Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

1. К какой группе документов относятся объяснительные докладные записки, 

справки.

2. Какие виды записок вы знаете?

3. Назовите реквизиты объяснительных,  докладных записок, справок.

4. Как регистрируются служебные записки?

5. Всегда ли необходимо регистрировать служебные записки и справки?

Практическая работа № 6 

Тема: Составление  и оформление писем.

Цель: приобретение практических навыков составления различных видов писем.

Ход работы:

1. Опираясь     на     материал     лекций,         источников  и  литературы  повторите 

порядок оформления составления писем, реквизиты писем.

2. Пользуясь методическими рекомендациями и предложенной формой, оформите 

письмо с использованием компьютера по предложенной ситуации.

Оборудование:  ПК

Задания:  

Ситуация 1.

Начальник  отдела  маркетинга  АО  «Витязь»  В.А.Орлов  23.08.2011  года  направил 

письмо  генеральному  директору  ОАО  «Жилой  дом»  Г.З.Астурян  с  предложением  об 
организации рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых 
домах муниципального округа «Зеленый бор» г.Томска. Предварительная договоренность 
о  рекламной  компании  с  генеральным  директором  АО  была  достигнута  в  ходе 
состоявшихся  ранее  переговоров.  Генеральный  директор  АО  «Жилой  дом»  поблагодарил 
начальника  отдела  маркетинга  за  предложение,  но  в  силу  сложившихся  обстоятельств 
считает  рекламу  жилья  несвоевременной  в  связи  с  тем,  что  строительные  работы  на 
объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил В.А.Орлова вернуться к решению 
этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранних договоренностей, к тому 
же  в  ответном  письме  подчеркивалось,  что  реальный  спрос  на  жилье  повышенной 
комфортности в городе к настоящему времени не сформировался.
Проект ответного письма 01.09.2011 г. подготовил ведущий специалист С.П.Самойлов (23-
45-65), а подписал генеральный директор ОАО «Жилой дом». 

Ситуация 2.

46

Коммерческий  директор  общества  с  ограниченной  ответственностью  «Визит», 

специализирующегося  в  области  изучения  спроса  на  туристические  услуги  и 
заинтересованного  в  расширении  сферы  их  распространения,  5  апреля  текущего  года 
обратился  с  запросом  к  генеральному  директору  туристического  агентства  «Сказочный 
мир» К. Олешкевичу о возможности организации туров в Скандинавские страны.

В  письме  были  затронуты  вопросы  стоимости  и  продолжительности  сроков 

туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и 
другие услуги.

Письмо  также  содержало  просьбу  о  рассмотрении  вопроса  организации 

индивидуальных туров в Австралию (Сидней - золотой Берег).

Проект письма подготовила менеджер О .Д. Синявская (тел. 125-76-90), а подписал 

в тот же день коммерческий директор ООО С.Н.Маркин.

В  ответ  на  запрос  С.П.Маркина  генеральный  директор  туристической  компании 

«Сказочный  мир»  подтвердил  возможность  организации  туристических  поездок  в 
названные страны.

Ситуация 3.

Начальник планово-экономического управления завода «Изолит» Н.И.Есин 10 мая 

текущего  года  подготовил  проект  письма  в  адрес  декана  международного  факультета 
управления  Томского  госуниверситета  С.С.Гаврилова  с  просьбой  рекомендовать 
специалистов  из  числа  выпускников  последних  лет,  имеющих  некоторый  опыт  работы  в 
области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов управления.

В  письме  также  было  высказано  пожелание  к  претендентам  на  вакантные 

должности  подготовить  резюме  и  прислать  их  но  факсу  в  адрес  заводоуправления, 
желательно также представить рекомендательные письма с последних мест работы.

Автор письма выразил надежду, что факультет проработает вопрос об организации 

производственной  практики  студентов  факультета  на  заводе  с  последующим  их 
трудоустройством.

Письмо было завизировано начальником кадровой службы завода Л.И.Лавровой 11 

мая текущего года и 12 мая подписано заместителем директора завода В.Л. Черновым.

Ситуация 4.

