Файл: Оформление доверенности. Виды доверенности ( Доверенность как гражданско-правовая сделка).pdf
Добавлен: 25.04.2023
Просмотров: 95
Скачиваний: 2
Выводы по 1 главе
Доверенность потому и носит такое название, что рассчитана на определенную долю доверия обеих сторон друг к другу. Если физическое лицо или фирма доверяет кому-либо выступать вместо себя, совершая какие-либо правомочные действия, у нее есть право и прекратить эту возможность в любой момент.
Причин для этого может быть много, например:
утрата доверия,
прекращение договорных отношений,
расторжение контракта и др.
Но озвучивать их доверитель не обязан ни нотариусу, ни своему представителю, поскольку предоставление полномочий с точки зрения закона – это односторонняя сделка.
Для прекращения действия доверенности достаточно выраженной воли лица, выдавшего ее, и проведения процедуры полностью по закону – согласно ст. 188, 189 Гражданского Кодекса РФ.
2. Правовое положение оформления и выдачи доверенности
Доверенность – это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.
Способы регламентации работы с доверенностями
На многих предприятиях порядок работы с доверенностями не регламентирован. Обычно доверенности готовятся юристами, и порядок подготовки доверенностей определен, скажем так, «на словах». Но на крупных предприятиях, как правило, он закрепляется в локальном нормативном акте. Причем возможны два варианта:
утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации;
утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей.
В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.[13]
Рассмотрим, какие же основные разделы будет содержать такая Инструкция (обращаем внимание на то, что разделы эти примерные, вы можете их дополнять или исключать в соответствии с вашими потребностями):
Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
Порядок отзыва доверенностей.
Контроль исполнения доверенностей.
Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
Ответственность по Инструкции.
Порядок пересмотра Инструкции.
Инструкция утверждается приказом предприятия.
Ранее мы рассмотрели различные варианты отзыва доверенностей. Локальными нормативными актами необходимо предусмотреть тот из них, что вам более подходит. Кроме того, следует четко прописать, в какие сроки должна быть возвращена доверенность, которая отозвана.
Контроль за исполнением доверенностей возлагается на руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности. Данный раздел Инструкции не является обязательным. Если же вы все-таки решите включить его, то необходимо будет прописать процедуру такого контроля. Взять на контроль исполнение всех доверенностей практически невозможно. Но в Инструкции можно прописать контроль исполнения тех доверенностей, которые выдаются, например, на совершение разовых действий или для выполнения конкретного поручения, например, для оформления и переоформления лицензий. Для контроля исполнения таких доверенностей можно обязать руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности, раз в квартал (или месяц) представлять отчет о выполнении конкретных поручений, на основании полномочий, определенных в доверенностях. Отчет может представляться одному из руководителей в зависимости от организационной структуры предприятия.
Запрос на подготовку доверенностей.
Подготовка доверенностей
Подготовка доверенностей на предприятии может осуществляться:
самим подразделением, которое выступает инициатором подготовки доверенности. В этом случае особое значение приобретают типовые формы доверенностей, которые утверждаются в установленном порядке на предприятии;
юридической службой (или юристом при отсутствии юридической службы / юридического отдела);
доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета.
На крупных предприятиях подготовка доверенностей возлагается на юридическую службу (юридический отдел). Поэтому должен быть четко определен порядок предоставления ей информации для подготовки доверенности. Для этих целей обычно готовится запрос. Запрос на подготовку доверенности оформляется в виде служебной записки на имя руководителя юридической службы (юридического отдела). В нем указывается:
должность и Ф.И.О. лица, которому выдается доверенность,
прилагается копия паспорта (частично),
наименование организации, куда будет представляться доверенность,
полномочия,
срок выдачи доверенности,
ссылка на возможность передоверия .[14]
Если на предприятии в силу специфики его деятельности часто используются однотипные доверенности, то приказом по предприятию можно утвердить формы типовых доверенностей; в этом случае типовые доверенности будут готовить сами ответственные исполнители, а юридическая служба будет только проверять их тексты на соответствие типовым. Возможно также для упрощения документооборота предусмотреть подготовку доверенностей по типовой форме без соответствующего запроса. Шаблон такой доверенности можно настроить в СЭД или выложить отдельным word`овским файлом в локальной сети на сервере предприятия, чтобы все заинтересованные лица могли ею воспользоваться. Это уменьшит количество ошибок при оформлении доверенностей.
