Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Обоснование проектных решений по программному обеспечению).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время эффективная автоматизация любого вида деятельности предприятия может производиться только на основе применения информационных систем (ИС). Под автоматизацией можно понимать разработку ИС, или ее выбор на рынке с последующей адаптацией под специфику предприятия, а также процесс внедрения, обслуживания и ведения с целью модернизации.

Все вышеперечисленное обуславливает актуальность темы курсовой работы «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».

Наряду с актуальностью темы автоматизации операций бизнес-процесса продаж, следует отметить недостающую освещенность вопросов данной темы в литературе. В основном в публикуемых изданиях рассматриваются нормативные документы без приведения практических примеров, кроме того не проанализированы новые документы. Большинство журнальных статей являются субъективным мнением автора, что не дает гарантии правильности тех или иных методов применения положений автоматизации учета на практике.

Цель курсовой работы – проектирование реализации бизнес-процесса продаж. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

1. Проанализировать предметную область.
2. Выявить проблемные моменты.
3. Обосновать необходимость автоматизации.
4. Обосновать проектные решения по программному, информационному обеспечению.
5. Разработать базу данных и приложение для работы с ней.

Автоматизированный учет информации позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику работу, не отвлекаясь на перепроверку данных.

ГЛАВА 1.АНАЛИТИЧЕСКАЯЧАСТЬ

 1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Для автоматизации были выделены продажи.

Этот процесс являются ключевым для организации, и планируется, что именно его автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление организации.

Технологическая цепочка движения продукции от поставщика до конечного потребителя включает в себя следующие основные этапы:

1) В день доставки диспетчер выписывает в бухгалтерии накладные на получение товара на складе предприятия, распределяет экспедиторов по заказам.

2) На основе данных учета из базы данных, сформированных Отделом обмена данными, Отдел закупок формирует заказы поставщикам. Затем заказы отправляются к ним по факсу или электронной почте, после чего получают подтверждение о приеме заказа и сроках поставки, далее поставщик выставляет счет, который проверяется в отделе закупок, визируется и передается в бухгалтерию. После оплаты счета происходит поставка.

3) Кладовщик магазина осуществляет прием товара, доставленных поставщиком, принимает и подписывает накладные. Кладовщик в конце дня передает приходные накладные менеджеру складского учета, который осуществляет проводку прихода товара и отправляет копии накладных и счетов Отделу обмена данными.

4) Каждый день бухгалтерия представляет руководству справку о доступных средствах на счете в банке и список счетов для оплаты (счета поставщиков, налоговые выплаты, платежи за коммунальные услуги, аренду, связь, рекламу, кредиты и т.д.) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку.

5) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку. Также Администрация осуществляет различные управленческие функции (найм и увольнение сотрудников, ведение переговоров, заключение договоров с новыми поставщиками).

Отдел продаж отвечает за организацию и продажу товара в торговой точке. Также в функции отдела входит ведение статистики продаж.

К основным функциям, выполняемым в отделе продаж относятся:

1. Реализация услуг.
2. Создание условий для правильного выбора товаров покупателями.
3. Оформление кассовых и товарных операций, а также выдача покупателям кассовых, товарных чеков.
4. Доведение информации до сведения покупателей при продаже услуг, а также предоставление для ознакомления документов, предусмотренных законодательством.
5. Обеспечение исправности контрольно-кассовых машин, средств измерения, соблюдение правил хранения и использования торгового инвентаря.
6. Ведение учета объемов продаж, подготовка отчетов и представление их директору предприятия.
7. Составление планов продаж и отчетности об их выполнении.
8. Анализ результатов продаж и качества обслуживания покупателей и проведение мероприятий по повышению качества торгового обслуживания, по сокращению сроков и затрат на ведение торговых операций.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Специализированным средством для создания и разработки функциональных моделей систем является пакет BPwin.

Модель в BPwin представляет собой совокупность SADT– диаграмм, каждая из которых описывает отдельный процесс в виде разбиения его на шаги и подпроцессы. С помощью соединяющих дуг описываются объекты, данные и ресурсы, необходимые для выполнения функции.

Целью моделирования системы стало описание функционирования отдела по работе с клиентами.

Диаграммы – это главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Диаграммы строятся при помощи блоков. Каждый блок описывает какое-либо законченное действие.

BPwin поддерживает три методологии –IDEF0, IDEF3 и DFD. В данном пункте была построена IDEF0 модель.

В диаграмме IDEF0 четыре стороны блока имеют различное предназначение[1]:

-слева отображаются входные данные, исходные ресурсы для описываемой блоком функции (исходная информация, материалы);

-справа описываются выходные ресурсы – это результирующие ресурсы, полученные в результате выполнения описываемой блоком функции;

-сверху – управление – это то, что воздействует на процесс выполнения описываемой блоком функции и позволяет влиять на результат выполнения действия (правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа);

-снизу – механизм – это то, посредствам чего осуществляется данное действие.

