Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

- инструктивными;
- сопроводительными;
- гарантийными;
- информационными;
- благодарственными;
- поздравительными;
- рекламными.
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-
приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и 
оформлении.  
Письма-приглашения
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других 
мероприятиях 

обычно 

адресуются 

руководителю 

организации, 

конкретному 

должностному  лицу,  но  могут  быть  адресованы  и  всему  коллективу.  В  письмах 
указываются  условия  участия,  место  и  время  проведения  мероприятий,  а  при 
необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в 
котором сообщается программа мероприятия.
Гарантийные письма
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или 
условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за 
выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В 
таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, 
просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, 
сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».
В  письме  обычно  указываются  платежные  реквизиты  организации,  дающей  гарантии 
оплаты.
Желательно  текст  письма  согласовывать  с  юридической  службой.  Кроме  подписи 
руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись 
заверяется печатью.
Письма-просьбы
Существует  огромное  количество  ситуаций,  дающих  повод  для  изложения  просьб  от 
имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по 
следующей  форме:  в  основной  части  содержания  изложение  причины,  побудившей 
обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается 
надежда  на  ожидаемый  результат.  Просьбы  обычно  выражаются  словами  «прошу, 
просим»;
Просим оказать содействие...;
Просим выслать в наш адрес...;
Просим принять участие...;
Прошу довести до сведения...;
Прошу ликвидировать задолженность...;
Прошу принять меры...
Главная  цель  данного  письма  -  убедить,  доказать  в  необходимости  исполнения  просьбы, 
поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, 

51

сметы  и  другие  подтверждающие  основания,  которые  оформляются  реквизитом 
«приложение».
Письма-ответы
Текст  письма-ответа  обычно  начинается  с  повторения  просьбы.  Далее  излагаются 
результаты  рассмотрения  просьбы,  мотивируется  отказ  (если  это  письмо-отказ)  и 
констатируется сам отказ.
Характер  информации  делового  письма  обычно  предполагает  альтернативность 
ожидаемой  информации  в  письме-ответе,  т.  е.  в  деловой  переписке  действует  принцип 
параллелизма  в  аспектах  содержания,  который  отражается  в  языке  ответной 
корреспонденции. Это означает:
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) 
в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.
Тексты  ответных  писем  должны  соответствовать  заданиям,  зафиксированным  в 
резолюциях руководителей.
Первое  и  основное  правило  -  не  затягивайте  с  ответом,  не  заставляйте  вашего 
корреспондента  ждать.  Если  обстоятельства  складываются  так,  что  вы  не  можете  дать 
ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который 
вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом 
ее объективную причину.
В  письме-ответе  указывается  номер  и  дата  документа,  на  который  дается  ответ.  Эти 
данные  проставляются  не  в  тексте  письма,  а  в  установленном  месте  бланка  или  перед 
заголовком документа, оформленного не на бланке.
Используются следующие формы изложения отказов:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам... 
- Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по 
следующим причинам...
- Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...
Благодарственные письма
В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. 
В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за 
оказанные  услуги,  за  совместное  проведение  каких-либо  мероприятий,  за  направленные 
поздравления, за организацию приема и т. д. 
Письмо  может  быть  оформлено  на  бланке  письма  или  на  бланке  цветном  бланке) 
благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно 
регистрируется  в  установленном  порядке.  Письмо,  оформленное  на  бланке 
благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть 
проставлена  печать.  Поскольку  письмо  носит  личностный  характер,  в  нем  не 
рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая 
форма изложения:
- Выражаю благодарность...;
- Искренне признателен...;

