Файл: Разработка модуля учёта для библиотеки на базе программного продукта 1С: Предприятие.pdf

Введение

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

На сегодняшний день имеется множество различных коммерческих программных продуктов, с помощью которых можно улучшить свой бизнес, но данные программы либо имеют сугубо общий функционал, либо глубоко направленный. Поэтому невозможно выделить из автоматизированных информационных систем лучшую для автоматизации производства того или иного предприятия, из-за чего некоторые прибегают к разработке собственной. Все это свидетельствует об актуальности внедрения специализированных систем автоматизации производства.

Таким образом, актуальность темы дипломной работы не вызывает сомнения.

Целью работы является разработка модуля учёта для библиотеки на базе программного продукта 1С: Предприятие.

Объектом исследования является городская библиотека.

Предметом исследования выбран процесс учёта выдачи и возврата книг в библиотеке.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Библиотечный фонд – это совокупность имеющихся в библиотеке произведений печати и других материалов, которые предоставляются на тех или иных условиях в пользование читателей.

В состав библиотечного фонда учебной библиотеки входят как книги художественного характера, так и общеобразовательные учебники, и учебники по профессиональной подготовке.

Учет библиотечного фонда – это прием поступивших в библиотеку изданий, запись прибывших и исключение по тем или иным причинам непригодных для читателей изданий в документах библиотеки, которые дают точные сведения о наличном составе фонда и помогают обеспечить его сохранность.

Ни одна книга не может быть принята в библиотеку без сопроводительного документа, а также исключена из библиотеки без акта с обоснованием причины, по которой книга выбывает из фонда, иначе говоря, движение фонда должно быть документировано.

В учебной библиотеке применяется индивидуальный учет – учет каждого экземпляра книги.

Каждой книге, подлежащей индивидуальному учету, присваивается один инвентарный номер. Если книга выбывает из библиотеки, данный инвентарный номер никогда никакому другому изданию не дается.

По инвентарной книге устанавливают цену книги, наводят справку о времени ее приобретения. Кроме того, по ней можно узнать, есть ли книга в библиотеке или уже списана, когда, а это, в свою очередь, дает возможность установить, по какой причине выбыла книга.

Причин, вызывающих исключение литературы из библиотеки, несколько: часть книг, прослуживший определенный срок, изнашивается, и их исключают по ветхости; иногда читатели не возвращают взятые в библиотеке книги; так же книга может быть утеряна читателем; некоторые книги устаревают по своему содержанию; по причине не соответствия профилю; или выбывают из библиотеке по «неизвестным» причинам [2].

Характеристика существующих бизнес – процессов

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса, тут видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма процесса учёта в библиотеке.

Декомпозиция процесса учёта в библиотеке представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Декомпозиция диаграммы процесса учёта в библиотеке.

Рассмотрим более подробно процесс учёта в библиотеке. Библиотекарь оформляет абонемент на читателя и вносит соответствующую информацию в базу данных. Если данные о читателе уже имеются в базе, то библиотекарь проверяет отсутствие просроченных задолженностей у читателя. Библиотекарь осуществляет поиск запрошенной литературы, в случае положительного результата выдаёт книгу читателю, внеся данные в систему. После возврата книги, библиотекарь проверяет состояние книг и вносит соответствующую отметку в систему. Если книга находится в непригодном для дальнейшего использования состоянии, то библиотекарь создаёт документ списания книги. В течении периодов библиотекарь формирует необходимые отчёты.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система предназначена для решения автоматизации повседневной работы библиотекаря. Основной единицей информации в системе является документ.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций специалиста службы логистики.

Практически все операции выполняются библиотекарем вручную, лишь при оформлении отчетов сотрудники используют пакет офисных программ таких как Microsoft Word, Excel, надо отметить что данные для отчета собираются вручную, что существенно затрудняет работу библиотекарей и увеличивает время подготовки отчетов;

Задолженности читателей по книгам также выявляются путем просмотра библиотекарем карточек читателей на абонементе, что имеет в недостатках не только большие затраты времени, но и велика ошибка библиотекаря при монотонности труда, велика вероятность пропуска карточек должников.

Основные цели автоматизации библиотеки:

• повышение качества обслуживания читателей (пользователей), включая расширение состава оказываемых им услуг и предоставляемой литературы;
• создание более комфортных условий работы пользователей и персонала библиотеки;
• повышение доступности и сохранности фондов;
• освобождение сотрудников от рутинных работ, связанных с подготовкой каталожных картотек, библиографических списков и т.п.

Автоматизация технологических процессов в библиотеке призвана обеспечить следующие возможности:

• одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации;
• многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных карточек, указателей;

- автоматизированный учет и ведение статистики по всем процессам.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.1.3.

Рис. 1.3. Схема документооборота

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы, позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки учета, а также позволит более обосновано подходить к вопросам планирования деятельности.

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

1.4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Если говорить о мощных, гибких и доступных системах, то бесспорным лидером автоматизированных систем предприятий на российском рынке являются решения фирмы 1С, которые позволяют создать на своей базе систему любой сложности.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально 1С:Предприятие было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит свое применение в областях, далеких от собственно бухгалтерских задач.

Так же в пользу выбора платформы 1С как среды разработки говорят следующие преимущества: 

- Современный дизайн интерфейса и повышенная комфортность для пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

- Легкость освоения для начинающих и высокая скорость работы для опытных пользователей. Значительное ускорение массового ввода информации и эффективное использование клавиатуры.

- Варианты работы от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий.

- Резервирование кластера серверов, резервирование рабочих процессов и устойчивость к обрыву канала связи.

- Доступ пользователей только к необходимым данным. Запрещенные поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах.

Для разработки АИС была выбрана версия 8.2, так как имеет следующие преимущества

- Работа в тонком клиенте через Интернет или прямо в Интернет-браузере, без установки системы на компьютер пользователя.

- Работа под управлением ОС Windows или Linux. В составе системы могут присутствовать компьютеры с различными операционными системами. Это обеспечивает возможность выбора при внедрении архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

- Реализован режим управляемого приложения, обеспечивающий автоматическое изменение интерфейса в соответствии с выбранной при внедрении функциональностью, ролями пользователей и индивидуальными настройками;

- Программа быстрее и надежнее работает в отличии от более ранних версий, особенно при росте объемов данных в базе.

При разработке АИС был использован программный продукт "1С:Предприятие 8. Версия для обучения программированию", который с 13.05.2013г. доступен в виде электронной поставки для бесплатного скачивания на официальном сайте фирмы "1С".