Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса транспортной доставки товаров.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Каждая организация рассматривается в виде совокупности ее параметров, которые не являются постоянными, а способны изменяться под воздействием управленческих решений и внешней среды компании. Под внешней средой понимают совокупность факторов, которые оказывают воздействие на деятельность компании. Внешняя среда делится на две категории: факторы косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия.

Макросреда включает в себя факторы косвенного воздействия, оказывающие влияние в целом на все организации, действующие в той или иной отрасли. К ним относят факторы, характеризующие развитие национальной экономики в целом.

Микросреда содержит факторы, которые оказывают влияние на деятельность конкретной организации. Эти факторы определяют конкурентоспособность компании по сравнении с другими организациями, осуществляющими деятельность в определенной отрасли. К таким факторам относятся: поставщики ресурсов компании, потребители продукции, работ или услуг, конкурентная среда, а также посреднические организации.

К факторам макросреды относятся взаимодействие с транспортными организациями в процессе доставки товара. Для организации важным является контроль поставок товара. Не вовремя предоставленные товары могут повлечь за собой издержки, связанные с простоем процесса производства товаров или отказа от покупки заказчиков.

Актуальность работы заключается в высоком уровне развития информационных технологий в области логистических процессов.

Объектом исследования является процесс транспортной доставки заказов.

Предметом исследования является автоматизация процесса транспортной доставки заказов.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса транспортной доставки товаров.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

---

Процесс транспортной доставки заказов является одним из направлений логистической деятельности организаций, осуществляющих оптовую и розничную торговлю. Входным информационным потоком процесса транспортной доставки заказов являются выбранные заказчиком товары.

Выходными информационными потоками процесса являются:

1. Отправленный заказ – заказ, который был собран, упакован и передан в пункт выдачи заказчиком.
2. Раскомплектованный заказ – заказ, который не был выкуплен заказчиком, был возвращен продавцу и передан на склад организации.

В рамки рассматриваемой задачи входят:

1. Комплектация заказа.
2. Упаковка заказа.
3. Отправка заказа.
4. Возврат заказа.

Процесс транспортной доставки заказов связан с процессом складского учета, которые является источником данных о наличии товаров и подготовке заказов для доставки транспортной компанией.

Важность задачи в целом для предприятия заключается в том, что при своевременной обработке заказов происходит повышение лояльности клиентов, что положительно сказывается на репутации магазина и уровне спроса на товары компании. А также со снижением издержек, связанных с хранением товаров на складе.

В процессе транспортной доставки заказов задействованы менеджеры по логистике, которые осуществляют контроль и планирование доставки заказов. Также в процессе решения задачи задействованы сотрудники склада, которые осуществляют комплектацию и передачу заказа для последующей доставки.

Основными определениями и понятиями, свойственными рассматриваемой области являются:

1. Товары - часть активов организации, которая используется для реализации и извлечения прибыли.
2. Заказ – комплект товаров, выбранных покупателем.
3. Доставка заказа – процесс перемещения товаров от продавца до пункта выдачи, в котором его заберет покупатель.

Результатным показателем процесса является количество реализованных товаров и количество невыкупленных заказов.

Результатными документами, в которых отражаются результатные показатели, являются:

1. Договор купли-продажи.
2. Накладная.

Процесс транспортной доставки товаров осуществляется следующим образом:

1. Отдел продаж передает на склад перечень товаров заказа для комплектации.
2. Кладовщики осуществляют подготовку, комплектацию и упаковку товаров для дальнейшей доставки.
3. Упакованный заказ передается в отдел логистики.
4. Менеджер по логистике осуществляет выбор параметров доставки заказа и передает его в транспортную компанию.
5. Если заказ не был выкуплен, транспортная компания осуществляет доставку заказа продавцу.
6. Когда заказ поступает в организацию, он подлежит раскомплектации и размещению на складе организации.
7. Характеристика существующих бизнес – процессов

---

Характеристика существующих бизнес-процессов организации будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов организации с использованием методологии IDEF0.

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса транспортной доставки заказов. Управление процессом осуществляется согласно регламентам и должностным инструкциям, механизмом процесса является менеджер по логистике. Входом процесса является товар, выбранный покупателем. Выходом процесса является доставленный заказ и раскомплектованный заказ.

Процесс доставки товаров включает в себя следующие этапы обработки заказа:

1. Комплектацию заказа.
2. Упаковку заказа.
3. Доставку заказа.
4. Возврат заказа.

