Файл: Проектирование реализации операций бизнес–процесса «Реализация билетов через розничные кассы».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация постепенно становится повсеместной, в связи с чем успешность любой организации, которая не автоматизировала свои бизнес-процессы, рано или поздно встанет под вопрос. В частности это касается коммерческих организаций, которые имеют дело с денежными средствами и объемными потоками данных. Например, в продуктовых магазинах очень редко теперь встречается рукописный учет – и немудрено, ведь запутаться и сделать ошибку в «час пик» очень просто, а это может сказаться и на успешности работы продавца, и на всем магазине в целом. Подобная ситуация существует и в билетных кассах – конечно, проходимость данных учреждений не такая большая, как в продовольственном магазине, но все же достаточная. При этом важно, что реализация билетов через розничные кассы подразумевает выполнение денежных операций, а это очень ответственный момент для всех участвующих сторон.

В билетных кассах хранится достаточно значимый объем информации о мероприятиях, на которые продаются билеты – о концертных залах, о дате, времени и месте проведения, о самом мероприятии, о стоимости билетов и мн. др. И вся эта информация в наше время должна быть непременно перенесена в электронный вид – это позволит более эффективно осуществлять учет продаж, учет оставшихся билетов, делать маркетинговые прогнозы, анализировать сезонность и т.д.

Таким образом, цель работы – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Реализация билетов через розничные кассы». Для достижения данной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Осуществить выбор комплекса задач автоматизации
2. Охарактеризовать существующие бизнес–процессы, документооборот, возникающий при решении задач
3. Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению
4. Охарактеризовать информационную модель, нормативно–справочную, входную, оперативную и результатную информацию
5. Разработать общие положения и схему пакета базы данных
6. Описать программные модули и рассмотреть контрольный пример реализации проекта.

Объектом изучения предметной области выступает реализация операций бизнес–процесса, а предметом – процесс «Реализация билетов через розничные кассы».

Структура работы имеет следующий вид: первая глава – пять параграфов, вторая глава – восемь параграфов, введение, заключение, список литературы, а также 14 рисунков и 16 таблиц.

1.Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В ключе данной работы рассматривается деятельность розничных касс. В данном случае основной функцией деятельности является реализация билетов. Для эффективной реализации данной функции необходимо выполнить следующие задачи:

• анализ рынка;
• планирование продаж;
• заключение договоров с концертными залами;
• осуществление продаж;
• учет продаж.

Более подробно данные задачи рассмотрены в таблице 1.

Таблица 1

Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес–процесса приведена на Рисунке 1.

01

05

02

04

03

Рисунок 1. Взаимосвязь задач бизнес–процесса

Основной задачей была выбрана задача «Осуществление продаж», которая подразумевает под собой непосредственную реализацию билетов через розничные кассы.

Источником информации выступает отдел по продаже.

Входной информацией для задачи является прайс–лист на билеты.

Выходной информацией задачи является список покупателей, которые приобрели билеты.

Исполнителем выступает отдел по продажам.

Пользователями информации будут покупатели, сотрудники отдела по продажам и сотрудники отдела по маркетингу.

Характеристика существующих бизнес–процессов

В исследуемой задаче «Осуществление продаж» определено следующее содержимое:

1. Прайс–лист на билеты
2. Список покупателей
3. Описание билетов/мероприятий

В качестве внешнего окружения задачи выступают следующие факторы и документы:

1. Анализ рынка (определяет актуальные билеты)
2. Планы продаж (определяют содержание списка билетов и содержание прайс–листа билетов)
3. Договоры с концертными залами (определяют условия проведения мероприятий, на которые продаются билеты)

Внутреннее и внешнее содержание задачи «Определение перечня и стоимости билетов на определенную дату» проиллюстрировано на Рисунке 2.

Список покупателей

Прайс-лист

Описание билетов

Анализ рынка

Договоры с залами

Планы продаж

Рисунок 2. Содержание задачи «Осуществление продаж»

Исходя из порядка реализации билетов в розничных кассах на данный момент, можно точно сказать, что основная проблема во всей системе управления – неготовность и неумение работать за персональным компьютером, и тем более – использовать специально сконструированное программное обеспечение. Подавляющее число сотрудников розничных билетных касс до настоящего момента не сталкивалось с необходимостью компьютерной грамотности в силу возраста и/или отсутствия интереса. Тем не менее, для успешного функционирования розничных билетных касс наравне с конкурентами необходимо сделать так, чтобы все сотрудники не просто умели работать с компьютером, но и делали это быстро и корректно.

Для этого рекомендуется провести дополнительное адаптированное обучение для всех сотрудников, испытывающих сложности – обучение может быть устроено на специальных курсах по компьютерной грамотности либо на местах с приглашением специалиста по обучению. Важно, чтобы подобное обучение включало и плотное знакомство со специализированным программным обеспечением, которое будет внедрено для автоматизации исследуемой задачи. В таком случае получится сделать готовый продукт по–настоящему полезным и эффективным.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В качестве основных были рассмотрены следующие документы задачи:

1. Договор с концертным залом;
2. Договор на продажу билета;
3. Прайс–лист на билеты;
4. План продаж;
5. Анализ рынка.

Жизненный цикл договора с концертным залом представлен в Таблице 2.

Таблица 2

Договор по поставкам

Таблица 3

Договор на продажу билета

Жизненный цикл прайс–листа представлен в Таблице 4

Таблица 4

Прайс–лист

Жизненный цикл плана продаж представлен в Таблице 5

Таблица 5

План продаж

Жизненный цикл анализа рынка представлен в Таблице 6

Таблица 6

Анализ рынка

Трудозатраты, количество документов и количество их обновлений представлено в Таблице 7.

Таблица 7

Характеристика документов

Существующая практика управления и обработки информации обладает одним наиболее влиятельным и заметным недостатком – выполнение подавляющего числа операций посредством ручного труда. При подобном методе обработки информации, значительно снижается ее оперативность и эффективность, кроме того, верность выполняемых операций также стоит под вопросом.

Внедрение специально сконструированного программного решения позволит искоренить также следующие недостатки системы:

1. Уменьшение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
2. Снижение прозрачности бизнеса и его технологичности.
3. Отсутствие согласованности действий персонала и качества его работы.
4. Отсутствие контроля больших объемов информации.
5. Применения ручного труда.
6. Увеличение количества ошибок и повышение точности управления.
7. Невозможность параллельного решения нескольких задач.
8. Медленное принятие решений в стереотипных ситуациях.

Таким образом, при внедрении высокоэффективной информационной системы можно ожидать следующие положительные изменения:

1. Увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач. За счет автоматического режима одни и те же задачи могут выполняться быстрее, т.к. Автоматизированные системы более точны в действиях и не подвержены снижению работоспособности от времени работы.
2. Повышается качество работы. Исключение человеческого фактора значительно снижает вариации исполнения процесса, что приводит к снижению количества ошибок и, соответственно, повышает стабильность и качество процесса.
3. Повышается точность управления. За счет применения информационных технологий в автоматизированных системах появляется возможность сохранять и учитывать большее количество данных о процессе, чем при ручном управлении.
4. Параллельное выполнение задач. Автоматизированные системы позволяют выполнять несколько действий одновременно без потери качества и точности работы. Это ускоряет процесс и повышает качество результатов.
5. Быстрое принятие решений в типовых ситуациях. В автоматизированных системах решения, связанные с типовыми ситуациями, принимаются гораздо быстрее, чем при ручном управлении. Это улучшает характеристики процесса и позволяет избежать несоответствий на последующих стадиях.