Стандарт IDEF0 предназначен для функционального моделирования (для описания существующих бизнес– процессов на предприятии и положения вещей). Он представляет систему, как совокупность взаимодействующих функций. Стандарт IDEF0 базируется на трех основных принципах:

-принцип функциональной декомпозиции: любая функция может быть разбита на более простые функции;

-принцип ограничения сложности: количество блоков от 2 до 8 (в BPwin) – это условие удобочитаемости;

-принцип контекста: моделирование делового процесса начинается с построения контекстной диаграммы, на которой отображается только один блок – главная функция моделирующей системы.

В стандарте IDEF0 предполагается наличие двух типов диаграмм:

-контекстной диаграммы;

-диаграммы декомпозиции.

На рисунке 1.1 представлена контекстная диаграмма «Организовать продажу» модели в методологии IDEF0. На входе в диаграмму поступают данные о предпочтениях покупателя, на выходе информация о проданном товаре, товарный чек, гарантийный талон.

Рисунок 1.1 - Диаграмма «Организовать продажу»

На рисунке 1.2 показано, что контекстная диаграмма декомпозирована на следующие блок-процессы:

• просмотреть сайт;
• найти товар;
• просмотреть информацию о товаре;
• добавить товар в корзину;
• оформить заказ;
• получить и оплатить товар.

Рисунок 1.2 - Декомпозиция диаграммы «Организовать продажу»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Продажа товаров в рознице конечному потребителю за наличный расчет оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Документом регистрируются продажи за определенный период (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 – Схема документооборота торгового предприятия

Ввод остатков товаров оформляется документом «Оприходования товаров»

Основные документы:

•      Документ «Поступление товаров и услуг»;

•      Документ «Возврат поставщику»

Ценообразование оформляется документом «Установка цен номенклатуры».

Основные документы покупателя:

•      Документ «Реализация товаров и услуг»;

•      Документ «Возврат от покупателя»

Операции по складу:

•      Документ «Инвентаризация товаров на складе»;

•      Документ «Оприходования товаров»;

•      Документ «Списание товаров»

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Технологическое обеспечение разработки включает в себя описание технологий сбора, обработки, хранения и вывода информации.

Сбор информации осуществляется за счет анализа поступающих документов, касающихся вычислительной техники.

При внедрении программного продукта необходимо не только анализировать поступающую информацию, но и запросить документы, связанные с областью функционирования программного продукта из различных отделов компании. Это позволит сформировать начальную базу данных. В случаях, когда не достаточно данных или вызывает сомнения достоверность информации относительно уже введенная информация, можно получить информацию от работника, ответственного за ведение данных.

Рекомендуемым способом сбора информации является изначальный запрос документов из отделов компании, и последующая консультация с ответственными работниками по поводу достоверности собранной информации. Это обеспечит такое важное и необходимое свойство информации как достоверность.

Процесс обработки информации заключается во внесении собранной информации в базу данных. Когда база данных максимально заполнена, а в частности ее справочники, тогда дальнейшее внесение информации не займет большого количества времени, поскольку заполнение осуществляется путем выбора из уже существующих записей. Это максимально упрощает и ускоряет работу в больших компаниях, у которых количество информации которую необходимо ввести достаточно велико.

Кроме того, обработка информации включает в себя работу с уже занесенными в программу данными, их редактирование или удаление.

Технологический процесс машинной обработки экономической информации представляет собой совокупность операций, осуществляемых в строго определенной последовательности с начального момента до окончательного получения заданных результатов. Его можно подразделить на четыре укрупненных этапа: первичный, подготовительный, основной и заключительный. На первичном этапе осуществляется сбор исходных данных, их регистрация и передача для ввода в ЭВМ. Подготовительный этап охватывает операции по приему, контролю и регистрации входной информации и переносу ее на машинные носители. Основной этап обеспечивает непосредственную обработку информации на ЭВМ. На заключительном этапе осуществляется контроль, выпуск и передача результатной информации потребителю.

В условиях диалоговой обработки внемашинная и внутримашинная технологии тесно связаны друг с другом и не имеют четкой границы, также как и нет четкого разграничения подготовительного, основного и заключительного этапа технологического процесса. Это происходит по причине того, что работа в диалоговом режиме не имеет заранее определенной последовательности действий. Поэтому схема технологического процесса в диалоговом режиме представляет собой совокупность технологических операций, соответствующих схеме диалога задачи и представлена в виде схемы работы системы.

На заключительном этапе создается меню и различные интерфейсные промежуточные формы. Затем, в процессе отладки и доработки, возможен возврат на любой этап процесса разработки.