при традиционной форме собеседования.

Основы для расчёта по предметной области: по статистике и прогнозу, для комплектации штата VENGO GROUP, в среднем за год, - требуется 40 новых сотрудников.

Подбором персонала занимаются 2 (Два) HR-специалиста:

поиск по БД резюме

по параметрам вакансии

переговоры

встречи / анкеты

кадровое

делопроизводство

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

переработка

Добавляем к работе HR-специалистов услуги от робота «ВЕРЫ»:

Тогда занятость HR-специалистов в поиске и подборе персонала, можно представить так:

поиск по БД

переговоры

встречи / анкеты

кадровое

делопроизводство

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

переработка

Стоимость услуг робота «ВЕРА» составляется продавцом из расчёта на 1 год для поиска и отбора 40 новых сотрудников:

- необходимо совершить 50 звонков (как минимум) чтобы получить 1 отклик для формирования группы отбора на 1 вакансию;

- оптимальным считается выборка из 50 кандидатов;

- для подбора 1 сотрудника, нужно совершить 2 500 звонков,

- для 40 новых сотрудников (план на год) 100 000 звонков с целью набора 2 000 потенциальных кандидатов;

- 100 000 звонков будут стоить для VENGO GROUP примерно 350 0000 руб.

В эту цену входит аналитика, формирование тайминга по встречам кандидатов с HR-специалистами для анкетирования и тестирования.

Представим процесс трудозатрат (по времени и финансам) «AS-IS»

(«ДО» внедрения в работу HR-специалистов услуг от робота «ВЕРА»:

№	Наименование процесса:	в % ресурс: время исполнения		Стоимость процесса
01	Поступила заявка на подбор: (уточнить параметры поиска)	03%		115,20 руб.
		03%	97%
02	Поиск резюме по внутренней БД:	06%		230,40 руб.
		09%	91%
03	Поиск резюме по внешним БД:	41%		1574,40 руб.
		50%	50%
04	Предварительные звонки-собеседования:	20%		768,00 руб.
		70%	30%
05	Встречи, анкетирования, тестирования:	20%		768,00 руб.
		90%	10%
06	Кадровое делопроизводство:	10%		384,00 руб.
		100%	0%
ИТОГО на 1 HR:		100%		3840,00 руб.

Если ввести в процесс возможности робота «ВЕРЫ», то затраты ресурсов каждого HR-специалиста существенно сократятся, а именно:

№	Наименование процесса:	в % ресурс: время исполнения		Стоимость процесса
01	Поступила заявка на подбор: (уточнить параметры поиска для робота)	03%		115,20 руб.
		03%	97%
02	Поиск резюме по всем БД:	00%		00,00 руб.
		00%	97%
03	Контроль результатов поиска:	6%		230,40 руб.
		09%	91%
04	Предварительные звонки-собеседования:	00%		00,00 руб.
		00%	91%
05	Встречи, анкетирования, тестирования:	41%		1574,40 руб.
		50%	50%
06	Кадровое делопроизводство:	50%		384,00 руб.
		50%	0%
ИТОГО на 1 HR:		100%		2303,60 руб.

2. Проектная часть

2.1. Выбор средства для моделирования предметной области решаемой задачи

Методология UML (сокр. от англ. Unified Modeling Language - унифицированный язык моделирования) представляет собой язык графического описания, позволяющий создавать модели. Целью создания UML явилась автоматизация разработки программных продуктов. Главная его цель методологии состояла в достижении единой позиции разработчиков и пользователей в отношении создаваемого ПО.