Директор  института  экспериментальной  физики  РАН  (ИЭФ  РАН)  А.И.Михайлов 

обратился с гарантийным письмом к исполнительному директору компании «Велком Инк» 
господину Аренду Гринвиду (Эленгтон ст. 1800, Бостон, штат Массачусетс, США).

Ссылаясь  на  предварительную  договоренность  и  Соглашение  о  намерениях, 

подписанное  18.04.2011  г.  представителем  компании  «Велком  Инк»  м  коммерческим 
директором  ИЭФ  РАН,  дирекция  института  просит  дать  соответствующие  распоряжения 
но  отгрузке  в  адрес  института  через  аэропорт  Шереметьево-2  прибора  «Скан» 
(рентгенофлуоресцентный  анализатор)  предназначенного  для  проведения  российской 
части 

программы 

исследований, 

проводимых 

совместно 

с 

массачусетским 

технологическим институтом,

В  письме  содержались  уверения  в  оплате  стоимости  прибора  и  транспортных 

расходов. Почтовые и финансовые реквизиты института: 234870, Москва, ул.Менделеева, 
д.14.

Расчетный счет в банке... БИК, ИНН.

47

Директор  института  выразил  уверенность,  что  совместные  работы  в  области 

экспериментальной физики будут продолжены.

Ситуация 5.

Составьте  письмо-приглашение  организационного  комитета  "Экспоцентр"  с 

предложением  посетить  международную  специализированную  выставку  "Экономия 
материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности". 
Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

Ситуация 6.

Составьте  гарантийное  письмо  ЗАО  "Экосан"  ОАО  "Прогресс"  об  оказании 

технической  помощи  в  разработке  рабочих  чертежей  насосной  станции.  ЗАО  "Экосан" 
просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Ситуация 7.

Составьте  письмо-ответ  предприятия  "Сайл"  на  просьбу  строительно-монтажной 

фирмы  "Альтэ"  разработать  проектно-сметную  документацию  на  строительство  жилого 
дома в пос. Коченево.

Ситуация 8.

Составьте  совместное  письмо-ответ  областного  управления  здравоохранения  и 

управления  финансов  и  налоговой  политики  администрации  Новосибирского  района  о 
выделении  дополнительных  ассигнований  из  областного  бюджета  на  оказание 
медицинской помощи жителям района.

Ситуация 9.

Составьте  письмо-просьбу  Мочищенского  завода  железобетонных  конструкций 

администрации  области  о  выделении  лимита  на  стеклоплитку  "Ириска"  в  количестве  50 
тыс.  кв.  м  для  отделки  наружных  стеновых  панелей  серии  135,  которые  завод  начинает 
выпускать с 2011 г. для треста "Запсибтрансстрой".

Ситуация 10.

Составьте  письмо-просьбу  Новосибирского  туристического  центра  "Сибиряк"  в 

комитет  по  внешнеэкономической  деятельности  администрации  области  с  просьбой 
выделить  лицензию  на  вывоз  в  2012  г.  леса  в  Литву  в  количестве  5000  куб.  м,  так  как 
одним  из  условий  поставки  мебели  для  туристического  комплекса  в  речной  зоне  отдыха 
является встречная поставка леса.

Ситуация 11.

Составьте 

письмо-просьбу 

ЗАО 

"Новосибирскмебель" 

в 

комитет 

внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку 
в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с даляньским Объединением по 
международному  сотрудничеству  на  строительство  девятиэтажного  общежития  в 

48

Новосибирске.  Согласно  контракту  оплата  выполненных  работ  будет  производиться 
российскими рублями и материалами.

Ситуация 12.

Составьте  письмо-приглашение  объединения  "Экспоцентр"  с  предложением 

принять  участие  в  российской  выставке  на  международной  общеотраслевой  ярмарке  в  г. 
Измире  (Турция),  которая  будет  проходить  с  20  ноября  по  10  декабря  2011  г.  Измирская 
ярмарка  является  одним  из  крупнейших  торговых  мероприятий  стран  Среднего  и 
Ближнего  Востока.  В  тексте  надо  указать,  что  участие  в  этой  ярмарке  позволяет  широко 
представить  экспортную  продукцию  организации,  продать  экспонаты  со  стенда,  изучить 
особенности  рынка,  обменяться  с  другими  участниками  ярмарки  научно-технической 
информацией и заключить выгодные сделки.