Декомпозиция процесса представлена на рисунке 2.

На рисунке 3 представлена декомпозиция процесса комплектации заказа. Менеджер осуществляет проверку наличия товарных позиций на складе организации, если товар есть в наличии, все позиции заказа комплектуются. Менеджер оформляет сопроводительную документацию, в которую входит договор купли-продажи и накладная на выдачу товара со склада.

На рисунке 4 представлена модель процесса упаковки заказа. В зависимости от вида товарных позиций подбирается упаковочный материал. Товар упаковывается в упаковочный материал, к нему прикладывается сопроводительная документация. Товар и документация упаковывается в коробки и передается для доставки.

На рисунке 5 представлена модель процесса отправки товара.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса доставки товаров

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса

Рисунок 3. Модель бизнес-процесса комплектации заказа

Рисунок 4. Модель процесса упаковки заказа

Рисунок 5. Модель процесса отправки заказа

В зависимости от габаритов заказа, менеджер по логистике осуществляет выбор транспортного средства, на котором будет доставляться заказ. Затем выбирается водитель, категория которого подходит для вождения выбранного транспортного средства. Затем осуществляют загрузку транспортного средства. Менеджер по логистике регулярно отслеживает следование транспортного средства маршруту до тех пор, пока машина не доставит груз в пункт выдачи заказов.

---

На рисунке 6 представлена модель возврата товара. Заказ хранится в пункте выдачи товара в течении ограниченного срока. Если покупатель не забрал заказ, его возвращают отправителю. Когда заказ поступает отправителю, менеджер по логистике осуществляет раскомплектацию заказа, проверяет соответствие товарных позиций сопроводительной документации и передает товар на склад.

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При осуществлении бизнес-процесса используются следующие документы:

1. Договор купли-продажи, в котором отражаются права и обязанности продавца и покупателя.
2. Накладная, в которой содержится перечень товарных позиций заказа.

Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема документооборота представлена на рисунке 7. В процессе формирования документооборота менеджер по логистике осуществляет запрос наличия товара на складе. Если на складе есть выбранные товары, менеджер формирует накладную, которая передается на склад для комплектации заказа. Кладовщики осуществляют комплектацию заказа и передают его менеджеру по логистике. Менеджер сверяет заказ, согласно накладной, печатает договор купли-продажи и передает заказ в транспортную компанию. Транспортная компания передает заказ в пункт выдачи, где покупатель подписывает документы [2].

Рисунок 6. Модель процесса возврата заказа

Рисунок 7. Схема документооборота

В таблице 1 представлены временные затраты на формирование документооборота процесса транспортной доставки товаров.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Накладная	Договор
Количество документов в год, шт.	100 000	10 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	30 000
Частота возникновения в год	1	1
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	260 000	220 000

Согласно данным таблицы, в текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процесс формирования документов не автоматизирован, и все документы составляются вручную.

---

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс транспортной доставки товаров, будут устранены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на обработку заказа, связанные с обработкой документов.
2. Высокие временные затраты на осуществление документооборота между отделами организации.
3. Высокая трудоемкость обработки данных (480 000 ч/часов в год).

В таблице 2 представлен расчет трудозатрат на формирование документооборота после внедрения информационной системы.

Таблица 2

Трудозатраты на формирование документооборота

Характеристика	Накладная	Договор
Количество документов в год, шт.	100 000	10 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	30 000
Частота возникновения в год	1	1
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	160 000	120 000

В результате проведенного анализа можно сделать вывод, что трудозатраты на формирование документооборота после внедрения информационной системы будут значительно снижены, следовательно, внедрение информационной системы можно считать целесообразным.

2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных и выходных документов автоматизируемого бизнес-процесса. В рассматриваемом бизнес-процессе отсутствуют входные документы.

Выходными документами бизнес-процесса являются:

1. Накладная.
2. Договор купли-продажи.

Накладная представляет собой документ, в котором перечислены товарные позиции заказа, которые выбрал покупатель. Накладная составляется вручную. Накладная имеет унифицированную форму, поэтому не потребуется оригинальное проектирование формы документа. Документ должен иметь возможность печати и сохранения в форматах: .doc, .docx, .xlsx, .xls для обеспечения удобства дальнейшей обработки.

Договор купли-продажи имеет унифицированную форму, поэтому не потребуется оригинальное проектирование формы документа. Документ должен иметь возможность печати и сохранения в форматах: .doc, .docx, .xlsx, .xls для обеспечения удобства дальнейшей обработки.

---