Файл: Документирование и инвентаризация (Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета).pdf

1. По местам составления подразделяются на: внутренние; внешние.

Внутренние документы  составляются на данном предприятии. К  ним относятся такие, как кассовые документы, накладные, акты, счета-фактуры, отчеты материально ответственных лиц  и т.д.

Внешние документы – это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие.

1. По способу отражения операций делятся на: первичные; сводные.

Первичные документы – это такие документы, в которых  фиксируется одна или несколько  хозяйственных операций непосредственно  в момент их совершения.

Сводные документы составляются на основе первичных.

К ним относятся кассовые отчеты, товарно-денежные и товарные отчеты, авансовые отчеты, отчеты о движении товаров и тары по складу и т.д.

1. По объему записей: разовые и накопительные.

Разовые документы – это есть документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и т.д.

Накопительные документы – это документы, в которых закрепляются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. К ним относятся это лимитно-заборная карта и т.д.

1. По способу составления: заполняемые вручную; частично механизированные; полностью механизированные; полученные с помощью средств автоматизации.

Существуют следующие  стадии обработки документов в бухгалтерии ^[8]:

1. Проверка документов;
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной документе (таксировка и калькулирование);
3. Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов;
4. Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит точность бухгалтерского учета. Именно поэтому все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме; по существу; арифметически.

Проверка документа с формальнойстороны состоит в том, что бухгалтер должен убедить в правильности использования бланка документа, установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр. Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

---

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это есть умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого  подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

Первичные документы  обобщаются в отчетах.

После того, как документы проверены, проводится их бухгалтерская обработка.

Она состоит в проставлении корреспонденции счетов по каждому  документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Затем обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

После проверки и обработки  документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом организации^[9].

Документооборот регламентируется графиком.

График документооборота представляет собой схему или перечень работ  по созданию, проверке и обработке  документов. В графике документооборота определяются подразделения организации  и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Главный бухгалтер выполняет контроль за соблюдением исполнителями  графика документооборота.

Таблица 1. Пример графика  документооборота в организации

Утверждено приказом N _____ от __________________

Наимено-вание документа	Создание документа
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6
Требование	2	цех	ОМТС Бухгалтерия	склад	Ежедневно (до…часов)

---

Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
Ответ- ствен. за про-верку	Кто пред- ставляет	Порядок пред-ставле- ния	Срок пред-ставле-ния	Кто исполня- ет	Срок исполне-ния	Кто исполняя-ет	Срок передачи
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгал-терия	1 экз. – цех 2 экз. – склад	При отчете При реестре	Ежеднев-но (до … часов)	Бухгал-терия	Ежеднев-но	Бухгал-терия	По исте-чении квартала

 Для целесообразной организации документооборота на предприятии приказом директора  утверждается график документооборота. Он может составляться в виде графика  или в виде перечня работ по составлению, проверке и обработке документов. Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив  их необходимо надлежащим образом  подготовить: однородные первичные  документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. В дело группируются документы  одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел, к которым относятся, например, личные дела.

Документы должны храниться так, чтобы  обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить необходимые  сведения.

Установленные сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в приложении ^[10](Приложение 1).

Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров  и бухгалтерской отчетности несет  руководитель организации. Документы  из архива могут выдаваться только по разрешению руководителя организации.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что  документация составляет основу бухгалтерского учета. Значимость бухгалтерских документов заключается в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Документы же служат главнейшим источником информации, которая используется в управлении, они имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота часто приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций, поэтому каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

---

 Глава 3. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Одним из основных требований, предъявляемых  к учету, является требование реальности и точности показателей. Но при ведении  бухгалтерского учета могут возникать  расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей. Такие изменения в текущей работе поддаются бухгалтерскому учету и не могут быть оформлены документами. К ним относятся естественная убыль- это изменения, возникающие в результате биологических, физических и химических воздействий внешней среды (усушка, утруска, распыливание) порча грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не отвечать данным учета в результате не правильного отражения данных на счетах из-за ошибок и описок. Причинами же несоответствия могут быть ошибки, допущенные при приеме и отпуске средств (излишки, недостатки и т.д.). Расхождения могут возникать из-за неисправности или неточности весоизмерительного  оборудования, из-за несоблюдения норм вложений сырья в произведенную продукцию. Расхождения между учетными и фактическими данными могут быть вызваны так же и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц путем обвеса, обмера, хищения и т.д.

При расчетах между предприятиями  так же могут возникать расхождения  в бухгалтерских записях из-за ошибок, разногласий и споров между сторонами. Для устранения расхождений периодически проводится сверка расчетов, и вносятся надлежащие поправки и уточнения.

Сверка фактических остатков с  учетом данных производится с помощью  инвентаризации. Инвентаризация же является одной из составных частей бухгалтерского учета, средством контроля за сохранностью собственности предприятия. Итак, инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем их сопоставления с данными бухгалтерского учета^[11].

Таким образом, инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.

В документах инвентаризации указываются^[12]:

- дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;

---

- номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

При инвентаризации проверяется так же   наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении  у материально ответственных лиц. Поэтому благодаря инвентаризации проверяется добросовестность работников, выявляются недостачи и хищения.

Главными целями инвентаризации являются: ^[13]:

- выявление фактического наличия ценностей;

- сравнение фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;

- проверка соблюдения правил хранения ценностей.

Инвентаризация  может проводиться в следующих  случаях^[14]:

- по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;

- при смене материально ответственных лиц;

 - при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а так же при порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при проведении аудиторских проверок;

- по требованию судебно-следственных органов.

При бригадной  материальной ответственности инвентаризации проводят при смене бригадира, при  выбытии из коллектива более 50% членов бригады, по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Количество  инвентаризаций в отчетном году и  даты их проведения устанавливаются  руководителем организации. Ответственность  за правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель. Он обязан создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия ценностей в наиболее короткие сроки.

Инвентаризации  делятся по следующим признакам^[15]:

1) По объему: полная, частичная.

2) По месту проведения: выборочная, сплошная.

3) По названию: плановая, внеплановая; повторная, контрольно - перепроверочная.

4) По длительности контрольных действий: дискретные (прерывные), перманентные (непрерывные)

5) По способу оформления  результатов: оформленные в ручную, оформленные с помощью компьютера.

Полная инвентаризация, охватывает все виды средств, в том  числе ценности, не принадлежащие  предприятию (товары, принятые на ответственное  хранение, материалы, переданные в переработку, арендованные основные средства и т.д.), правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами. Полная инвентаризация проводится в установленные сроки, как правило, перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств предприятия: основные средства, товары и тару в магазине, на складе и т.д.

---