Файл: «Автоматизация документооборота предприятия»(Теоретические аспекты разработки и внедрения систем электронного документооборота ).pdf
Добавлен: 23.05.2023
Просмотров: 252
Скачиваний: 3
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем
возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами - комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Управление проектами.
Данный блок 1С: Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно -организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Учет рабочего времени.
Несложный функциональный блок 1С: Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой - на подготовку и согласование документов.
Учет отсутствия сотрудников.
Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.
Контроль исполнительской дисциплины.
Важный функционал, встроенный в программу - контроль исполнительской дисциплины по задачам:
• Контроль сроков и объемов выполнения задач;
• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.
Классическое делопроизводство.
Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.
Учет мероприятий.
1С: Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания,
заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.
Механизм бронирования переговорных с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.
Форум.
Встроенный в 1С: Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Управление правами доступа.
Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.
Прочее.
• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции.
• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С: Предприятие 8.
• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
• Настройка интерфейса - штатная возможность 1С: Предприятие, но в программе 1С: Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.
Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений данной программы в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.
С целью автоматизции работы отдела продаж предлагается внедрение системы «1С CRM Проф 8», которая осуществляет автоматизацию взаимоотношений с клиентами и разработана на платформе 1С Предприятие 8.
В результате всестороннего анализа рынка выбор был сделан в пользу CRM-системы. Из проанализированных мы решили выбрать «1С CRM Проф 8», т.к. эта система максимально соответствует требованиям, выдвигаемым руководством компании. Решение позволяет с помощью стандартных и привычных для IT-специалистов инструментов доработать функциональность исходя из специфики бизнеса. Сейчас многие компании довольно часто выбирают эту систему, потому что она, как следует из ее названия, состоит из двух связанных между собой систем: из Управления торговлей (работа с заказом, со складом, управление доставкой, финансами и т.п.) и из CRM-системы. Это привлекает руководителей и владельцев бизнеса, потому что, как правило, управление взаимоотношениями с клиентами идет рука об руку с торговым учетом, и работать в двух отдельных системах не всегда бывает удобно и выгодно.
3.2. Оценка эффективности внедрения СЭД
Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом:
1. Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:
2. Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.
3. Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.
4. Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.
5. Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
6. Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.
7. Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.
8. Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора
9. Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.
Наиболее значимый результат управления документооборотом - это результат коммерческий.
Совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в ООО «Амтел» представлены в таблице 2.
Таблица 2.
Расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8
|
Вид расходов |
Величина, тыс. руб. |
|
1. Разработка технической документации, всего |
80 |
|
2. Автоматизация управления, всего |
410 |
|
3. Прочие расходы по автоматизации |
10 |
|
Итого расходов |
500 |
Итак, совокупные расходы на реализацию мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 500 тыс. руб.
Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 представлены в таблице 3.
Таблица 3.
Совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8
|
Наименование доходов |
Величина, тыс. руб. |
|
1. Снижение затрат за счет сокращения сроков рассмотрения и обработки документов (2%) |
959130 • 2/100 = 1918 |
|
2. Снижение прочих расходов за счет уменьшения заработной платы сотрудников (20 %) |
732 • 20 / 100 = 146 |
|
3. Уменьшение непредвиденных расходов, за счет снижения рисков |
20 |
|
4. Повышение эффективности работы с документами |
65 |
|
Итого доходов |
2149 |
Итак, совокупные доходы от реализации мероприятий по внедрению автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 составляют 2149 тыс. руб.
Экономическая эффективность любого проекта оценивается путем сопоставления доходов и расходов.
Определим экономический эффект от реализации данных мероприятий: 2149 - 500 = 1649 тыс. руб.
Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение автоматизированной программы 1С: Документооборот 8 в делопроизводство ООО «Амтел» принесет прибыль и позволит сократить издержки по документационному обеспечению управления и в целом повысить эффективность работы с документами в организации.
Заключение
Правильно организованное делопроизводство является залогом эффективной работы предприятия. В последние годы вопросы автоматизации делопроизводства все чаще стали привлекать к себе внимание широкой аудитории. Для коммерческих организаций главным стимулом перехода на электронное делопроизводство является необходимость повышения конкурентоспособности бизнеса.
Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД. Речь идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности использования СЭД.
Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.
Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия.
Помимо движения документов, профессиональные системы ЭДО содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.