Файл: Построение бизнес-процессов (Описание предметной области).pdf

Если договор не укладывается в рамки типового, то менеджер направляет бланк-заказ начальнику с соответствующим комментарием. А уже начальник принимает решение, разрабатывать нестандартный договор или нет.

Типовые формы также облегчают задачу финансистам, юристам и прочим согласующим лицам. А следует это из того, что согласующие лица больше не должны выискивать несоответствия по всему тексту договора и им нужно проверить только разделы, которые заполняет менеджер. Таким образом мы улучшили результат, получаемый согласующими лицами на входе и сделали его гораздо более структурированным и понятным.

Одними этим мерами мы частично упростили этап согласования и, следовательно, сократили время на само согласование.

Но это не всё, что возможно оптимизировать в данном процессе. Следующим шагом будет оптимизация процесса - параллельное согласование. Проблема текущего процесса в том, что если ошибка появилась на последнем этапе согласования, то все предыдущие этапы необходимо проходить вновь. И потому, что согласование договора последовательное, всё время складываются затраты на согласование. Если считать согласование с руководителем за A часов, согласование с юридическим отделом за B часов, а согласование с финансовым отделом за C часов, то получим общее время согласования A+B+C. Если сделать согласование параллельным на каждом этапе данного процесса и установить норму времени на проведение согласования, то весь процесс уложится в X часов. И в большинстве случаев X будет меньше, чем сумма A+B+C.

В нашем примере всё не так однозначно с оптимизацией, как хотелось бы. Неоднозначность решения заключается в том, что, распределив процессы параллельно, становится сложно проверить договор, который был разработан менеджером, как единое целое. Соответственно, подписи финансистов и юристов на всех этапах договора есть, но их теперь сложнее собрать на конечном экземпляре. А также теперь сложнее понять, какие замечания к договору были у всех заинтересованных в договоре лиц, и теперь нам необходимо проверить исправлены они или нет. Выйти из данной ситуации поможет добавление в процесс ещё одного документа - листа согласования.

Теперь в оптимизированном нами процессе каждое согласующие лицо должно отражать все свои замечания в документе "Лист согласований" исключительно в письменной форме. Сколько в процессе присутствует согласующих лиц, столько и должно быть листов согласований. И если хоть одно из согласующих лиц не согласно с конечной версией договора, то договор отправляется на доработку и после доработки вновь высылается всем заинтересованным лицам с отмеченными изменениями. И так продолжается до тех пор, пока все сторону не будут довольны и замечания не закончатся. В листах согласований хранится вся история согласований. Договор считается согласованным, когда все согласующие подтвердили его правильность. На рисунке 7 приведено описание процесса после оптимизации.

Рисунок 7. Диаграмма согласования договора

 2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Оптимизация технологии системы менеджмента рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственная компания «Vектор» связана в первую очередь со внедрением автоматизированной системы. Была проведена декомпозиция изменённого основного процесса согласования договора в методологии IDEF0 «Как должно быть». Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 7.

Необходимость в совершенствовании и оптимизации существующих систем бизнес-процессов при оформлении договора на оказание услуг обоснована тем, что из-за с принятых мер сокращается время оформления договора, а вслед за этим сокращается и время выполнения заказа, что приводит к увеличению потока клиентов и существенно изменяет в положительную сторону основные экономические показатели.

Заключение

Моделирование и анализ систем для рекламных агентств в настоящее время является актуальной задачей, потому что оно позволяет повысить уровень продаж и увеличивает торговый оборот компании из-за улучшения качества обслуживания клиентов.

В ходе проведения данной работы была проведена разработка регламента выполнения процесса предоставления рекламных услуг.

Были выполнены задачи проекта:

- изучена специфика предприятия ООО «Рекламно-Производственная компания «Vектор»;

- в качестве инструмента моделирования бизнес-процессов выбрана программа AllFusion Process Modeler, а в качестве визуализации использовалась программа Microsoft PowerPoint;

- в аналитической части курсовой работы был проведён комплекс работ, которые направлены на обоснование необходимости оптимизации. А также была определена сущность задачи, описаны основные проблемы существующей модели бизнес-процессов системы ООО «Рекламно-Производственная компания «Vектор» и было дано описание основного бизнес-процесса.

В первой главе было описано моделирование бизнес-процессов «как есть», а во второй главе был показан результат предложенных мер оптимизации и была продемонстрирована модель бизнес-процесса «как должно быть».

Результаты изменений оптимизированного бизнес-процесса: