Файл: Первичные учетные документы (Основы первичного учета на предприятии).pdf

Введение

На экономической площадке нашей страны с формированим рыночных отношений появилась необходимость в новом подходе к постановке учета на отдельно взятых участках финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий. Ведь неэффективное его использование приводит к резкому сокращению объемов реализации или производства, что в свою очередь сильно уменьшает доходную сторону предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Использовать и ,что самое главное, выявить эти резервы можно лишь с помощью тщательного учета и аудита.

Первичный учет представляет собой первую начальную стадию регистрации отдельных операций и системного восприятия, характеризующих хозяйственные процессы и явления, которые происходят на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах. 

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что оформление первичных учетных документов является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечиваябухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

В современных условиях, когда экономика России перестраивается на рыночные отношения и происходит интеграция в международное экономическое сообщество, переосмыслена роль бухгалтерского учёта в обществе. Если раньше бухгалтерский учёт был средством централизованного контроля, государства над деятельностью предприятий и государственной собственностью, то в настоящее время бухгалтерский учёт становится средством эффективного управления организацией. Без правильно поставленной системы учёта невозможно успешное функционирование организации любого типа.

Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса. 

Говоря о ведении первичных учётных документов, необходимо создавать некую систему разделения на уровни:

К первому уровню данной системы следует отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ко 2-му уровню относятся различные стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; На данном уровне системы Минфин РФ является единственным регулирующим органом нормативных документов. 

К третьему уровню нашей системы принадлежат все остальные методические рекомендации инструкции, (указания) , письма, комментарии Минфина РФ и других ведомств. 

К 4-й уровень системы принято относить все рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Именно рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем;документ по учетной политике предприятия; графики документооборота. 

Основная цель курсовой работы – изучение существующих действующих методик документооборота первичных бухгалтерских документов. 

Глава 1. Основы первичного учета на предприятии

1.1 Понятие первичных учетных документов и их значение

Сначала поговорим о том, что является документом и первичным документом бухгалтерии. Рассмотрим определение, актуальное в Российской Федерации. ЧТО ЭТО ТАКОЕ?

Первичным бухгалтерским учетом считают документальное подтверждение о выполнении определенных операций хозяйственного характера. Такие документальные подтверждения характеризуются наличием юридической силы. Главным инструментом считают первичную учетную документацию бухучета. Рассмотрим определение и первичного документа.

Под первичным документом понимают документ, что включает исходную информацию, полученную при исследовании, разработках, наблюдениях и иной деятельности.

В бухгалтерии первичная документация сдается или ее там составляют при совершении хозяйственных операций. Если это невозможно, то после окончания операции. Это доказательство произошедшего факта.

Первичным документом устанавливается ответственность определенного исполнителя за исполнения хозоперации.

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1.1). [1]

Рис. 1.1. Порядок составления первичных документов.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.[2]

• Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнитель­ные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).
• Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.
• Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имуще­ства с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.
• Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.
• Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.
• Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д. [3] .

Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

1.2 Классификация первичных учётных документов

Учитывая принципы и признаки группировки первичных документов, устанавливается следующая классификация.

По назначению бухгалтерская документация может делиться на:

• Распорядительные: доверенности, платежные поручения
• Исполнительные или оправдательные: акты, платежные ведомости
• Бухгалтерского оформления: справка, расчет, ведомость
• Комбинированного типа: кассовый ордер, требование, авансовый отчет
• Бланки строгой отчетности: квитанционная книжка, талон, абонемент, билет, диплом

Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

-документы по учету ОС и НМА;

-документы по учету сырья и материалов;

-документы по учету кассовых операции;

-документы по учету банковских операции;

-документы по учету НДС;

-документы по расчетам с подотчетными лицами;

-документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

В зависимости от объема содержания данных:

• Первичная документация: чек, кассовый ордер
• Сводная первичная документация: кассовый отчет, ведомость

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

В зависимости от способа отражения хозопераций:

• Разовый: кассовый отчет, ведомость
• Накопительного плана: лимитно-заборная карта, ведомость

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.[5]