Файл: Сущность и значение системы коммуникаций в организациях.pdf

Существуют определенные причины использования внутренней коммуникации. Прежде всего, успешных внешних коммуникаций недостаточно для осуществления эффективных общих коммуникаций. Все служащие должны принимать участие в процессе, ведь только 7-10% общих коммуникаций предприятия поступает от информационного отдела, а более 90% доносится из уст персонала других отделов или другими лицами, связанные с предприятием. Основные цели формирования системы внутренних коммуникаций представлены на рис. 1.

Цели внутренних коммуникаций

формирования за счет повышения уровня лояльности и мотивированности персонала здоровой корпоративной культуры, которая поддерживает стратегию развития бизнеса и помогает достичь цели предприятия

Рис. 1. Основные цели внутренних коммуникаций

Следовательно, на основе проведенного анализа выделены основные цели ВК - формирование за счет повышения уровня лояльности и мотивированности персонала здоровой корпоративной культуры, которая поддерживает стратегию развития бизнеса и помогает достичь цели предприятия.

2. Трудности и барьеры на пути построения внутренних коммуникаций

Коммуникация имеет свои трудности. Они связаны не только с конфликтами, спором, трудностями достижения соглашений. Коммуникация является коллективным действием, взаимодействием и уже одно это говорит о том, что в ней возникают свои особые трудности.

Процесс коммуникации - это, прежде всего, передача сообщения, информации, прием сообщения, обработки информации, выполнение действия, организация взаимодействия .

Курбатов В.И. [ 2 ] обнаружил, как минимум, 30 основных ошибок, которые возникают в процессе коммуникации. Их классифицируют по следующим группам:

Группа 1. Отправка сообщения

1. Сообщение плохо сформулировано и изложено.

2. Сообщение является неполным и недостаточным.

3. Плохо подобранные коды сообщения (неточные, неизвестные получателю, двусмысленные).

4. Переданы просто ошибочные данные.

Группа 2. получение сообщений

1. Сообщение непонятное (понятно не полностью).

2. Сообщение понято неправильно.

3. Имеет место предвзятое отношение получателя сообщению отправителя.

4. Сообщение вообще не получено.

5. Получение сообщения не подтверждено (вообще оставлено без ответа).

---

Группа 3. личные установки

1. Невнимательность при отправке и получении сообщения.

2. Недостаточная заинтересованность.

3 . Некомпетентность.

4. Поспешность, нервозность, чрезвычайная эмоциональность.

5. Агрессивность.

6. Несоблюдение правил коммуникации.

Группа 4 . коллективное действие

1. Отсутствие общей цели.

2. Борьба за лидерство в группе подменяет общую цель.

3. Очень большая зависимость от лидера.

4. Чрезмерная авторитарность.

5. Отсутствие лидера, авторитета.

Группа 5. организация

1. Плохая организация группы, отсутствие распределения функций между участниками.

2. Отсутствие метода работы.

3. Отсутствие контроля.

4. Недостаточно развитая структура коммуникации.

5. Структура коммуникации неадекватная решаемой проблеме.

6. Структура коммуникации слишком жесткой.

7. Существует сразу несколько структур коммуникации, несогласованных между собой.

Коммуникативные барьеры возникают довольно часто. Основными причинами плохой коммуникации являются:

- Недостаточное понимание важности общения;

- Неправильная установка сознания (безразличие);

- Плохое построение самого сообщения;

- Слабая память;

- Неудачное формирование средств обратной связи.

Непонимание важности общения. Часто руководители придерживаются точки зрения, что рабочим вовсе не обязательно знать положение дел в целом. Однако исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел сотрудники организации ставят на второе и третье место из десяти в списке важнейших моральных факторов, которые влияют на их работу. Сознание человека не терпит вопросов без ответа. Если те, кто знают, не дают ответа на вопрос, тогда сотрудники будут искать ответы там, где нет достоверной информации.

Неправильная установка сознания и качество коммуникаций. Установка сознания - это отношение человека к окружению , основанное на всем его жизненном опыте. Дефекты установки сознания проявляют себя как стереотипы мышления, предвзятые представления, неправильные отношения, отсутствие внимания и интереса.

Однако на пути эффективных коммуникаций на всех этапах деятельности предприятия существует множество барьеров как межличностного характера (индивидуальное восприятие и интерпретация содержания сообщения; ограниченность информационной емкости восприятия (кратковременной памяти) неумение слушать другого человека и т.д.), так и разного рода организационные, технические и т.п. препятствия (искажения смысла сообщения; информационная перегрузка существующей системы коммуникаций и т.п.), и соответственно разной степени сложности для преодоления.

---

Рассмотрим основные виды барьеров. К межличностным относятся барьеры:

- Индивидуальное восприятие и интерпретация содержания сообщения ;

- Неточность в толковании значения слов , жестов , интонации, мимики и т.д.;

- Ограниченность информационной емкости восприятия (кратковременной памяти);

- Разный уровень знаний;

- Разное эмоциональное состояние;

- Разница в пола , расе , социально - экономическом статусе;

- Различные потребности, интересы, накопленный опыт;

- Психологическая несовместимость лиц, участвующих в процессе коммуникации;

- Неумение слушать другого человека;

- Множество направлений получения информации → трудности для человека в выборе основного направления общения;

- Получатели информации воспринимают прежде ту информацию, которую они надеются получить, и иногда игнорируют данные , которые противоречат представлениям , которые у них сложились ;

- Психологический настрой отправителя информации по получателя и наоборот;

- Предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к теме обсуждения и приведенной аргументации;

- Присущи человеку свойства преувеличивать то, что касается его самого и уменьшать то, что касается других;

- Склонность соотносить свою реакцию на сообщение с реакцией на него других индивидов;

- Желание получателя, чтобы сообщение получил кто-то другой;

- Адаптационный;

- Инстинктивное чувство протеста против навязывания чужой воли.