52

- С благодарностью отмечаем...;
- Благодарю...;
- Спасибо Вам за...
Сопроводительные письма
Сопроводительные  письма  составляются  для  сообщения  адресату  о  направлении  каких-
либо  документов.  Текст  письма  состоит  из  двух  частей:  сообщения  о  высылаемом 
материале  и  уточняющих  сведениях  (приложения).  Обычно  текст  сопроводительного 
письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. 
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляю информацию...;
- Возвращаем справочные материалы...;
- Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...;
- Посылаем справочную литературу...
 Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме 
говориться  о  конкретном  виде  документа  —  договоре.  Структура  текста  этого  письма 
такая же, как сопроводительного письма. 
Письма-предложения
В  последнее  время  широкое  распространение  получили  письма  с  предложениями  о 
сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе: 
- изложение с вопроса;
- характеристика взаимоотношений;
- предложение о сотрудничестве.
В  письме  уместна  формула  вежливости.  К  текст  письма  могут  быть  приложены 
доказательные  убедительные  материалы  в  виде  соглашений,  проспектов  и  т.  д.  Форма 
изложения текста примерно следующая:
- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
- Предлагаем Вам...;
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что...;
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество...
   К письмам-предложениям можно отнести следующие вид писем:
- Письма - предложения о сотрудничестве;
- Письма - извещения;
- Рекламные письма (информационные письма).

53

Образец письма:
ОАО «РОСИНТЕР»

ул.Пятницкая, д.21
Москва,115209
Тел.(495)931-11-17
Факс(495)931-00-27
Е-

   mail

 :  msm

 @

   inter

 .  msh

 /  ru

hup

   :|/

   www

 .  inter

 .  msh

 .  ru

ОКПО 03944527
ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 770833140/7710011001

Генеральному директору научно-

технического центра «Информация»

                                          О.С. Еремееву

В.К.Сергеевой
Отправить факс о согласии до 04.02.2008
Еремеев 02.02.2008

1.2.2008

 №

       01-03/115

На  №________от_______

О семинаре «Современный офис»

Уважаемый Олег Сергеевич!

Приглашаем  Вас  принять  участие  в  работе  семинара  «Современный  офис», 

проводимого  компанией  «Росинтер»,  который  состоится  05.02.2008  в  Государственной 
Думе  (Георгиевский  переулок,  д.2,  в  аудитории  830  нового  здания).  Начало  семинара  в 
11.00. Предполагаемая продолжительность – 4 часа.

 В  программе семинара: рассмотрение  вопросов автоматизации  делопроизводства, 

электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций.

Просим  Вас  подтвердить  участие  в  семинаре  до  04.02.2008.  Заявку  необходимо 

выслать по факсу 913-00-27.

Приложения: 1.Программа семинара «Современный офис» на 1л.
                                               2.Программа  выставки  «Технические  средства  автоматизации 
делопроизводства» на 5 л.

Председатель оргкомитета                                                                                     И.В.Нестерова

Мария Михайловна Макарова
913-00-17

Отправлен факс 03.02.2008                                                                                 «Инф Сист»
В дело №1-7

                      Вх №75

Сергеева 04.02.2008

                     02.02.2008 14:30

54

Источники

1.

ГОСТ  Р  6.30-2003.  «Унифицированные  системы  документации. 

Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

2. Методические 

рекомендации 

по 

разработке 

инструкций 

по 

делопроизводству 

в 

федеральных 

органах 

исполнительной 

власти(Утверждены  Приказом Росархива23.12.2009 N 71)

ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков 

М.И. 

Документационное 

обеспечение 

управления. 

(Делопроизводство). Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 413 с

Контрольные вопросы:

1. К какой группе документов относится письмо?

2. Какие виды писем вы знаете?

3. Назовите реквизиты письма.

4. Какой вид письма имеет реквизит «наименование вида документа»?

5. Назовите основные этапы оформления исходящего письма. 

Практическая работа № 7 

Тема: Составление приказа по личному составу

Цель: приобретение практических навыков составления приказа по личному составу и его 
оформления с использованием компьютера.

Ход работы

1. Опираясь  на  материал  лекций,   вспомните  элементы  приказа  по  личному  составу, 

его реквизиты.

2. Оформите приказ по личному составу с использованием компьютера.

Ситуация 1.

Составьте приказ по личному составу.

55