Файл: Коммерческая информация и её защита.pdf

На основе анализа коммерческой информации торговые предприятия принимают коммерческие решения, связанные с куплей-продажей товаров.

Несмотря на то, что не всякий документ содержит коммерческую тайну, необходимость в их учете, тем не менее, существует. Не бывает важных и не важных документов. Любой, даже самый малозначительный документ, при определенном стечении обстоятельств может оказаться чрезвычайно важным. Организация контроля за документацией предприятия позволит избежать путаницы и неразберихи в дальнейшем, ведь, работа любого предприятия связана с огромным объемом рабочих документов. Кроме того, надлежащая система учета и контроля предотвратит многие проблемы, причем не только из области безопасности. Известны многочисленные случаи, когда утеря или случайное уничтожение финансовых и деловых документов наносила колоссальный ущерб предприятию.

1.2. Роль информации в коммерческой деятельности

Эффективность коммерческой деятельности во многом зависит от наличия у коммерческих служб информации, характеризующей ситуацию на рынке товаров и услуг, т. е. коммерческой информации. Коммерческая информация включает в себя сведения о:

спросе населения и определяющих его факторах;

состоянии товарных запасов;

поставщиках;

оптовых покупателях;

* потенциальных возможностях и конкурентоспособности предприятия.

Информация о спросе населения и определяющих его факторах - является основой для принятия коммерческих решений. Изучение спроса помогает выявить текущие его изменения, мотивы совершения покупок, степень соответствия потребительских свойств и цен предлагаемых товаров запросам покупателей.

Информация об имеющихся товарных запасах - (ассортименте и объемах закупленных товаров) позволяет определить, насколько товарное предложение соответствует спросу.

Информация о поставщиках - должна включать в себя сведения как о тех предприятиях, с которыми уже заключены договоры, так и о потенциальных партнерах. Наличие такой информации делает возможным выбор оптимального состава поставщиков. Поскольку одной из основных задач предприятий оптовой торговли является сбыт товаров, то их коммерческим службам необходимо иметь как можно более полную информацию об оптовых покупателях.

Информацию о потенциальных возможностях предприятия получают из внутренних источников (статистической и бухгалтерской отчетности, данных оперативного учета коммерческой деятельности). Это сведения об объемах закупок и реализации товаров, товарных запасах и т. д.

Анализируя эту информацию, а также информацию о деятельности конкурентов, коммерческие службы делают выводы о конкурентоспособности торгового предприятия, что позволяет своевременно вносить изменения в деятельность соответствующих подразделений, укрепляя свои позиции на рынке.

Таким образом, коммерческая информация и её анализ, полученный при проведении комплексных маркетинговых исследований рынка, дает не только представление об уже существующей на рынке ситуации, но и позволяет сделать прогноз на будущее, что немаловажно в наше время.

1.3. Коммерческая тайна.

Коммерческая тайна - это право на определенную свободу предпринимательства, защиту своих интересов во взаимоотношениях с государством и другими субъектами рыночных отношений

Коммерческая тайна, согласно с гражданским кодексом РФ ст.139 - это информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает, меры к охране ее конфиденциальности.

Вся информация представляет различную ценность для самого предпринимателя и, соответственно, ее разглашение может привести (либо не привести) к угрозам экономической безопасности различной степени тяжести. Поэтому информацию необходимо разделить на три группы:

- информация для открытого пользования любым потребителем в любой форме;

- информация ограниченного доступа - только для органов, имеющих соответствующие законодательно установленные права;

- информация только для работников (либо руководителей) фирмы.

Однако не вся информация, которой располагает предприниматель, может быть отнесена к категории коммерческой тайны. Существует официально утвержденный перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в РФ. К ним относятся:

-учредительные документы (устав, учредительный договор);

-документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, свидетельство о регистрации, лицензии, сертификаты, патенты);

-сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ);

-документы о платежеспособности;

-сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, наличии свободных рабочих мест;

-документы об уплате налогов и обязательных платежей;

-сведения о соблюдении установленных правил охраны труда;

-сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;

-сведения о нарушении антимонопольного законодательства;

-сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения;

-сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Конфиденциальная информация - это документированная (то есть зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Часть этой коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Информация, составляющая коммерческую тайну, может существовать в бумажной форме, на дискетах и лазерных дисках, на “жестком” диске компьютера, в памяти сотрудников. Регулирование отношений, связанных с использованием конфиденциальной информацией должно начинаться с основного документа - устава, в котором дается понятие коммерческой тайны и устанавливается ответственность за ее несоблюдение.

Коммерческой тайной могут быть сведения о технологии производства, внедрении изобретений, планах развития и изменения производства, о деловых партнерах, контрактах и т. д. Не следует пытаться расширить диапазон засекречиваемой информации за счет сведений, которые не могут составлять коммерческую или служебную тайну -- эти сведения определяются законодательством.