К организационным барьрам относят:

- Искажение смысла сообщения;

- Несоответствие способа передачи информации ее восприятию;

- Некомпетентность работников;

- Неэффективность организационной структуры;

- Проблема адресности сообщения;

- Неэффективная структура организации - чем выше в организации вертикаль власти, тем больше вероятность искажения информации;

- Коммуникативная, профессиональная и методологическая некомпетентность персонала;

- Неэффективный способ организации работ и распределения заданий;

- Конфликты как между подразделениями, так и между людьми;

- Авторитарное отношение администрации к подчиненным;

- Нечеткость выполнения или нежелание руководителей выполнять свои обязанности;

- Отсутствие здоровой атмосферы в разработке деловой политики и мотивации для общения работников между собой;

- Неправильное определение прав и ответственности;

- Страх руководителей и подчиненных за последствия при передаче слишком откровенной информации и т.п.

---

К общим барьерам относят:

- Трудности в получении обратной связи;

- Информационные перегрузки - превышение реальных возможностей системы коммуникаций и людей, которые в нее входят, обрабатывать информацию;

- Упрощенная информация , несущая в себе мало конструктивных идей , слабо связана с контекстом сообщения;- Конкуренция между сообщениями (одновременное воздействие на получателя нескольких источников информации);

- Множество направлений получения информации;

- Кодификационный - потеря части сообщения при кодирования и декодирования сообщения;

- Вследствие замены одних понятий другими из-за нечеткого их определения получатель анализирует сообщение с других позиций, чем отправитель.

Соответственно для минимизации влияния или преодоления каждого из указанных барьеров существуют определенные меры, применение которых должно быть комплексным, учитывать особенности всех участников данного процесса коммуникации, иметь в основе принцип обратной связи (в частности , при преодолении личностных помех) .

Для повышения эффективности межличностных коммуникаций необходимо:

- Объяснять свои идеи до того , как начнете их высказывать ( передавать другим людям);

- Быть восприимчивыми к возможным семантическим проблемам;

- Следить за выражением своего лица , жестами, позой, интонациями;

- Выражать открытость и готовность понимать;

- Добиваться установления обратной связи, используя определенные приемы ( задавать вопросы; просить собеседника передать ваши мысли; оценивать язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание; контролировать первые результаты работы; всегда быть готовым ответить на вопросы).

Пути преодоления организационных коммуникационных барьеров:

- Создание системы обратной связи;

- Регулирование информационные потоки;

- Разработка управленческих действий для облегчения обмена информацией по вертикали и горизонтали;

- Разработка системы сбора предложений;

- Использование внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды , Интранет и т. п.;

- Применение достижения современных информационных технологий.

3. Пути построения эффективной системы коммуникаций в организации

---

Одним из путей преодоления ряда указанных барьеров также является соблюдение принципов формирования системы внутренних коммуникаций на предприятии ( табл. 4).

Таблица 4

Принципы построения системы внутренних коммуниаций предприятия

№	Принцип	Сущность
1	Системности	Предусматривает организования системы коммуникаций как комплекс взаимосвязанных элементов, образующих систему ее дальнейшую консолидацию с системами высшего порядка
2	Стандартизации	Предусматривает упорядочение и регламентацию организования системы коммуникаций предприятия
3	Планирования	Базируется на планах осуществления общей коммуникационной политики
4	Измерения оценок	Функционирование системы коммуникаций, ее организования и состояние должны постоянно измеряться и оцениваться
5	Обязанности и политики	Заключается в обязательном формировании и осуществлении предприятием собственной коммуникационной политики
6	Комплексной автоматизации	Предусматривает автоматизирование таких процессов: сбора и обработки информации из внутренних и внешних источников; оценки эффективности деятельности коммуникационной системы предприятия
7	Специализации	Использование как инструменты коммуникации специализированные информационные системы
8	Доступности	Система коммуникаций предприятия должна быть организована таким образом, чтобы все задействованные в процессе коммуникаций лица имели свободный доступ к информации
9	Развития и совершенствования	Предусматривает постоянное совершенствование системы коммуникаций и отслеживания уровней наиболее эффективно работающих подсистем и подразделений, внедрение новых технологий
10	Непрерывности	Рациональное организования процессов функционирования системы коммуникаций

Следовательно, для повышения эффективности коммуникаций необходимо четко объяснять сообщения демонстрировать понимание, открытость в разговоре, следить за своей поведением и реакцией собеседника; координировать информационные потоки в организации, упрощать схемы обмена информацией, обращать внимание на интонацию сообщение и однозначность его интерпретации, использовать современные технологии для точного и быстрого обмена данными, комплексно применять различные средства ВК с учетом наличия различных аспектов восприятия целевыми группами. Но, прежде всего, для эффективного построения системы коммуникаций в ее основу должен быть положен принцип обратной связи. Только тогда будет достигнута основная цель применения формирования за счет повышения уровня лояльности и мотивированности персонала здоровой корпоративной культуры, которая поддерживает стратегию развития бизнеса и помогает достичь цели предприятия.

---