Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Разработка бюджетов» (дерево функций и сценарий диалога).pdf

Введение

Одним из важных инструментов управления предприятием в условиях рыночной экономики является бюджетирование. Технология разработки бюджетов предусматривает сопоставление плановых значений показателей деятельности на текущий момент с фактическими для принятия управленческих решений.

Главная цель разработки бюджетов - повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия благодаря целевой направленности всех событий, выявлению и минимизации рисков и негативных последствий, повышению управляемости бизнес-процессов предприятия и, как следствие, рост стоимости бизнеса.

Однако процесс бюджетирования невозможно осуществить без управленческого учета, что еще раз подтверждает, что в современных условиях жесткой конкуренции нельзя недооценивать его роль на предприятии. Организация бюджетирования позволяет согласовать деятельность подразделений внутри компании и подчинить её общей стратегической цели. Бюджеты охватывают все стороны хозяйственной деятельности и включают плановые и отчетные (фактические) данные.

В бюджетах отражены цели и задачи компании. Поэтому в процессе бюджетирования обеспечивается текущий контроль за решениями и процедурами по достижению запланированных финансовых показателей в результате образования, распределения и использования хозяйственных средств компании на всех стадиях ее создания, деятельности, реорганизации и ликвидации, а также в результате формирования и изменения стоимостных оценок и пропорций активов и пассивов компании.

Целью работы является проведение разработки бюджетов.

Задачи курсовой работы:

описание процесса разработки бюджетов;

анализ процесса;

моделирование процесса;

реинжиниринг процесса;

разработка модуля информационной системы;

оценка экономической эффективности проекта.

1. Описание, моделирование и анализ процесса разработки бюджетов

1.1.. Выбор комплекса задач автоматизации

На рисунке 1 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия, соответствующая бизнес-процессу, протекающему в системе предприятия на данный момент времени, то есть без использования ИС, проектируемой в работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0.

Рис.1. Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности «Интеркост»

Разработка бюджетов - это процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов. Обычно создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи распределения экономических ресурсов, находящихся в распоряжении организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.

К числу основных задач бюджетирования относится следующее:

- обеспечение текущего планирования;

- обеспечения координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;

обоснование затрат предприятия;

создание базы для оценки и контроля планов предприятия;

исполнение требований законов и контрактов.

Методология бюджетирования представляет собой некоторый набор правил, по которым строится система. Компания, исходя из особенностей своего бизнеса, определяет, какими методами можно воспользоваться. Внедрение бюджетирования идет по двум направлениям:

1 разрабатывается основной или мастер-бюджет компании, который представляет собой систему комплексного бюджетного планирования всей деятельности и зависит от бизнес-процессов;

2 строятся бюджеты структурных подразделений и консолидированные бюджеты, состав которых зависит от организационной структуры компании.

В основе разработки бюджетов лежит общий бюджет, который представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для компании в целом. Он состоит из операционного и финансового бюджетов, состав которых компания определяет сама. Например, для производственных предприятий стандартный предлагаемый набор бюджетов, входящих в мастер-бюджет, выглядит примерно таким образом.

Операционный бюджет производственного предприятия:

бюджет продаж;

производственный бюджет;

бюджет производственных запасов;

- бюджет закупок (использования материалов или прямых затрат на материалы);

- бюджет общепроизводственных расходов;

бюджет трудовых затрат;

бюджет коммерческих расходов;

бюджет общих и административных расходов;

прогнозный отчет о прибылях и убытках.

Финансовый бюджет производственного предприятия:

бюджет капитальных затрат (инвестиционный бюджет);

бюджет движения денежных средств;

прогнозный баланс.

К финансовым бюджетам можно отнести также кредитный план, налоговый бюджет и т. д. Для торговых организаций состав бюджета будет другой.

Операционный бюджет торговой организации:

бюджет продаж;

бюджет закупок;

торговый баланс;

бюджет коммерческих расходов;

бюджет управленческих расходов;

прогнозный отчет о прибылях и убытках.

Финансовый бюджет торговой организации:

бюджет движения денежных средств;

кредитный план;

прогнозный баланс [2].

Бюджет предприятия - это инструмент планирования, сбора факта и анализа деятельности, составленный на следующий период в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.

Функциональный бюджет - бюджет, описывающий определенную сторону деятельности предприятия.

Операционный бюджет - бюджет, описывающий хозяйственные операции центра финансовой ответственности (центра финансового учета) [3].

Регламент системы бюджетирования - документ, представляющий в систематизированной форме описание процедур финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля, действующий на предприятии.

Регламент бюджетирования определяет:

цели системы бюджетирования;

участников процесса бюджетирования;

перечень объектов бюджетирования;

полный набор (классификатор) бюджетов и вспомогательных расчетов;

форматы бюджетов;

Организационно-временной регламент бюджетирования:

бюджетный период (горизонт планирования);

- сроки подготовки бюджетов (бюджетный цикл: сроки и порядок разработки, согласования, представления, консолидации и утверждения бюджетов);

- структура документов и форм, участвующих в бюджетном процессе;

- функции каждого участника процесса бюджетирования (распределение функций);

Организационный регламент подразумевает определение порядка формирования плановых показателей бюджета предприятия и его подразделений:

порядка формирования фактических показателей бюджета;

порядка контроля исполнения бюджета;

порядок проведения анализа исполнения бюджета;

- порядок проведения корректировки планов, целей, мероприятий и бюджетов подразделений и предприятия в целом.

Таким образом, бюджетирование обеспечивает текущее планирование организации финансовыми ресурсами, координирует работу подразделений, является обоснованием необходимых затрат и создаёт базу для оценки и контроля планов предприятия.

В деятельности предприятия «Интеркост» можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне (рис.2):

1) оформление заказа;

) согласование документации;

) оформление документации.

Рис.2. Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы деятельности компании «Интеркост»

Данные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, то есть в комплексе составляют единый бизнес-процесс компании.

Итоговыми документами являются отчеты, передаваемые либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия для принятия оперативных управленческих решений.

Среди функций управления, показанных на приведенных выше диаграммах, осуществляемых на предприятии «Интеркост» целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются оформления заказа.

Данная участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на имидже фирмы. Так же с помощью автоматизации данного участка мы сократим себестоимость продаж, что позволит стать более конкурентоспособными.

Подробнее рассмотрим этот участок.

Клиент приходит в магазин, выбирает товар. Далее следует примерка, если товар устроит покупателя - покупка.

Рассмотрим достоинства и недостатки такой торговли.

Достоинства:

клиента видит товар, может пощупать, померить;

нет необходимости доставки товара.

Недостатки:

мало клиентов, так как ограничение по времени, неудобно добираться и т.д.

бумажное оформление, что занимает много времени на обработку заказа;

1.2 Моделирование процесса разработки бюджетов

Рассмотрим бюджетирование деятельности на примере составления операционного бюджета в торговой организации, где процесс бюджетирования выполняется несколькими сотрудниками разных подразделений при помощи программы Microsoft Office Excel. Разобьём процесс на составляющие бюджеты и определим включающиеся в них работы. Операционный бюджет торговой организации включает 5 видов бюджетов: бюджет продаж, бюджет закупок и запасов, бюджет административно-управленческих расходов, бюджет коммерческих расходов, бюджет себестоимости.

Порядок составления Бюджета продаж:

Определение объёма продаж каждого продукта (изделий, услуг) на первый месяц бюджетного периода в натуральном выражении;

Установление цены каждого продукта на первый месяц бюджетного периода;

Определение месячного объёма продаж для каждого продукта (умножение объёма продаж в натуральных единицах на цену, установленную по каждому продукту);

Определение динамики цен (среднемесячный темп инфляции, %) и динамики сбыта (темп среднемесячного роста объёмов продаж, %) на бюджетный период;

Определение динамики продаж каждого продукта по месяцам (умножение объёма продаж каждого продукта за первый месяц бюджетного периода на соответствующий темп роста);

Определение объёма продаж за год по всем продуктам и всем месяцам бюджетного периода.

Порядок составления Бюджета закупок и запасов:

Определение нормативных значений запасов закупаемых товаров на конец месяца в натуральных величинах по месяцам;

Определение стоимости запасов по всем месяцам.

Порядок составления Бюджета административно-управленческих расходов:

Расчёт амортизации, расходов на аренду, содержание, эксплуатацию зданий и оборудования;

Расчёт расходов на оплату труда;

Расчёт расходов на канцелярские товары, услуги связи, коммунальные платежи, командировочные расходы;

Расчёт прочих расходов.

Порядок составления Бюджета коммерческих расходов:

Расчёт условно-переменных расходов на весь бюджетный период;

Расчёт условно-постоянных расходов на весь бюджетный период;

Определение общих коммерческих расходов.

Порядок составления Бюджета себестоимости:

Расчёт расходов на закупку товаров (стоимость приобретения);

Расчёт входящих логистических расходов;

Расчёт прямых расходов на хранение;

Расчёт прямых транспортных расходов;

Расчёт прямых коммерческих расходов;

Расчёт прямых затрат на единицу товара;

Расчет постоянных коммерческих и административно-управленческих расходов;

Расчет полной себестоимости продаж товаров.

Моделирование процесса начинается с определения количества, наименования работ, их входов и выходов, а так же исполнителей и информации необходимой для их осуществления.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, не показывая взаимосвязи между работами. Данная диаграмма для рассматриваемого процесса показана на рисунке А.1 приложения А.