Файл: «Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»».pdf
Добавлен: 30.04.2023
Просмотров: 144
Скачиваний: 3
Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].
Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.
- Моделирование бизнес-процессов «как есть»
Рассмотрим бизнес-процесс учета реализации лекарственны препаратов аптечной сети с помощью методологии структурного анализа IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.
Входами процесса являются документы: требование-накладная и приходный кассовый ордер. Выходами процесса являются документы: реестр требований-накладных, кассовая книга, оборотная ведомость и товарный отчет материально-ответственного лица. Управление процессом осуществляется согласно регламенту и должностной инструкции.
Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
Механизмом процесса является фармацевт.
На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов в аптечной сети. На основании требований-накладных фармацевт заполняет форму реестра требований-накладных. На основании этих данных формируется отчет – оборотно-сальдовая ведомость.
Затем фармацевт осуществляет учет выручки от реализации лекарственных препаратов. На основании составленного приходного ордера заполняется кассовая книга, которая подлежит ежедневному заполнению в конце смены. Затем на основании требований-накладных составляется товарный отчет материально-ответственного лица, в котором указывается сколько было реализовано препаратов по каждой товарной позиции и количество лекарственных препаратов на конец дня.
На рисунке 3 представлена модель процесса формирования реестра требований-накладных. Фармацевт осуществляет отбор накладных на заданную дату. После этого он вносит данные о накладных в форму реестра. На основании накладных составляются оборотно-сальдовые ведомости для каждого клиента, в которых указана стоимость лекарственных препаратов и сумма оплаты по накладной.
На рисунке 4 представлена модель процесса заполнения кассовой книги. Фармацевт проверяет заполнение приходного ордера, сравнивает количество денежных средств в кассе с указанным в документе и оформляет кассовую книгу.
На рисунке 5 представлена модель процесса. При смене материально-ответственного лица осуществляется подсчет фактического наличия товара в аптеке, подсчет наличия товара по документам и оформление товарного отчета, в котором отражается фактическое наличие товара.
Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы
Рисунок 3. Модель процесса составления реестра требований-накладных
Рисунок 4. Модель процесса заполнения кассовой книги
Рисунок 5. Модель процесса составления отчета
Практическая часть
- Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Проанализируем выполнение бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть. На основании проведенного анализа бизнес-процессов можно заключить, что он обладает следующими недостатками:
- Большое количество форм документооборота, которые необходимо заполнять ежедневно.
- Необходимость в строгом учете реализованных лекарственных препаратов, особенно тех, которые продаются по рецептам.
- Отсутствие оперативной системы учета продаж.
- Отсутствие аналитических механизмов формирования отчетности.
- Высокие временные затраты на формирование кассовой книги и товарного отчета материально-ответственного лица.
Фармацевт, работающий в аптеке, помимо основных функциональных обязанностей, должен осуществлять учет реализации лекарственных препаратов. Учет осуществляется с помощью заполнения отчетных форм, применение которых зависит от способа реализации лекарственных препаратов (оптовая продажа или розничная) и от вида реализации (отпуск по рецепту, отпуск без рецепта).
Текущая практика учета реализации лекарственных препаратов аптечной сети заключается в том, что фармацевт ежедневно в конце рабочей смены осуществляет заполнение отчетных форм документов и формирование отчетности. Товарный отчет материально-ответственного лица осуществляется при смене материально-ответственного лица. Как правило, фармацевты работают по графику 2/2, поэтому отчет формируется в конце смены фармацевта. Все перечисленные документы заполняются вручную. А формы документов закупаются в типографии. При допущении ошибки в документе, его приходится заполнять заново.
Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:
- Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
- Высокие временные затраты на осуществление расчетов, связанных с итоговыми показателями продаж билетов.
- Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
- Высокие временные затраты на оформление документации.
В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будет содержаться информация:
- О поступлении лекарственных препаратов на склад аптеки.
- О реализации лекарственных препаратов.
Доступ к хранилищу данных должен быть у фармацевтов и кладовщиков аптечной сети, которые отвечают за распределение лекарственных препаратов по торговым точкам [5].
Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы формирования документооборота и анализа отчетности по продажам.
После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс будет полностью автоматизирован. Все формы документов будут формироваться информационной системой. Вручную будет вводиться только количество реализуемых препаратов. Процесс будет включать в себя только действия, направленные на учет реализации лекарственных препаратов покупателю.
Процесс учета реализации лекарственных препаратов аптечной сети будет включать в себя следующие подпроцессы:
- Выбор лекарственного препарата.
- Ввод данных о количестве реализуемого препарата.
- Учет оплаты.
- Печать товарного и кассового чека.
- Формирование приходных документов.
- Формирование отчета по продажам.
Перечисленные действия будут занимать значительно меньше времени, чем при существующем ручном способе учета реализации лекарственных препаратов. Основные трудозатраты в этом процессе будут приходиться на ввод данных в систему. Формирование документации и отчетов по продажам будет полностью автоматизировано.
- Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»
Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов через сети аптек.
Входом процесса является информация о товаре. Выходами процесса являются документы: требование-накладная, приходный кассовый ордер, реестр требований-накладных, кассовая книга, оборотная ведомость и товарный отчет материально-ответственного лица. Управление процессом осуществляется согласно регламенту и должностной инструкции. Механизмами процесса являются фармацевт и информационная система.
После того как процесс был автоматизирован с помощью информационной системы, произошла его реорганизация. Процесс учета реализации лекарственных препаратов стал включать в себя следующие процессы:
- Ввод данных;
- Формирование документов;
- Формирование отчетности.
Декомпозиция бизнес-процесса представлена на рисунке 7.
Рисунок 6. Контекстная диаграмма
Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса
На рисунке 8 представлена модель процесса ввода данных о реализации товара. Фармацевт создает в ИС запись о продаже препарата, выбирает из справочника нужные препараты и вводит количество проданных препаратов.
На рисунке 9 представлена модель формирования документов. На основании созданной записи о продаже товара создаются формы документов, которые доступны для печати. Процесс полностью автоматизирован и осуществляется без участия фармацевта.
На рисунке 10 представлена модель процесса формирования отчетности. Фармацевт осуществляет ввод параметров для формирования отчетности: выбор вида отчета и даты. На основании введенных данных информационная система осуществляет выборку данных и создание отчетной формы, доступной для печати.
Рисунок 8. Модель процесса ввода данных о реализации товара
Рисунок 9. Модель процесса формирования документов
Рисунок 10. Модель процесса формирования отчетности
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе выполнения работы был рассмотрен процесс учета реализации лекарственных препаратов в сети аптек. Процесс заключается в формировании первичных учетных документов, сопровождающих продажу и составлении отчетных форм.
Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.
Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.