В наше время следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

Но и эти сведения не предназначаются для открытого доступа - всем желающим. Например, сведения о заработной плате работников предприятия, финансовая отчетность могут быть предоставлены только по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, а также других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с действующим законодательством РФ. В то же самое время клиенты фирмы вправе ознакомиться с ее уставом, свидетельством о регистрации, лицензией, сертификатами, патентами.

Предприниматель в своей деятельности имеет дело с самой разнообразной информацией. Однако он не может всю информацию, которой обладает, сделать закрытой для внешних пользователей. Предприниматель в плане защиты наиболее важной информации решает сложную проблему. С одной стороны, он должен предоставить максимум информации о своей деятельности потребителям, контрагентам, кредиторам и т.п. для того, они сделали выбор в его пользу. Реклама привлекает покупателей, деловые связи, патенты и лицензии, “ноу-хау” - контрагентов, финансовое положение - инвесторов. С другой стороны, предприниматель должен оградить названные группы лиц, а также своих конкурентов от информации, утечка или разглашение которой может представлять угрозу его экономической безопасности. В выборе “золотой середины", то есть определении того оптимального количества информации, которого будет достаточно для внешних пользователей, и оно не будет представлять угроз экономической безопасности, и состоит первый шаг предпринимателя в процессе защиты информации, составляющей коммерческую тайну.

Получить информацию о деятельности фирмы можно двумя способами: законным и незаконным. Законный способ - это получение информации из средств массовой информации, рекламных проспектов фирмы, статей о фирме, с выставок, пресс-конференций. Эта информация специально готовится работниками фирмы для открытого пользования всеми заинтересованными лицами. Незаконный способ - это получение информации, не предназначенной для внешних пользователей, без согласия руководства фирмы, с нарушением действующего законодательства и приводящее к прямым экономическим потерям для фирмы, либо к упущенной выгоде.

Наиболее ценной в этом плане является информация, представляющая коммерческую тайну. Она важна, прежде всего, для конкурентов данной фирмы, а также для криминальных структур. Интересно, что в мировой практике в течении последних нескольких десятков лет 80-90% информации, интересующей конкурентов, получается последними из открытых источников - из газет, специальных журналов, на выставках и пр. Для этого многие фирмы даже используют специалистов, изучающих всю открытую информацию, “просеивающих" ее и выбирающих нужные сведения.

 необходимо определить - какая информация должна быть отнесена к коммерческой тайне и требует защиты, каков срок ее “хранения" в качестве тайны, какие ее части наиболее важны. Важность информации определяется ее ценностью для предпринимателя, которая, по мнению ряда специалистов, должна включать полезность (создание субъекту выгодных условий для принятия оперативного решения и получения эффективного результата), своевременность, достоверность и полноту.

Прежде чем приступить к определению информации, относящейся к категории коммерческой тайны, предприниматель должен учесть, что вся имеющаяся информация по степени конфиденциальности, утрата которой может вызвать различные по тяжести последствия, может быть распределена по следующим группам:

1. Высшая степень конфиденциальности. Данная информация является ключевой в деятельности фирмы, основой ее нормального функционирования. Утрата или разглашение этой информации нанесет непоправимый ущерб деятельности фирмы. Это - угроза высокой степени тяжести, последствия реализации которой могут ликвидировать саму фирму.

2. Строго конфиденциальная информация. Утечка этой информации может вызвать значительные по тяжести последствия. Это информация о стратегических планах фирмы, о перспективных соглашениях и т.п.

3. Конфиденциальная информация - ее разглашение наносит фирме ущерб, сопоставимый с текущими затратами фирмы, ущерб может быть преодолен в сравнительно короткие сроки.

4. Информация ограниченного доступа - ее утечка оказывает незначительное негативное воздействие на экономическое положение фирмы (должностные инструкции, структура управления).

5. Открытая информация. Ее распространение не представляет угроз экономической безопасности фирмы. Наоборот, отсутствие данной информации может оказать негативное воздействие на экономическое положение фирмы.

Каким же образом можно осуществить разграничение информации, открытой и той, которая нуждается в защите? Для этого следует использовать следующие критерии.

Во-первых, это вероятность угрозы экономической безопасности фирмы. В случае получения этой информации конкурентами фирма понесет экономический ущерб. Так, широко известный напиток “кока-кола” производится на основе секретной формулы, являющейся коммерческой тайной, и обеспечивает процветание фирмы. В случае разглашения этой информации фирму ожидают серьезные экономические трудности.

Во-вторых, это возможность защиты информации. Если, например, информация не входит в обязательный перечень открытого характера, то следует определить - существует ли возможность ее защиты с помощью общих, либо специальных мер защиты.