Добавлен: 19.10.2018
Просмотров: 7392
Скачиваний: 3
11
Рис. 1.6. Состав полей таблицы "СОТРУДНИК"
Введите описания всех полей.
Обратим внимание на поле «Должность». Для выбранной категории
сотрудников имеется всего четыре возможные должности: ассистент, старший
преподаватель, доцент и профессор. Хорошо было бы заменить ввод этих
значений выбором их из списка. В ранних версиях Access задавать домен (либо
путем прямого ввода списка значений, либо путем связи с файлом подстановки)
можно было только при создании запроса или экранной формы. В последних
версиях (начиная с Access 97) стало возможным задать его и при описании
таблицы. Используем “Мастер подстановок” при определении типа данных
поля “Должность”,
Для этого можно либо при выборе типа указать “Мастер подстановок”
(см. последнюю строку в ниспадающем списке типов полей на рис. 1.5), либо
выбрать позицию “Поле подстановки” в меню “Вставка”.
Последовательность шагов при создании поля подстановки изображены
на рис 1.7-1.9. При создании поля с помощью мастера подстановок имя поля
можно не задавать, а сразу перейти к столбцу “Тип данных” и выбрать в
списке строку “Мастер подстановок”. Имя поля будет задано позже в процессе
создания поля с помощью мастера.
12
Рис. 1.7. Создание столбца подстановки. Начальный экран
Так как список создаваемый в рассматриваемом случае короткий и
стабильный, то создадим столбец подстановки с фиксированным набором
значений (рис. 1.7). В появившемся далее окне введем требуемые значения (рис.
1.8).
13
Рис. 1.8. Создание столбца подстановки. Столбец с введенным списком
значений
Далее зададим имя этого поля (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Создание столбца подстановки. Задание имени столбца
14
При создании поля таким способом его тип будет “текстовый” и длина –
50. После создания поля с использованием мастера подстановок с
фиксированным набором значений его тип и длину можно скорректировать.
При вводе данных в таблицу значения полей подстановки можно не
вводить с клавиатуры, а выбирать из заданного списка. Чтобы нельзя было
ввести значения, отсутствующие в списке, надо в свойствах поля на вкладке
“Подстановка” в позиции “Ограничиться списком” задать значение “Да”. В
этом случае использование поля подстановки обеспечит не только более
эффективный ввод данных, но и более жесткий контроль целостности базы
данных.
Если число значений поля подстановки достаточно велико, и они могут
меняться со временем, то следует использовать вторую альтернативу –
использовать значения из другой таблицы/запроса (рис. 1.10-1.12). Эта
возможность используется в нашем примере для поля «КОД_КАФЕДРЫ»,
значения которого будут браться из таблицы «КАФЕДРА». Естественно, что
таблица «КАФЕДРА» должна быть предварительно создана.
2
Для создания поля подстановки, источником для которого служит другая
таблица, лучше сначала создавать основную таблицу (в паре “КАФЕДРА”-
“СОТРУДНИК” основной будет таблица “КАФЕДРА”), а затем создавать поле
подстановки (в нашем случае это поле “Код_кафедры” в таблице
“СОТРУДНИК”). Если поле уже было создано (как в нашем случае), то его
можно скорректировать, выбрав в столбце “Тип данных” позицию “Мастер
подстановки” (рис. 1.10) и далее выполнить те шаги, которые описаны ниже.
2
Если вы изучаете данное пособие, выполняя на компьютере описываемые действия, то временно отложите выполнение шагов по созданию поля
подстановки из другой таблицы. Завершите создание таблицы СОТРУДНИК как описано далее; затем создайте таблицу КАФЕДРЫ, свяжите эти
таблицы. После этого откройте таблицу СОТРУДНИК в режиме «конструктор» и выполните описанные здесь шаги.
15
Рис. 1.10. Создание поля подстановки (шаг 1)
В окне «Создание подстановки» выбираем альтернативу «Столбец
подстановки использует значения из таблицы или запроса» (рис. 1.11).
Рис. 1.11. Создание поля подстановки (шаг 2)