Файл: Техническая характеристика предметной области и предприятия.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот – это первое передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; второе суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях. Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации. Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.

В настоящее время, как никогда ранее, актуальна проблема автоматизации рабочего процесса. Одним из методов уменьшения затрат компании считается установление точной и быстрой работы. В обстоятельствах сегодняшнего рынка при постоянно нарастающей конкурентной борьбе, каждому предприятию, без автоматизации деятельности отдела работы с покупателями либо отделения продаж почти нельзя. Некоторые из компонентов деятельности отделения продаж должны быть обязательно автоматизированы в той либо иной степени. Главная задача автоматизации – приобрести конкурентно способные достоинства за счет применения нынешних технологий, так как они должны увеличить эффективность работы отдела продаж и в целом всей организации.

С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов, влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения, а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Конечно, сейчас ситуация меняется возможно не так быстро, как хотелось бы и виной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие как низкий уровень автоматизации и внешние, как например непроработанное законодательство.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке.

Объектом исследования курсовой работы является компания ООО «Бородино Бейкери».

Предметом исследования ведение документооборота в компании ООО «Бородино Бейкери».

Цель работы – повышение эффективности документооборота в компании ООО «Бородино Бейкери».

Перечень задач, которые планируется решить в ходе выполнения курсовой работы:

• Сокращение затрат ресурсов;
• Разработка ER-модели;
• Разработка idef модели;
• разработка ИС документооборота в ООО «Бородино Бейкери».

 Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Целью функционирования предприятия является:

Максимальное удовлетворение нужд обширной области клиентов в хлебобулочной продукции и услугах посредством изготовления и осуществлении обширного перечня хлебобулочного продукта, соответствующих высоким технологическим и интернациональным стандартам качества. Внедрение на рынок хлебобулочных изделий новых типов продуктов и услуг.

Краткая история его развития и его место на рынке аналогичных товаров и услуг:

Фирма зарегистрирована 2 ноября 2009 года (Межрегиональная проверка Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве). Абсолютное наименование: "БОРОДИНО БЕЙКЕРИ", ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ, ОГРН: 1097746677841, НОМЕР: 7710758899. Район: Москва. Компания ООО "БОРОДИНО БЕЙКЕРИ" находится согласно адресу: 125047, г. МОСКВА, ул. 4-я ТВЕРСКАЯ-ЯМСКАЯ, д. 2/11, стр. 2.

Основной тип работы:

"Изготовление пищевых товаров, в том числе напитки. Производство сухих хлебобулочных продуктов и мучнистых кондитерских продуктов длительного хранения".

Частная собственность

Основные виды (направления) деятельности:

• Изготовление мяса и мясопродуктов
• Изготовление сухих хлебобулочных продуктов и мучных кондитерских продуктов продолжительного хранения
• Изготовление хлеба и мучных кондитерских продуктов непродолжительного хранения

Основные параметры его функционирования:

Основными технико-финансовыми особенностями объекта управления считаются: цель и результаты работы, продукт и обслуживание, ключевые этапы и движения рассматриваемой работы, применяемые средства. В процессе рассмотрения перечисленных качеств, для них, согласно возможности, следует определить количественно-стоимостные оценки и ограничения, какие предпочтительно показать в варианте таблицы 1.

Таблица 1. 

Характеристика предприятия

1.2 Организационная структура управления предприятием

Компания «Бородино Бейкери» имеет линейную структуру управления и вертикальное подчинение (рисунок 1).

Для нее характерна линия: наивысший управляющий - линейный управляющий (отделения) - исполнители. Имеются только лишь только вертикальные взаимосвязи. В обычных организациях отдельные многофункциональные отделения отсутствуют. Данная структура формируется на основе выделения функций.

Линейная структура управления:

Достоинства: простота, точность задач и исполнения.

Недостатки: высокие условия к квалификации управляющих и существенная нагрузка управляющего. Линейная структура применяется и эффективна в небольших компаниях с простой технологией и минимальной квалификацией.

Рисунок 1. Организационная структура

Генеральный директор осуществляет оперативное управление компанией. Он является главным администрирующим органом. Генеральный директор осуществляет все свои функции руководствуясь существующим законодательством в форме стандартных нормативно-правовых актов, руководств, кроме того, устава учреждения.

В функциональные обязанности генерального директора входит контроль за выполнением всех работ в учреждении и обеспечение поддержания требуемых стандартов качества для сохранения и роста конкурентоспособности предприятия. Он обеспечивает наблюдение за правильным осуществлением выработанных задач и планов предприятия, кроме того, помогает плодотворному протеканию взаимодействий разных секторов в организации.

Директор по персоналу занимается управлением персоналом компании. Он рассчитывает необходимую численность сотрудников, обеспечивает привлечение новых и удержание существующих специалистов, формирует кадровый резерв. Также он разрабатывает кадровую политику, систему мотивации и обучения персонала. Иными словами, делает все возможное, чтобы люди в организации работали хорошо и были довольны своей работой.

Директор по производству

В его подчинении и ответственности находятся несколько подразделений, деятельностью которых он руководит. Директор по производству отвечает за качество выпускаемой продукции, контролирует процесс производства в целом и следит за тем, чтобы работа была выполнена в поставленные сроки.

Директор по информатизации

Устанавливает информативную стратегию фирмы, берет на себя решения на высшем уровне, как правило, руководит работой департамента или службы по информационным технологиям (ИТ или АйТи (от англ. IT)) компании. В обычной схеме управления фирмой зачастую захватывает должность вице-президента и подотчётен президенту фирмы либо ведущему начальнику.

Финансовый директор является одним из высших руководящих лиц компании — он управляет финансовой системой, денежными потоками, заведует финансовой отчетностью. Должность финансового директора является одной из ключевых в любой компании. Именно от его действий зависит положение предприятия на рынке и его финансовая стабильность. Подчиняется финансовый директор непосредственно генеральному директору.

Администратор – это должностное лицо, деятельность которого сопряжена с управлением общегосударственной или торговой системой.

Бухгалтер — это эксперт, функционирующий согласно по системе учёта в согласовании с функционирующим законодательством. Его проблемы: своевременно и грамотно оплатить налоги, отчитаться пред муниципальными органами и владельцами фирмы, осуществить службу с покупателями и партнёрами компании, следить за финансовым состоянием предприятия и так далее. Если говорить проще, то бухгалтер, это специалист ответственный за финансовый учет и отчетность на предприятии, в организации.

Отдел маркетинга – разрабатывает новые названия, товарный вид продукции, управляет рекламой.

Кондитерский цех – производство кондитерских изделий.

Булочный цех – производство хлебобулочных изделий.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Объектом проектирования является модуль планирования производства продукции компании ООО «Бородино Бейкери». В нём существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других алгоритмов решения. Необходимо разработать информационную систему для ООО «Бородино Бейкери». Разрабатываемая система должна автоматизировать и сделать эффективными процессы:

Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня Ramus, поддерживающее следующие методологии: