Файл: Учетные документы и их значения.pdf

ВВЕДЕНИЕ 

Значимость темы курсовой работы состоит в том, что в практической деятельности каждого бухгалтера появляются самые разнообразные вопросы относительно правильности оформления первичных учетных документов, в которых отражается соответствующая первичная учетная информация. Экономические факты учитываются на основе первичных документов, составление которых является первоначальным этапом бухгалтерского цикла. При этом экономическим фактом признается сделка, операция, событие, которые изменили или могут изменить активы, права и обязательства, затраты, расходы, доходы, финансовые результаты предприятия.

Цели работы: дать определение - первичные учетные документы; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

Прикладная значимость работы заключена в том, что от того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Задачи курсовой работы: определить значение первичных документов, рассмотреть правила заполнения первичных документов.

Аспекты регламентирования применение первичных документов освещены в таких нормативных документах как Налоговый Кодекс РФ и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Значение правильного заполнения первичных документов как составной части бухгалтерского и налогового учета затронуто в научно-исследовательских работах известных отечественных ученых, где изложены отдельные теоретические аспекты первичных документов, но не учитываются все проблемы их практического применения.

В связи с этим очевиден недостаток разработанной научно-методологической базы для разработки правил документального оформления первичных документов и их использование для налогового и бухгалтерского учета. 

1. Первичные учетные документы и их значение

1.1. Понятие первичных учетных документов

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы носят название первичных учетных документов.^[1]

Под первичным документом следует рассматривать документ, составленный по определенной форме, отражающий проведенную организацией хозяйственную операцию. Первичные документы обладают юридической силой (следовательно, могут быть приняты к учету) только при условии, что они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такое определение можно составить, основываясь на формулировке, содержащейся в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа.

Документы бухгалтерского и налогового учета должны составляться на русском языке. В случае использования наряду с государственным языком иностранного языка тексты на обоих языках, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, должны быть идентичными по содержанию (статья 3 Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации»).

Первичная документация представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции.

Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к применению финансовых санкций по отношению к предприятию.

Множество первичных документов, подобно кирпичикам, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этом фундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которых собираются все первичные документы и группируются определенным образом, и, наконец, это здание венчает крыша, т.е. бухгалтерская и налоговая отчетность предприятия, баланс и другие формы.

Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсем его не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен. Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичные документы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.

То же самое можно сказать и о налоговом учете. В 25 Главе, которая говорит о налоговом учете, сказано, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом. Можно проиллюстрировать это на примере: управление приобретает основное средство, в соответствии с ПБУ 6 амортизацию на это основное средство можно начислять только с первого числа месяца, следующего за месяцем, когда основное средство принято к учету. В соответствии с 259 статьей 25 Главы НК в налоговом учете амортизация начисляется только со следующего месяца после принятия основного средства в эксплуатацию.^[2]

Когда приобретается основное средство, составляется соответствующая бухгалтерская проводка, эта проводка базируется на первичном документе «Товарная накладная» (форма ТОРГ-12), выданная поставщиком. Форма товарной накладной приведена в Приложении № 1.

А вот проводка принятия к учету, должна обосновываться первичным документом «Акт приемки-передачи основного средства» (форма ОС-1). Форма акта приемки-передачи основного средства приведена в Приложении № 2.

Значит, если на предприятии отсутствует такой документ, то необоснованно начисляется амортизация, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В соответствии со 172 статьей 21 Главы НК можно принять к вычету НДС, уплаченный поставщику основного средства, только после принятия на учет этого основного средства, а принятие на учет оформляется только актом ОС-1.^[3]

Другой пример – это счета-фактуры. 169 статья 21 Главы НК приводит обязательные реквизиты счета-фактуры, и в этой же статье говорится о том, что неправильное заполнение или не заполнение одного из обязательных реквизитов счета-фактуры является основанием для непринятия к вычету НДС, указанного в этом счете-фактуре. Форма счета-фактуры приведена в Приложении № 3.

  Справка бухгалтера – это один из первичных учетных документов, являющихся подтверждением данных налогового учета (статья 313 НК РФ). Справка бухгалтера при ведении налогового учета выполняет функцию уточнения данных бухгалтерского учета. При этом можно выделить три типа корректировок данных бухгалтерского учета посредством справки бухгалтера:
- обосновывает необходимость внесения исправительных записей в бухгалтерские учетные регистры в случае выявления ошибок;
- при недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах, служит основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. В этих случаях справка бухгалтера является первичным учетным документом;
- применяется для обобщения или группировки некоторых данных бухгалтерского учета в случаях, когда для этих целей не могут быть использованы регистры бухгалтерского учета.

При этом справка бухгалтера используется в качестве специальной разработочной таблицы как вспомогательный регистр бухгалтерского учета.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

При наличии в учетном документе всех перечисленных в Законе реквизитов (Таблица № 1, таблица № 2), документ может рассматриваться в качестве первичного учетного документа, приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Поскольку хозяйственные операции имеют большое значение для налогообложения, то здесь необходимо учитывать определенные особенности.

В качестве первичных учетных документов, подтверждающих налоговый учет, целесообразно рассматривать не только первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, но и сводные учетные документы (разработочные таблицы и другие документы, группирующие информацию об объектах налогообложения).

В зависимости от характера экономических фактов и технологий обработки информации лица, предусмотренные в ст. 13 Закона, могут включать в первичные документы дополнительные элементы. Например, основание для выполнения хозяйственной операции, которое установлено соответствующим документом (приказ, договор и т.п.) и другие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции.

Также согласно требований Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

- наименование, номер и серия, дата составления документа;

- наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ, а также субъекта-получателя документа (а для физических лиц - идентификационный номер);

- содержание экономических событий, а также количественные и стоимостные единицы, в которых выражаются экономические события, и должность, фамилия, имя и подпись (в том числе цифровая) лиц, ответственных за осуществление и отражение экономических событий. ^[4]

Практика свидетельствует, что к наиболее типичным ошибкам, допускаемым при заполнении и использовании первичных учетных документов, можно отнести следующие:

- отсутствие всех обязательных реквизитов, требуемых действующим законодательством, в используемых первичных учетных документах (например, номер и дата составления документа), а также неправильное или небрежное заполнение некоторых реквизитов первичных документов;

- использование форм первичных документов, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения отдельным приказом руководителя предприятия или в приложении к учетным политикам;

- оформление или использование первичного учетного документа, содержащего информацию, не отражающую реальную хозяйственную операцию или основанную на несуществующей хозяйственной операции;

- заполнение первичных учетных документов частично или полностью простым карандашом с целью возможного дальнейшего изменения содержания первичных документов;

- отсутствие приказа руководителя предприятия об утверждении перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных учетных документов;

- отсутствие в первичных документах подписей лиц, ответственных за осуществление хозяйственных операций и их отражение в учете, а также подписание первичных учетных документов не уполномоченным на то лицом;

- наличие исправлений в первичных учетных документах, в которых запрещаются какие-либо исправления, а также нарушение установленных правил, предусмотренных для исправления ошибок в первичных учетных документах, где подобные исправления допустимы;

- расхождение сумм бухгалтерских записей на счетах учета хозяйственных операций с суммами, фактически отраженными в имеющихся первичных учетных документах;

- допущение умышленных и неумышленных арифметических ошибок при проведении таксировки первичных документов;

- нарушение установленных правил хранения первичных учетных документов и т.п. ^[5]

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

В связи с тем, что на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский и налоговый учет, прежде чем отразить операцию следует удостовериться в ее документальном подтверждении.

Ответственность за правильное составление и применение первичных документов несут лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета, составление финансовой отчетности, а также лица, составляющие и (или) подписывающие первичные документы. Каждому бухгалтеру следует четко знать, на чем основаны требования о том, что любую хозяйственную операцию следует правильно документально оформлять, а также какие предусмотрены правовые последствия отсутствия первичных учетных документов и их неправильного оформления с учетом норм действующего в настоящее время законодательства.^[6]