Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг.pdf

Введение

На определенной стадии развития организации встает вопрос разработки регламента основных бизнес-процессов. Проще говоря необходимость в описании хода их выполнения в локальных нормативных актах, где будет четко указано что, кому и когда делать.

Регламент – это документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса.

Структура и содержание регламента, как правило, состоит из следующих основных разделов:

• • Общие положения. Здесь указывается назначение регламента (для каких целей он создан), его область применения (объекты или работники организации, которых касается регламент) и нормативные документы (документы, на основании которых был создан данный регламент). Также данный раздел содержит порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента.
  • Термины, определения и сокращения. Раздел содержит в себе определение терминов и разъяснения к ним. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый термин пишется с новой строки в единственном числе. Определение термина указывается через тире, которое заменяет собой слово «ЭТО». В качестве источников определений рекомендуется использовать государственные стандарты и нормативные документы организации.
  • Описание процесса. Приводится подробное пошаговое описание процесса. Каждый новый этап процесса описывается в отдельном подпункте. Также указываются работники, причастные к исполнению действия. Приводится описание действия и ожидаемый результат.
  • Ответственность. В этом разделе приводится описание ответственности за неисполнение регламента. Может содержать дисциплинарную, административную и уголовную ответственность. Все зависит от сложности производственных процессов и сферы деятельности организации.
  • Контроль. Указание ФИО должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента. Также указываются средства контроля, если они были использованы.

В разработке регламента нам будет помогать программный пакет моделирования бизнес-процессов, который мы выберем на основании проведенных исследований. Мы познакомимся с доступным инструментарием для создания таких моделей, рассмотрим несколько методик построения и подберем наиболее подходящую из них.

Целью курсовой работы является изучение проблематики разработки регламента предоставления рекламных услуг на примере небольшой компании. В ходе рассмотрения деятельности рекламной организации мы сможем убедится в эффективности внедрения единой информационной системы в подобных предприятиях. Также будут рассмотрены слабые места и найдены способы их исправления и улучшения.

---

Выполнение данной работы ставит перед нами следующие задачи:

• • Изучить инструментарий для моделирования бизнес-процессов.
  • Изучить распространенные методологии описания бизнес-процессов.
  • Смоделировать схему управления бизнес-процесса организации.
  • Определить слабые стороны бизнес-процесса организации.
  • Предоставить пути решения возникающих проблем.

Успешное выполнение этих задач поможет нам наиболее подробно рассмотреть формирование регламента, как основного документа для обеспечения эффективного производства

1. Моделирование бизнес-процессов

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

С развитием малого бизнеса в нашей стране появляется большое количество сравнительно небольших компаний. При осуществлении деятельности, такие компании часто не уделяют особого внимания к организации рабочих процессов. Очень часто руководители таких организаций не спешат внедрять информационные системы, ограничиваясь покупкой лицензии программ для офисного пакета и бухгалтерского учета. Этот шаг по сути является необходимым для финансовой отчетности, но не приносит пользы в работе сотрудников организации в целом. Игнорирование проработки бизнес-процессов часто приводит к тому, что компания очень долго выходит на окупаемость или приносит меньше прибыли, чем планировалось ранее. А сотрудники не могут самостоятельно оптимизировать процессы, в которых они выполняют только часть работы.

В данной курсовой работе мы подробно рассмотрим все этапы, необходимые при разработке регламента рабочего процесса для небольшой рекламной организации. Наша деятельность будет связана с внедрением единой информационной системы в работу организации, что должно позволить повысить уровень эффективности выполнения работы.

Предметной областью данной работы является разработка регламента на оказание рекламных услуг.

Информация для решения данной задачи будет взята с открытых источников в интернете и личного опыта общения с рекламной компанией ООО «ВАТМАН» (название компании изменено).

Представим для рассмотрения организацию ООО «ВАТМАН». Компания представлена из нескольких человек:

---

1. Директор.
2. Бухгалтер.
3. Агент.
4. Менеджер.
5. Дизайнер.
6. Технический специалист.

В городе установлено 11 рекламных экранов. Они не имеют соединения между собой и центральным управляющим устройством. Каждый экран обслуживается персонально. В распоряжении организации находится помещение с оборудованными рабочими местами. В распоряжении работников находятся персональные компьютеры и телефоны. Хранение информации осуществляется на сетевом диске в виде Excel таблиц.

2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Важным этапом создания любой информационной системы организации является её моделирование. Такой процесс требует поэтапного и комплексного подхода. Первоначальный вариант организации потоков информации, используемых ресурсов, входов и выходов процессов обычно выполняется в качестве набросков от руки на бумаге. С пониманием масштабов предстоящей работы приходит и осознание того, что для дальнейшего моделирования необходимо использовать специализированные инструменты. Важным доводом в пользу использования компьютерных средств моделирования бизнес-процессов является наглядность. При построении модели на компьютере, мы можем довольно легко различить множество деталей, таки как: узкие места, наличие избыточных операций, факт дублирования функций и многое другое. Также можно отследить места, где качество выполнения отдельных функций может падать или наносить вред всей системе.

Для решения таких задач были разработаны специализированные средства моделирования. Так называемые CASE-средства, которые позволяют моделировать структуру организации в автоматическом режиме. Они позволяют моделировать бизнес-процессы, работу с базами данных, разрабатывать компоненты программного обеспечения и многие другие вещи.

