Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» ( Описание предметной области. Постановка задачи ).pdf

На основании полученных данных формируются бюджеты, которые представляют собой бумажные документы. В результате осуществления бизнес-процесса формируется прогнозный баланс, в котором содержатся прогнозные данные о результатах деятельности организации.

Практическая часть

1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса разработки бюджетов. В настоящий момент процесс разработки бюджетов осуществляется на бумажных носителях, в следствии чего обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы [8].

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будет содержаться информация о доходах и расходах организации, динамике спроса на продукцию организации и ее ценообразование. Доступ к внедряемому хранилищу данных должен быть у бухгалтеров, которые задействованы в процессе разработки бюджетов организации. Также доступ к системе должен быть у управленческого персонала организации, поскольку формируемые бюджеты предназначены для управления организацией [5].

Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на осуществление расчетов, связанных со стоимостью ремонтных работ и материалов.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы формирования отчетных форм документов и автоматического расчета бюджетов согласно введенным данным.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий [3]:

1. Ввод данных о доходах и расходах организации.
2. Осуществление расчетов.
3. Группировка данных по заданному критерию.
4. Формирование отчетных форм документов.
5. Хранение полученных результатов.

---

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем осуществление бизнес-процесса неавтоматизированным способом ведения документооборота. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на проверку введенных данных, которые являются параметрами процесса составления бюджетов.

Помимо бухгалтера, который занимается непосредственно разработкой бюджета, в процессе будет задействован главный бухгалтер, который осуществляет проверку созданного бюджета и руководитель организации, который будет осуществлять утверждение бюджетов.

Таким образом перечень предлагаемых мероприятий будет включать в себя следующее:

1. Внедрение автоматизированной информационной системы разработки бюджетов, которая будет автоматизировать процессы учета доходов и расходов и формирования на их основании бюджетов организации.
2. Обучение пользователей системы (сотрудников бухгалтерии и руководителя организации) работе с системой.
3. Ввод данных, необходимых для расчета бюджетов.
4. Проверку соответствия отчетных форм образцам.
5. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса разработки бюджетов организации. Процесс разработки бюджетов осуществляется согласно учетной политике организации. Механизмами процесса являются бухгалтер и информационная система. Входящими потоками бизнес-процесса являются первичные документы, которые содержат данные о расходах организации и уровне спроса на продукцию организации. Выходными потоками процесса будут:

• Бюджет доходов и расходов.
• Бюджет движения денежных средств.
• Прогнозный баланс.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса. На рисунке 4 представлена декомпозиция бизнес-процесса разработки бюджетов. На основании первичных данных, полученных от бухгалтерии, бухгалтер осуществляет ввод данных о доходах и расходах организации в информационную систему. На основании полученных данных формируются бюджеты, которые представляют собой бумажные документы. В результате осуществления бизнес-процесса формируется прогнозный баланс, в котором содержатся прогнозные данные о результатах деятельности организации.

Рисунок 3. Контекстная диаграмма бизнес-процесса «как должно быть»

---

Рисунок 4. Декомпозиция контекстной диаграммы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс разработки бюджетов организации. Были рассмотрены правила и способы формирования бюджетов организации и документооборот процесса.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: BizAgi Modeler, Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сбор и формирование данных для процесса разработки бюджетов организации.

Поскольку в настоящий момент процесс разработки бюджетов организации не является автоматизированным, а все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса были предложены следующие мероприятия: организация единого хранилища данных, доступ к которому должен быть у сотрудников бухгалтерии и руководителя организации. Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс учета доходов и расходов организации, формирования и хранения бюджетов.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно, были снижены временные затраты на осуществление процесса.

Список использованной литературы

---