Методические указания по оформлению делового письма

Деловые  письма  имеют  определенные  правила  составления  и  оформления,  к  ним 

предъявляются  требования,  обусловленные  их  принадлежностью  к  информационно-
справочным  документам.  При  составлении  письма  автор  должен  детально  продумать,  с 
какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он 
должен  четко  прояснить  для  себя,  что  адресату  известно  о  предмете  письма,  на  что  он 
может  опереться  как  на  исходную  точку  и  какова  новая  информация,  еще  не  известная 
адресату,  ради  сообщения  которой и составляется письмо. От  целевой установки  письма 
будет  зависеть  и  характер  аргументации  и  композиция  текста.  Можно  выделить 
следующие этапы подготовки и составления писем: 
Изучение существующего вопроса
Подготовка и написание проекта текста письма
Согласование проекта письма
Подписание руководителем
Регистрация
Отправка
Рассмотрим  эти  этапы.  Изучение  существа  вопроса  предполагает:  сбор  достаточной 
информации  по  данному  вопросу,  при  необходимости  изучение  законодательства  по 
существу  вопроса,  анализ  предыдущих  обращений  по  данному  вопросу  и  поступивших 
ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма. 
Структура текста делового письма
Написание  текста  письма  является  трудоемким  процессом.  Важная  задача  при 
составлении  письма  —  его  информационное  насыщение,  т.  е.  включение  в  него 
необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. 
Один  аспект  письма  обычно  составляет  содержание  всего  письма,  и  чаще  всего  это 
письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих 
аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо 
начинать  с  абзаца.  Для  деловой  переписки  характерна  тенденция  составления 
преимущественно  многоаспектных  писем.  Письмо  составляется  обычно  по  схеме: 
вступление,  основная  часть,  заключение.  Вступительная  часть  содержит:  ссылку  на 
документ,  его  отдельные  пункты,  послужившие  основанием  составления  письма; 
констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на 

49

документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида 
документа,  автор,  дата,  регистрационный  номер  документа,  заголовок,  например:  В 
соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. 
№  620  «Об  утверждении  Типового  положения...»  В  основной  части  излагается  описание 
события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой 
части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом 
столе)  необходимо  участвовать,  что  производимая  продукция  или  выполняемые  услуги 
лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой 
выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может 
содержать  только  одну  заключительную  часть.  Основные  вопросы  письма  надо  четко 
сформулировать  и  расположить  в  последовательности,  наиболее  оптимальной  для 
восприятия.  После  составления  и  написания  служебное  письмо  необходимо 
отредактировать.  Деловое  письмо  практически  всегда  начинается  с  обращения.  Эта 
небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно 
выбранное  обращение  не  только  привлекает  внимание  адресата,  но  и  задает  переписке 
нужную  тональность,  способствует  налаживанию  и  поддержанию  деловых  отношений. 
Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе 
слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. 
Запятая  после  обращения  придает  письму  будничный  характер,  знак  восклицания 
подчеркивает  значимость  и  официальный  стиль.  Составитель  текста  должен  принять  во 
внимание следующие факторы:
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
 
При печатании обращение выравнивается по центру: 

Уважаемый Михаил Петрович!

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, 
представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою  признательность  за  оказанное  содействие  и  заверяю, что  представленная 
Вами  информация  будет  иметь  большое  значение  в  деле  развития  взаимовыгодного 
сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, 
в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула  вежливости  располагается  перед  реквизитом  «подпись»,  печатается  с  абзаца  и 
отделяется  от  должности  запятой.  Наименование  должности  пишется  с  прописной  или 
строчной  буквы  в  зависимости  от  того,  как  должность  прописана  в  учредительных  или 
нормативно-правовых  документах  организации.  В  том  случае  если  письмо  будет 
оформлено  на  бланке  должностного  лица,  то  в  реквизите  «подпись»  наименование 
должности не указывается. 
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
По содержанию и назначению письма могут быть:

50