Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия ООО «Снежинка».pdf

Таким образом, за ведение бухгалтерского учета денежных средств отвечает бухгалтер-кассир, осуществляет линейное руководство кассирами операционных касс, то есть играет роль старшего кассира экономического субъекта. Данный специалист выполняет функции кассира, ведет синтетический и аналитический учет по счетам 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета».

Организация имеет один расчетный счет в Ногинском отделении Сбербанка России, с которым заключен договор банковского счета. В данном договоре отражен перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон, и др.

Наличные деньги из кассы банк принимает на расчетный счет предприятия по объявлению на взнос наличными.

Наличные деньги с расчетного счета предприятия на оплату труда, пособий по листкам нетрудоспособности, премий, на командировочные, представительские и хозяйственные расходы, на приобретение горюче-смазочных материалов банк выдает на основании чеков.

Чековая книжка была выдана предприятию банком при открытии расчетного счета.

Чеки подписывают лица, которым предоставлено право первой и второй подписи по счету, и скрепляют печатью предприятия. Какие-либо исправления, хотя и оговоренные, в чеках не допускаются. Банк выдает деньги по чеку после проверки подлинности подписей и печати.

Перейдем непосредственно к учету денежных средств в кассе организации.

Все наличные средства хранятся в специально оборудованной кассе, которая закрывается, а ключ от нее хранится только у бухгалтера-кассира (дубликат у генерального директора). В кассе хранятся только имеющие отношение к организации средства и ценности, запрещено хранить в кассе личные деньги и ценности. Ответственность за сохранность средств несет генеральный директор, при этом с бухгалтером-кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

За выдачу и прием средств из кассы и в кассу, а также за ведение соответствующей документации, отвечает бухгалтер-кассир, в случае его отсутствия по какой-либо причине – лицо, его заменяющее, главный бухгалтер предприятия или другое лицо, назначенное приказом генерального директора. Так как в организации есть несколько обособленных структурных подразделений со своими операционными кассами (розничные торговые точки), то за каждую кассу отвечают продавцы-кассиры. Все они отчитываются старшему кассиру (бухгалтеру-кассиру).

Все вышеперечисленные документы ведет бухгалтер-кассир, данный процесс называется первичный учет кассовых операций. Движение документов, связанных с денежной наличность, схематично представлено в виде схемы на рисунке 2.

Рисунок 2. Документооборот кассовых операций

Вся выручка розничных торговых точек пробивается через контрольно-кассовую технику (далее – ККТ) подразделением «розница». ККТ применяются при денежных расчетах с населением и зарегистрированы в налоговой инспекции по месту нахождения подразделений.

Кассиры розничных точек, используя ККТ для учета выручки, ведут книгу кассира-операциониста. В ней фиксируют показания счетчика ККТ на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. Так как в организации используют несколько ККТ, на каждую из них заведена книга кассира-операциониста. Книга кассира-операциониста прошнурована, заверена подписью генерального директора и опечатана, листы пронумерованы. Книга кассира-операциониста ежемесячно проверяется в бухгалтерии, где сверяются данные по выручке из книги кассира-операциониста с данными контрольной ленты и кассовой книги . Книга кассира-операциониста ведется и заполняется согласно нормативно установленным требованиям.

Перемещений денежной наличности из операционной кассы в центральную кассу производится на основании ПКО от центральной кассы. Чаще всего бухгалтер-кассир отвозит наличность розничных точек в банк. Корешок ПКО является отчетом о сдачи выручки в кассу. Деньги из одной операционной кассы в другую не перемещаются, вся наличность проходит через одну кассу организации.

Кассирами операционных касс являются продавцы-кассиры розничных торговых точек, с которыми заключаются договора о полной материальной ответственности.

Далее рассмотрим синтетический и аналитический учет денежных средств.

Приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 «Касса» на основании ПКО. Расход – по кредиту счета 50 на основании РКО. К счету 50 открыты следующие субсчета:

50-01 «Центральная касса»;

50-02 «Операционные кассы» со следующими субсчетами:

50-02-1 «Операционная касса розничной точки №1»;

50-02-2 «Операционная касса розничной точки №2»;

50-02-3 «Операционная касса розничной точки №3».

50-03 «Денежные документы» и др.

Приход и расход наличных из кассы отражают следующими записями (таблица 3).

Как следует из данной таблицы, в организации применяется некорректная корреспонденция при возврате денежных средств покупателям напрямую через счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», в то время как должен быть задействован счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям». Розничная выручка приходуется операцией дебет 50 кредит 62, в то время как выручку, полученную от покупателей – физических лиц, рекомендуется кредитовать со счетом 90-01 «Выручка». Кроме этого, во избежание превышения лимита остатка кассы предприятие практикует выдачу денежных средств под авансовый отчет генеральному директору или заведующему складом с последующим возвратом.

Таблица 3

Корреспонденция счетов по учету в кассе

Программа 1С, применяемая для автоматизации учетных процессов в ООО, учитывает все требования бухгалтерского и налогового учета.

Аналитический учет кассовых операций на предприятии организован по каждой операционной кассе. По окончании дня бухгалтер-кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

Кассовые операции заключаются в получении и хранении наличных денег от покупателей за проданную продукцию, в своевременной и полной сдаче выручки в банк, а также в оформлении соответствующих документов.

В настоящее время в РФ установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в размере 100 тыс. руб.[8] Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному или нескольким денежным документам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Организация данный предел не нарушила.

Таким образом, не все операции, связанные со счетами 50 и 51 в выполнены в соответствие с Планом счетом. Проверка сопоставимости остатков в регистрах учета и в отчетности нарушений не выявила.

3. Рекомендации по улучшению кассовой работы на предприятии

3.1. Направления совершенствования организации кассовых операций

Исследование организации учета наличных денежных средств было выполнено при помощи проверки сплошным и выборочным методом изучения денежных документов (книг кассовой и кассира-операциониста, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных и расчетно-платежных ведомостей, выписок банка, платежных поручений и так далее), журналов-ордеров бухгалтерского учета и соответствующих им ведомостей, бухгалтерской финансовой отчетности (бухгалтерского баланса и отчета о движении денежных средств), учетной политики и других документов бухгалтерского учета.

В целом организация бухгалтерского учета денежных средств предприятия соответствует объемам учета и характеру осуществляемых хозяйственных операций. Предприятие имеет операционные кассы (розничные точки), центральную кассу, в которой осуществляется прием, хранение и расходование наличных денежных средств, а также расчетный счет, открытый в кредитном учреждении для осуществления безналичных расчетов. Обороты в учете и остаток денежных средств в кассе и на расчетных счетах отражен в регистрах бухгалтерского учета и бухгалтерском балансе достоверно, но остатки и обороты денежных средств, отраженные в отчете о движении денежных средств, не совпадают с данными учета и бухгалтерского баланса.

По результатам анализа состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля хранения и использования наличных денежных средств в организации выявлены следующие недостатки:

На предприятии не соблюдаются рекомендации по охране и транспортировке наличных денежных средств в центральную кассу, банк и из банка.

В настоящее время нормативными актами не установлено особых требований к оборудованию помещения кассы (операционной кассы) экономического субъекта, не являющего кредитной организаций. Данный вопрос полностью оставлен на усмотрение руководителей хозяйствующих субъектов. На этапе планирования и организации процедур по обеспечению сохранности наличной денежной массы субъекты вправе применять Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (приложение № 2 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40) и Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (приложение № 3 к нему же). Данные нормативные акты утратили юридическую силу, однако их можно использовать в качестве ориентира.

Руководителю предприятия следует предоставить охрану при транспортировке наличных денежных средств и других ценностей из кредитных учреждений или сдаче в них, а также, в случаях необходимости, – транспорт, либо заключить договор на инкассацию с банком.

При транспортировке денежных средств сотруднику, исполняющему обязанности кассира, сопровождающим его лицам, а также водителю транспорта запрещено:

использовать попутный или общественный транспорт, а также следовать пешком;

разглашать сведения о маршруте движения, размере доставляемых наличных денежных средств и ценностей;

посещать по пути магазины, рынки и другие общественные места;

допускать в салон транспорта лиц, не назначенных руководителем экономического субъекта для доставки денежных средств;

выполнять какие-либо еще поручения и иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

На предприятии отсутствуют плановые инвентаризации кассы.

Плановая инвентаризация кассы производится в случаях, которые установлены нормативно-правовыми актами. Сроки и регламент проведения инвентаризации должны утверждаться заранее в локальных нормативных актах: учетной политике, положении об инвентаризации и других дополнительных распорядительных документах экономического субъекта. В учетной политике не установлены правила проведения инвентаризации, в том числе плановых инвентаризаций кассы. В организации практикуется лишь внезапные инвентаризации.

На предприятии имеются случаи, когда отсутствует подписи на денежных документах.

Пункт 4.3 Указания N 3210-У [8] устанавливает, что кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Следовательно, данные документы считаются недействительными. Хозяйственные операции, совершенные на основании данных документов, также могут быть признаны контролирующими субъектами. Данная цепочка приводит к тому, что последующие документы также составлены не верно (остатки в кассовой книге), регистры сформированы с лишними записями и остаток денежных средств отражен некорректно.

На предприятии выявлены нарушения соблюдения обязательного правила выдачи под авансовый отчет денежных средств исключительно на условиях полного расчета сотрудника – подотчетного лица по ранее полученным авансам.

Подотчетное лицо должно в срок, который не превышает трех рабочих дней с момента выдачи наличные деньги под авансовый отчет, либо со дня выхода на работу после командировки, предоставить в бухгалтерию главному бухгалтеру либо бухгалтеру (а при их отсутствии – генеральному директору) авансовый отчет с приложением подтверждающих первичных документов. Проверка авансового отчета сотрудником бухгалтерии, его утверждение генеральным директором и окончательный расчет по авансовому отчету производятся в срок, установленный руководителем экономического субъекта. Выдача наличных денег под авансовый отчет осуществляется только при условии полного возврата подотчетным лицом дебиторской задолженности по ранее полученной сумме наличных денежных средств под авансовый отчет.