Добавлен: 14.05.2023
Просмотров: 747
Скачиваний: 2
Ночной аудитор может потребовать у СПиР дать отчет по доходу от номеров. Этот отчет показывает расценки за каждый номер и фактические расценки, по которым номера сданы, что дает возможность минимизировать доход от номеров. Если расценки и фактические расценки не совпадают, то возникает несколько вопросов, которые аудитор должен решить:
· Если номер занят членом туристской группы или корпоративным клиентом, имеющим льготы, правильно ли применены скидки к расценкам?
· Если в номере только один гость, а фактические расценки равны приблизительно половине, является, ли гость одним из зарегистрированных? Если да, то зарегистрировался ли второй гость.
Правильное использование информации о доходе и учете номеров может стать основой для анализа доходов от номерного фонда, копия этого отчета может быть подготовлена для главного менеджера гостиницы.
Поддержание системы.
Этот шаг применим только к компьютерным системам. Так как компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.д., то СПиР становиться очень зависимой от правильно функционирующей компьютерной системы.
Поддержание отчета должно предъявляться периодически для проверки гладкой работы гостиницы на случай поломки компьютерной системы.
Отчеты в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером обычно, по крайней мере, печатаются два гостевых списка: одна копия для бухгалтера, а другая - для управления гостиницы. Отчет о статусе номеров позволяет агентам определить свободные и готовые номера.
Подготовка отчета
Ночной аудитор обычно несет ответственность за подготовку отчетов, которые показывают эффективность деятельности СПиР. Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для обзора руководством гостиницы.
Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и хранятся с первичными документами в бухгалтерии.
Балансовый отчет показывает количество гостей, которые подошли к ограничению кредита. В компьютеризированной системе компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.
Таким образом, роль ночного аудитора в эффективном функционировании гостиничного предприятия велика. Персонал службы ночного аудита имеет широкий спектр обязанностей, в связи с этим, должен быть подкреплен как экономически, так и технически, управляясь с автоматизированными системами. Ночной аудитор - это служащий отеля, который при возникновении нестандартной ситуации быстро реагирует и знает в какое подразделение гостиницы, к кому нужно обратиться для разрешения вопроса [4].
Общая характеристика гостиницы Holiday Inn Moscow Vinogradovo
Гостиница Holiday Inn Vinogradovo находится в одном из живописнейших уголков Подмосковья, неподалеку от аэропорта Шереметьево.
Гостиница Holiday InnVinogradovo открылась в 1998 году. Она входит в международную сеть гостиниц InterContinental Hotels Group, отличающуюся хорошим сочетанием «цена-качество-обслуживание». Близость к международному аэропорту Шереметьево привлекает сюда большое количество транзитных туристов, среди которых много бизнесменов, заинтересованных в возможности работы без временных затрат на дорогу.
Номерной фонд гостиницы Holiday Inn Vinogradovo включает в себя 154 номера различных категорий: стандарт, улучшенный, люкс (2х-, 3х-, и 4х-комнатные). Для некурящих гостей имеется 47 номеров (4 этаж гостиницы) Также существует номер для людей с ограниченными возможностями. Все комнаты уютно обставлены, оформлены в бирюзовой, коричневой или оранжевой гамме. В оснащение номеров входят спутниковое телевидение, телефон, мини-бар, доступ в Интернет, кондиционер. Стоимость проживания включает в себя завтрак, посещение бассейна, сауны и тренажерного зала.
Гостиницы сети Holiday Inn известны во всем мире качеством услуг. Гостиница Holiday Inn Vinogradovo - не исключение. В распоряжении гостей:
· room service
· заказ такси (800 руб./час и 1400 до аэропорта Шереметьево)
· автостоянка (бесплатная)
· шаттл от/до города, международного выставочного центра «Крокус-Экспо» и аэропорта «Шереметьево» (бесплатный)
· обмен валюты
· салон красоты
· прокат спортивного инвентаря (палатки, бадминтон, велосипеды, снегоходы, коньки и лыжи)
· меню подушек (гость может заказать любую подушку себе в номер, например пуховую или ортопедическую)
· разнообразные развлечения в зависимости от времени года
1. - большой теннис
2. - футбольное поле
3. - бильярд
4. - боулинг (900 руб./час)
5. - спортбар
· бизнес-центр
1. - факс по России 50 руб./мин; по Европе 200 руб./мин
2. - использование ПК 170 руб./час
· 12 конференц-залов, оснащенных по последнему слову техники (аудио, видео, ПК), вместимость до 300 человек.
