Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Для функционирования организации нуждаются в ресурсах. Одним из таких ресурсов являются запасы. Запасами называют материальные ценности, которые используются организацией в качестве сырья, материалов и т.п. в процессе производства продукции, предназначенной для продажи. А также запасы могут приобретаться непосредственно для перепродажи или использоваться для управленческих нужд компании.

Поскольку запасы нужны для обеспечения практически всей деятельности организации, необходимо оперативно отслеживать количество запасов на складах компании и осуществлять закупки. Для того, чтобы определить какое количество запасов необходимо закупить, нужны планы производства, технологические карты готовой продукции и знание норм потребления запасов для обеспечения деятельности офиса [5].

Сегодня у большинства организаций существуют проблемы, связанные с планированием производства и излишними запасами, которые оказывают отрицательное влияние на рентабельность компании. Высокие темпы развития рынка и возрастающий уровень конкуренции заставляют компании совершенствовать деятельность с помощью сокращения издержек и увеличения прибыли. Одним из важнейших процессов, оказывающих влияние на функционирование организации, является процесс управления материальными запасами предприятия.

Запасы на предприятии создаются по ряду причин, одной из которых является появление случайного спроса на продукцию и необходимость обеспечения постоянного наличия продукции на складе, что обычно приводит к потерям, связанным с порчей, хищением хранящейся продукции и омертвлением значительной части капитала, который вложен в этот запас.

Сокращение таких затрат возможно при проведении взвешенной политики управления запасами, которая включает в себя правильный выбор объёма и времени пополнения запасов, при которых будут минимальные затраты связанные с хранением продукции, организацией поставки, штрафами за нехватку продукции. Таким образом, из-за высокой конкуренции и значительных финансовых средств, вложенных в материальные запасы, проблема эффективного управления процессом пополнения сырья оказывается весьма актуальной.

Актуальность работы заключается в высоком уровне развития информационных технологий в области управления запасами.

Объектом исследования является процесс управления запасами.

Предметом исследования является автоматизация процесса управления запасами.

---

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса управления запасами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Рассмотрим процесс управления запасами. Входными потоками процесса управления запасами являются:

1. Производственное задание.
2. Расписание изготовления готовой продукции.
3. Количество запасов на складе.

Выходными информационными потоками процесса являются:

1. План закупок.
2. Договор купли-продажи.
3. Доставленные запасы.

В рамки рассматриваемой задачи входят процессы:

1. Расчет объема закупок.
2. Поиск поставщиков.
3. Заключение договоров купли-продажи.
4. Контроль поставок товаров.

Рассматриваемая задача связана со складским учетом, который является источником данных о наличии запасов, и с бухгалтерским учетом, поскольку предоставленные документы являются основанием для ведения бухгалтерского учета.

Важность задачи в целом для предприятия заключается в том, что при оптимальном управлении запасами происходит снижение издержек, связанных с простоями в производстве и управленческой деятельности.

Процесс осуществляют специалисты отдела закупок, в обязанности которых входит отслеживание остатков на складе и своевременное обеспечение необходимыми ресурсами деятельность организации.

Рассмотрим состав результатных показателей задачи:

1. Перечень необходимых запасов;
2. Оптимальный объем партии запасов;
3. Список поставщиков, у которых можно осуществить закупку.

Для расчета перечисленных показателей используются методы линейного программирования и оптимизации. Источниками для осуществления расчетов являются следующие документы:

---

1. Производственное задание;
2. Расписание изготовления готовой продукции.

Документом, в котором отражены результатные показатели является план закупок.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Характеристика существующих бизнес-процессов организации будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов организации с использованием методологии IDEF0.

Рассмотрим процесс управления запасами. Входными потоками процесса управления запасами являются:

1. Производственное задание.
2. Расписание изготовления готовой продукции.
3. Количество запасов на складе.

Выходными информационными потоками процесса являются:

1. План закупок.
2. Договор купли-продажи.
3. Доставленные запасы.

Управление процессом осуществляется согласно регламенту. Механизмами процесса являются специалист отдела закупок и табличный процессор MS Excel, в котором осуществляется расчет оптимальной партии запас. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма процесса управления запасами.

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы процесса управления запасами.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса

Процесс управления запасами включает в себя следующие подпроцессы:

1. Расчет объема закупок.
2. Поиск поставщиков.
3. Заключение договоров купли-продажи.
4. Контроль поставок товаров.

На рисунке 3 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок согласно полученным документам вводит данные о производстве, которые включают в себя количество и наименование готовой продукции, в табличный процессор «MS Excel» в качестве параметров решения задачи. С помощью функции «Поиск решения» в процессоре формируются параметры оптимальной партии запасов. Специалист оформляет полученные результаты в документ. В итоге получается план закупок, согласно которому осуществляется покупка запасов.

На рисунке 4 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу товаров в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

---

Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия товаров, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи. Модель процесса представлена на рисунке 5.

На рисунке 6 представлена модель процесса контроля поставок товаров.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 3. Модель процесса расчета объема закупок

Рисунок 4. Модель процесса поиска поставщиков

Рисунок 5. Модель процесса заключения договоров купли-продажи

Рисунок 6. Модель процесса контроля поставок запасов

Специалист по закупкам запрашивает данных со склада организации о поступлении заказанных товаров. Если товары поступили, специалист учитывает поступление. Если товары не поступили, специалист связывается с поставщиком и выясняет причины задержки в поставке запасов.

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе взаиморасчетов с клиентами участвуют следующие документы:

1. Производственное задание, которое является основанием для проведения расчетов.
2. Расписание изготовления готовой продукции.
3. План закупок, который является результатов выполнения бизнес-процесса.
4. Отчет по остаткам запасов на складе.
5. Договор купли-продажи.

Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема документооборота представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Схема документооборота

---

В процессе расчета объема закупок осуществляется анализ плана производства, затем параметры плана производства используются для расчета оптимальной партии заказа.

В таблице 1 представлены временные затраты на формирование документооборота.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Количество документов в год, шт.	5	5	10 000	5	5
Количество символов в документе, шт.	30 000	10 000	5 000	5 000	30 000
Частота возникновения в год	5	5	1	5	5
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	130 000	160 000	80 000	60 000	90 000

Как показывает таблица, в текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых документов не автоматизировано.

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие недостатки:

1. Простои в производстве, возникающие в результате опозданий в поставках запасов;
2. Затраты, связанные с простоем оборудования;
3. Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для планирования закупок;
4. Высокая трудоемкость обработки данных (520 000 ч/часов в год).

В таблице 2 представлен расчет трудозатрат на формирование документооборота при внедрение информационной системы.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Количество документов в год, шт.	5	5	10 000	5	5
Количество символов в документе, шт.	30 000	10 000	5 000	5 000	30 000
Частота возникновения в год	5	5	1	5	5
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	80 000	110 000	40 000	20 000	50 000

---