Но независимо оттого, кто будет составлять доверенности на вашем предприятии, следует помнить правила ее оформления, можно сделать даже своеобразную памятку на этот счет.
Ведь правильное оформление доверенности обеспечивает преимущество вашему предприятию при возникновении споров с контрагентом, а иногда позволяет выиграть дело в суде. Как оформляются реквизиты доверенности, мы расскажем чуть позже, а сейчас посмотрим, что говорит судебная практика. Я думаю, что подходы судов к вопросам оформления доверенностей многих удивят.
Анализируя Гражданский кодекс Российской Федерации, можно сделать однозначный вывод о том, что он не содержит каких-либо специальных требований к форме доверенности (они есть только к форме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и установлены не ГК РФ)[15]. Поэтому доверенность можно составлять в произвольной форме, но при этом все-таки следует придерживаться определенных требований.
Регистрация и факт выдачи доверенностей на представление интересов предприятия осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Это может быть служба ДОУ, юридический отдел или все та же бухгалтерия. Регистрация доверенностей производится в Журнале регистрации и выдачи доверенностей (возможный состав его граф приведен в.
Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.
Как правило, доверенность на выполнение юридически значимых действий подписывается в одном экземпляре руководителем предприятия (уполномоченным лицом) и выдается под подпись доверенному лицу (он и осуществляет последующее хранение данной доверенности). Но на практике встречаются и другие варианты местоположения доверенностей:
Приказ Федеральной антимонопольной службы от 26.10.2005 № 249 «Об утверждении Регламента подготовки и ведения дел о нарушениях законодательства о рекламе, статьи 10 Закона РСФСР «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках», а также дел об административных правонарушениях и судебных дел, связанных с такими нарушениями в центральном аппарате ФАС России»[16]
Доверенности, выданные заместителю руководителя ФАС России, осуществляющему координацию и контроль деятельности Управления контроля и надзора за соблюдением рекламного законодательства, сотрудникам Управления контроля и надзора за соблюдением рекламного законодательства и сотрудникам территориальных органов ФАС России, уполномоченным представлять ФАС России в судах по конкретному судебному делу, хранятся у этих лиц.
Доверенности, выданные иным лицам, хранятся у начальника Управления контроля и надзора за соблюдением рекламного законодательства и выдаются этим лицам непосредственно перед судебным заседанием, в котором участвуют эти сотрудники. По окончании судебного заседания такие доверенности подлежат возврату в Управление контроля и надзора за соблюдением рекламного законодательства.
Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании
Бланки аттестатов, книги для учета бланков об основном общем и среднем (полном) общем образовании, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей органов управления образованием и общеобразовательных учреждений передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.
На многих предприятиях ведется учет доверенностей в автоматизированной информационной системе. Если на вашем предприятии осуществляется такой автоматизированный учет, то ответственных за его ведение необходимо зафиксировать в приказе.[17]
Основанием для регистрации в автоматизированной системе является доверенность, подписанная руководителем предприятия.
Как правило, при использовании автоматизированной системы учета доверенностей номер присваивается автоматически. В ней может фиксироваться та же информация, что и в журналах учета. При этом регистрационные сведения можно расширить, добавив туда:
паспортные данные, место жительства представителя;
Ф.И.О. и должность подписавшего доверенность (руководителя организации или уполномоченного лица);
наименование ответственного подразделения;
реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос).
Доступ к автоматизированной системе имеют, как правило, все руководители предприятия. Такая система позволяет группировать информацию по доверенности.
Порядок ведения регистрационного дела доверенностей
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).
Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.
Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д». К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела – 5 лет, ЭК.