· 5 тентов для проведения барбекю
· зимой - подлёдный лов рыбы
· 2 ресторана
· прачечная (средняя стоимость стирки и глажки классической мужской рубашки: 300 рублей)
· химчистка
· сувенирный киоск (можно приобрести Матрешку, брелоки и фотокарточки)
Конференц-залы гостиницы Holiday Inn Vinogradovo вмещают до 300 человек и оснащены современной аудио- и видеотехникой.
Неподалеку от гостиницы находятся Клязьминское водохранилище, парк Лосиный остров, музей народных промыслов Жостово, парусный клуб, Владимирская церковь XVIII века. Всего 15 минут понадобится, чтобы доехать до аэропорта и 40 минут - до центра столицы. Точный адрес гостиницы Holiday Inn Vinogradovo: 127204, Москва, Дмитровское шоссе, 171, проезд от станции метро Алтуфьево [5].
Таблица 1. Стоимость проживания в гостинице Holiday Inn Moscow Vinogradovo
|
одноместный |
двухместный |
|
|
Стандартный номер |
5162 |
6052 |
|
Улучшенный номер |
10 620 |
11 682 |
|
2-комнатный люкс |
16 520 |
16 520 |
|
3-комнатный люкс |
19 824 |
19 824 |
|
4-комнатный люкс |
22 066 |
22 066 |
|
Дополнительное место |
1 062 |
Данная стоимость указана на ноябрь 2011 года. Все цены указаны в рублях, с учетом налогов. Принимаются к оплате рубли или кредитные карты.
В стоимость улучшенного номера входят: мини-бар, тапочки и халат.
Таблица 2. Стоимость аренды залов с человека в день
|
зал «Николаевский» |
590 рублей |
|
зал «Лесная» «Речная» «Солнечная» «Тургенев 1» «Тургенев 2» «Екатерина 1» «Екатерина 2» |
550 рублей 550 рублей |
|
зал «Сусанин» «Пушкин» «Пилот» «Толстой» |
415 рублей |
Аренда зала включает стандартное оборудование (1 флипчарт, 1 экран, бумагу, карандаш, мин. воду 0,6 для каждого участника)
Также имеется прекрасный зал «Анна» для проведения банкетов и свадеб.
Телефон в номерах платный, стоимость звонка по Москве 3 рубля / минута, по межгороду от 30 до 100 рублей / минута в зависимости от региона.
Опираясь на профессиональный опыт, автор может утверждать, что основными источниками доходов гостиницы Holiday Inn Vonogradovo является продажа номерного фонда и организация обслуживания конференция и банкетов.
На номерной фонд и организацию корпоративных мероприятий приходится почти одинаковый процент от общего дохода гостиницы, 45% и 40% соответственно. На втором месте по доходности, стоят дополнительные услуги, такие как организация транспортного обслуживания гостей, услуги прачечной и химчистки, услуги бизнес - центра - 11% от общего дохода. Наименее прибыльными для гостиницы являются услуги мини-баров и предоставление в аренду помещений.