На сегодняшний день имеется большое количество пакетов, выполняющих задачи моделирования бизнес-процессов. Одни помогают визуализировать на концептуальном уровне схему будущей системы, другие способны генерировать инфраструктуры организаций с базами данных и приложениями «под ключ». Такие системы берут на себя практически всю рутинную работу по организации процесса. Системному архитектору стоит лишь правильно внести исходные данные, по которым система по заложенным в неё производителем правилам будет способна создать необходимые для работы элементы.

---

Рассмотрим популярные пакеты для моделирования, информацию по которым можно легко найти:

• • BPWin и ERWin.
  • Oracle Designer.
  • ARIS.

При выборе данных пакетов мы руководствовались основными возможностям каждого из них. Также все рассматриваемые пакеты отвечают установленным нами критериям, а именно:

• Наличие учебных материалов в открытом доступе
• Возможность работы с несколькими нотациями для проектирования моделей.
• Возможность работы с СУБД.
• Распространенность среди разработчиков.
• Доступность ознакомительных версий продукта.

Приступим к рассмотрению систем.

BPWin и ERWin. Являются продуктами компании Computer Associates International, Inc. (CA), которая входит в пятёрку ведущих производителей программного обеспечения для моделирования. На текущий момент программное обеспечение принадлежит компании Erwin, inc., Эта компания была создана после того, как Paralax Capital Partners в 2016 году выкупила программный пакет у Computer Associates International. Тем не менее мы рассмотрим пакет от CA, Inc.

Пакет BPWin представляет собой инструмент для визуального моделирования бизнес-процессов и основан на методологии IDEF^[1]. Предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия.

Возможности BPWin:

• • Поддерживает работу с нотациями IDEF0, DFD и IDEF3.
  • Позволяет оптимизировать процедуры в организации.
  • Интегрирован с ERWin, что позволяет моделировать базы данных на основе модели.
  • Содержит собственный генератор отчетных документов.
  • Позволяет выполнять слияние и расщепление моделей.
  • Отвечает стандартам качества ISO9000.

Пакет ERWin является средством для разработки концептуальной модели базы данных информационных систем. В основе моделирования баз данных лежат диаграммы «сущность-связь». Присутствует возможность моделирования БД любой сложности.

Возможности ERWin:

• • поддержка методологии структурного моделирования SADT;
  • поддержка прямого создания БД на основе модели и обратной генерации модели на основе существующей БД для 20 типов существующих СУБД;
  • имеет интеграцию со продуктами Сomputer Associates;
  • позволяет использовать шаблоны и компоненты созданных ранее моделей;
  • имеет встроенные средства документирования БД.

Пакет ERWin предоставляет необходимый минимум возможностей для создания моделей баз данных. К тому же пакет достаточно прост в работе. На данный момент пакет является наиболее популярным среди разработчиков и студентов информационных специальностей. Эти пакеты широко используются как для обучения, так и для разработки крупных информационных систем.

---

Oracle Designer. Набор инструментов от компании Oracle. Предлагает интегрированное решение для разработки прикладных систем корпоративного уровня. Используется для разработки клиент серверных WEB-приложений, способных работать практически на любых современных устройствах. К сильным преимуществам данного пакета можно отнести использование централизованного репозитория, что позволяет использовать его компоненты для быстрой и эффективной разработки. Такой подход позволяет создавать легко масштабируемые кроссплатформенные приложения с поддержкой распределенных вычислений.

Главными особенностями Oracle Designer является хорошо организованный сбор данных о потребностях пользователей и глубоко продуманная автоматизация построения приложений с гибким графическим интерфейсом. Программный пакет содержит менеджер версий и позволяет вести учет изменений, происходящих с моделью в период работы с ней, что очень удобно для разработчиков. Также системой поддерживаются Большинство современных методов разработки, включая RAD и JAD.

Средства концептуального моделирования Oracle Designer включают в себя:

• • Диаграммы информационной структуры предметной области, представляемой в виде объектов и их взаимосвязей (ER-диаграммы).
  • Диаграммы функциональной иерархии, описывающие функции, которые выполняет система.
  • Диаграммы потоков данных, циркулирующих в организации.

Приведенные выше модели позволяют в удобном и наглядном виде изобразить информационные потоки. Такой подход сильно упрощает понимание работы системы для простых пользователей, не знакомых с этапами разработки. Для разработчиков же сильно облегчается процесс корректировки и обновления моделей процессов, что крайне положительно отражается на продуктивности всей организации. Все спецификации проекта системы создаются на основе моделей концептуального уровня.

На основе построенных моделей система способна самостоятельно сгенерировать серверные компоненты не только на Oracle DB, но и на основе целого ряда СУБД, включая Microsoft SQL Server, Sybase и других. Такой большой выбор даёт продукту от Oracle несомненные преимущества.

Одной из примечательных особенностей продукта от Oracle является его способность вносить любые изменения в бизнес-процессе с последующим отражением этих изменений в рабочей модели приложений информационной системы. Таким образом система самостоятельно способна генерировать обновления для приложений. Такая особенность позволяет бизнесу быстро адаптировать свои процессы под любые изменения внешнего мира.

---