Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Введение

Этап развития российского бизнеса, называемый эпохой «легких денег», который был основан на неопределенности правил ведения бизнеса, закончился несколько лет назад. В настоящее время во всю наступает этап высокой конкуренции, ужесточения контроля со стороны государственных органов, заполнения наиболее прибыльных рыночных ниш. Данный этап требует от компаний и предприятий российского рынка все больших усилий для поддержания своего существования, не говоря уже о росте и развитии. К владельцам компаний и руководителям высшего звена постепенно приходит понимание, о том, что о дальнейшем расширении и развитии бизнеса не может быть и речи без кардинального обновления методов и способов управления компанией или предприятием. Негативное влияние внешней экономической среды, высокие коммерческие риски могут быть сглажены за счет применения эффективных технологий планирования, управления, учета и контроля деятельности компании, а особенно – основных её бизнес-процессов. Процесс реализации товаров является основополагающим в составе деятельности любых торговых предприятий и учет реализации является главным процессом при управлении торговым предприятием.

Однако, само по себе внедрение обязательного учета реализации товаров не даст и половины ожидаемого результата. Необходимо не простое внедрение, а пошаговое внедрение с обязательным подробным описанием процесса учета реализации товаров. Таким описанием выполнения каких-либо процессов компании являются регламенты.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить основные понятия процессного подхода к управлению компанией и выявить назначение и цели создания регламентов, описывающих процесса деятельности компании.
• Обозначить основные этапы разработки регламента процесса
• Разработать регламент выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1. Основные понятия процессного подхода

Управление бизнес-процессами или «процессный подход» на сегодняшний день является одной из наиболее востребованных методологий управления компаниями.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001. Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

Среди преимуществ процессного подхода можно отметить:

• клиентоориентированность;
• нацеленность на результат;
• гибкость, более оперативное принятие решений, проведение инноваций в связи с изменением внешней среды;
• непрерывность управления;
• возможность построения эффективной системы мотивации, направленной на максимальный учет результатов работы;
• прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.

Ключевым понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесса».

Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленных на получение заданного результата, ценного для организации. Существует достаточно много определений этого термина, сформулированными как известными и авторитетными специалистами, так и международными организациями. Также следует сказать, что понятие «бизнес-процесс» достаточно часто в литературе, статьях, интернет-источниках применяется и в широком смысле как «деятельность в целом».

Основными понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые преобразовываются или потребляются при выполнении процесса.

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности), они применяются в качестве показателей результативности и/или эффективности бизнес-процессов.

Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

• необходимый результат;
• регулярность действий;
• ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Принято выделять четыре основных способа:

• текстовой;
• табличный;
• визуальный (графический);
• визуальный (графический) с использованием специальных программных продуктов.

У каждого способа есть свои достоинства и недостатки. Сравнение различных способов описания бизнес-процессов приведено в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Сравнение различных способов описания бизнес-процессов

На выбор способа описания бизнес-процессов оказывают влияние такие факторы как:

• задачи, которые компания желает решить, внедряя процессный подход;
• размер и вид деятельности компании;
• сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, риски бизнеса;
• квалификация персонала;
• устоявшаяся практика и др.

1.2. Этапы разработки регламента процесса

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий протекание бизнес-процесса, правила, механизмы, цели, задачи и результаты его выполнения. Этапы разработки регламенты плавно вытекают из основных его составных частей: каждый этап предназначен для выделения и описания отдельной составной части.

На первом этапе разработки регламента выполнения какого-либо процесса определяются требования к входным и выходным данным, обозначаются ресурсы, требуемые для выполнения рассматриваемого процесса, а также обозначаются исполнители, или владельцы процесса, то есть лица, ответственные за протекание самого процесса и получение требуемого результата.

Следующий этап разработки регламента – выделение подпроцессов из которых состоит процесс, а также связей между ними. Для каждого подпроцесса также выделяют входные и выходные данные, ресурсы и исполнителя.

Завершающим этапом работы над регламентом выполнения процесса является оформление его в виде отдельного документа и доведения его до сведения сотрудников компании, которые имеют к нему непосредственное отношение. Также иногда к регламентам добавляют приложения в виде блок-схем и информационных моделей, отображающих порядок выполнения бизнес-процесса.

Результатом разработки регламента является законченный документ (регламент), описывающий не только стандартную процедуру выполнения процесса, но также и все его особенности, возможные нештатные ситуации и пути выхода из них.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

2.1. Характеристика предметной области

В качестве предметной области выступает бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс является одним из основных в деятельности сети аптек «Губернский лекарь».

Компания «Губернский лекарь» занимается розничными продажами лекарственных препаратов населению.

Во главе компании стоит директор. Ему подчиняются все отделы и их сотрудники. Всего имеется шесть отделов:

• финансовый отдел (бухгалтерия);
• отдел продаж;
• склад;
• отдел кадров;
• отдел маркетинга;
• IT-отдел.

Организационная схема компании в представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная схема компании

Финансовый отдел занимается ведением внутренней и внешней финансовой отчетности. Главная задача отдела продаж – выполнение консультирования клиентов розничных точек, осуществление продаж и их учета. На складе хранятся необходимые для поддержания непрерывного производства запасы материалов и комплектующих, а также готовая продукция.

Специалист по кадрам ведет кадровую политику в компании, следит за соблюдением всех требований трудового законодательства Российской Федерации. Отдел маркетинга занимается рекламой и продвижением производимых товаров на рынке входных дверей. IT-отдел следит за работой и развитием информационной структуры предприятия.

В качестве предмета исследования данной курсовой работы выступает деятельность отдела продаж, а точнее – реализуемый им бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

2.2. Владелец процесса, выходы и входы, ресурсы процесса

Для более наглядного изображения исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» было решено использовать методологию IDEF0.

IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как множество взаимосвязанных действий (или функций).

Исследование функций производится независимо от способов и методов их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её реализации.