Соответственно за полную загрузку принимается значение 100%, однако за данный период наблюдалось несколько случаев овербукинга (Овербукинг - бронирование или продажа одного и того же места в гостинице 2-м и более лицам), в декабре 2010 г. и в сентябре 2011 г. На графике они отображены значениями в 120%. Так как гостиница Holiday Inn Vinogradovo является гостиницей ориентированной на бизнес - клиентов, и на проведение корпоративных мероприятий, соответственно и ее наибольшая загрузка приходится на пик деловой деятельности - весна и осень. Так же в гостинице делается большой упор на проведение частных мероприятий, банкетов, свадеб и торжеств. Это влияет на загрузку гостиницы в декабре, так как именно в это время подводятся итоги года и проводятся новогодние корпоративные банкеты. Январь, как известно, в России пора праздников, поэтому загрузка гостиницы небольшая, это можно увидеть на графике резким скачком вниз. В это время проживают в основном индивидуальные туристы, как российские, так и иностранные. Данный спад вносит коррективы в работу некоторых служб гостиницы. Так например, администраторы reception работают в 3 смены по одному человеку, отсутствует ночной повар в гостинице и, если в гостинице проживает менее 10 человек, то не накрывается завтрак (шведский стол), при этом завтрак доставляется гостям индивидуально в номер по предварительному заказу (request). Летние месяцы привлекают гостей в гостиницу возможностью проведения мероприятий на открытом воздухе. Три шатра разной вместительности, барбекю на открытом воздухе, теннисный корт, и катание на лодках и катамаранах пользуются большим спросом у москвичей.
Процедура проведения ночного аудита в гостинице Holiday Inn Moscow Vinogradovo
Ночные аудиторы входят в состав службы приема и размещения, и поэтому помимо обязанностей ночных аудиторов имеют обязанности администраторов СПиР. Всего в гостинице 4 ночных аудитора. График работы ночных аудиторов две ночи - два выходных, с 21:00 до 9:00.
Процедура ночного аудита состоит из двух частей: ручной и автоматической. Начинается аудит в 21:00 и заканчивается в 3:00.
Ежедневно в 21:00 перед сменой аудитор должен поменять на АТС кассету, которая фиксирует все изменения в начислениях в системе Micros, которой пользуется служба общественного питания. Утром, по окончании смены эта кассета передается в IT - отдел, где с нее обрабатываются данные, а затем сдаются в бухгалтерию.
В 23:00 распечатывается отчет «Guest in house by room with comments» (через блок Miscellaneous в системе Opera). В этом отчете отображается полный перечень гостей в гостинице на момент распечатки отчета, даты проживания гостей, начисления на каждую комнату, баланс гостя, способ оплаты, сумма депозита с кредитных карт гостей и количество человек в комнате. Ночной аудитор должен проверить правильность начислений в каждом счете каждого гостя, в случае ошибок сделать корректировку начислений, допреавторизовать суммы на кредитных картах гостей, сформировать счета гостей, которые стоят на выезде в ближайший день.
Далее ночные аудиторы проверяют посторонние счета, стекающиеся в службу приема и размещения за весь день. Это счета за прачечную, услуги такси и прочие услуги (по системе Opera это именуется laundry, guest transportation и misc. income). Через систему распечатываются отчет «journal by cashier and transaction code» для каждого начисления отдельно, каждое начисление должно быть подтверждено чеком, в случае отсутствия каких-то начислений, нужно их сделать. Далее распечатывается отчет по кредитным картам, для каждого вида кредитных карт - отдельный отчет. В гостинице принимаются кредитные карты Visa, Visa Electron, Master Card, American Express и Diners Club.
Так как в ночное время в гостинице функционируют боулинг (до 2:00), Room Service (круглосуточно) и ресторан а-ля карт (до 23:00) было установлено общее время закрытия смен - 2:00 ночи. После закрытия смен другими службами гостиницы, через систему Micros, происходит закрытие смены ночными аудиторами. Распечатывается отчет «Arrivals» в котором отображены незаехавшие гости. Ночные аудиторы должны сделать аннуляцию бронирований.
Порядок аннуляции бронирования:
1. Если гость от компании, его проживание оплачено по безналичному расчету и срок проживания более чем 1 день, нужно на виртуальную комнату данной компании - Pay Master - начислить стоимость за одни незаехавшие сутки и перенести гостя на следующую дату.
2. если гость от компании, его проживание оплачено по безналичному расчету и срок его проживания один день, то так же происходит начисление на Pay Master компании за первые незаехавшие сутки а далее его бронирование аннулируется. В случае прибытия такого гостя после аннуляции бронирования, его бронирование восстанавливается и ему предоставляется номер до 12:00. Начисление, производимое на компанию, называется «No-Show», оно корректируется на начисление «accommodation» и переносится в гостевой счет. Данная корректировка подтверждается бланком коррекции и передаётся в бухгалтерию вместе с остальной документацией.