Файл: Проектный офис, принципы и этапы его формирования.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Как показывает мировой опыт, инновации являются главным орудием в условиях растущей конкурентной борьбы. Инновационное развитие организации представляет собой процесс внедрения и использования результатов научных исследований и научно­технического прогресса с целью повышения эффективности ее деятельности. Как правило, инновации ассоциируются с техническими разработками и решениями, с использованием новых производственных технологий, нового оборудования, с уникальностью технологического процесса и др. Однако нельзя сводить суть инновационного развития исключительно к технико-технологическим аспектами деятельности организации.

Важной составляющей инновационной деятельности на предприятии является использование научных достижений в управленческой деятельности. Инновации, разработанные в рамках теории управления, могут использоваться как в целом в организации, так и апробироваться в отдельных структурных подразделениях и функциональных подсистемах. Одним из таких инновационных подходов к управлению является проектно-ориентированный подход.

Проектное управление является на сегодняшний день одной из популярных концепций управления инновационно-технологическим потенциалом не только крупных компаний, но и средних и малых инновационных предприятий (МИП). Дальнейшее расширение применения методологии проектного управления связано с развитием офисов управления проектами как важной тенденцией последних лет в области инновационного менеджмента. Это связано с тем, что офис управления проектами способствует более эффективной разработке, планированию и реализации инновационных проектов в рамках заявленной стратегии. В частности, проектный офис позволяет увеличить количество проектов, сфокусированных на стратегические цели организации, с 19% до 65%. Обширные исследования показывают, что проектное управление, в том числе, на базе офиса управления проектами, значительно коррелирует с уровнем инновационных способностей организации: 82,3% реализуемых проектов позволили повысить корпоративную эффективность по сравнению со среднеотраслевыми показателями.

Целью данной работы является исследование принципов и этапов формирования проектного офиса, для достижения поставленной цели, были выделены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты проектного офиса, принципов и этапов формирования;

- проанализировать проектные офисы как фактор реализации стратегии муниципального образования развития промышленного города;

- создать проектный офис муниципалитета.

Объект исследования – проектный офис.

Предмет исследования – формирование проектного офиса.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области проектного управления, материалы периодических изданий и сети Интернет.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРОЕКТНОГО ОФИСА, ПРИНЦИПОВ И ЭТАПОВ ФОРМИРОВАНИЯ

1.1 Правовое обеспечение проектного офиса

Управление любого рода предприятием, организацией или производственным процессом должно соблюдать принцип законности. К примеру, требуются знание вопросов правового регулирования трудовой деятельности граждан, знание правового аспекта работы организации или предприятия.

Правовое обеспечение управленческой деятельности - это комплексность документов организационного, правового, директивного, технического, технико-экономического, экономического характера, а также справочные материалы и прочие документы, принятые в заданном порядке компетентными органами или руководством организации, и широко применяемые в проектной сфере компании.

Нормативно-правовое обеспечение порождает условия для более продуктивного процесса управления в проектном офисе. Оно состоит в организации разработки и применения документов, а также в создании нормативного поля в системе управления проектного офиса.

Нормативные материалы в организации можно классифицировать по их содержанию в следующие блоки:

• нормативно-справочные документы;
• документы организационного, организационно­распорядительного и организационно-методического характера;
• документы технического, технико­

экономического и экономического характера.

Первый блок включает нормы и нормативы, требуемые при реализации задач организации и планирования трудового процесса в сфере материального производства и управления проектного офиса, например, нормы времени управленческих процедур, сменно-суточные задания и иные.

Документы второго блока регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников в проектном офисе. В частности, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, руководящие документы Министерства труда и социальной защиты РФ и других государственных органов, приказы, положения, инструкции, издаваемые руководителями организаций или соответствующими подразделениями по вопросам организации производственного процесса, проектного цикла, организации труда команды проекта, численности и оплаты труда задействованных в проекте сотрудников и другие.

Материалы третьего блока содержат правила, нормы, требования, предписывающие различные стандарты для всех видов деятельности. Это могут быть: нормы планировки помещений, рабочих мест, стандарты, различные установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-планы, сметы затрат на производство, типовые нормы времени, отчёты, системы стандартов по технике безопасности и прочее.

Правовая гарантия обеспечения проектного офиса заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на команду проекта с целью достижения эффективной деятельности по реализации проекта. Основными задачами правового обеспечения в проектном офисе можно назвать:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между участниками проекта;
• защита прав и законных интересов сотрудников, складывающихся из трудовых отношений в процессе выполнения работ на проекте;
• соблюдение, исполнение и применение норм отечественного законодательства в области трудовых отношений, складывающихся в процессе реализации проекта;
• разработка и утверждение нормативных актов организационного, организационно-распорядительного и экономического характера;
• разработка и представление оферты об изменении действующих нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам под воздействием особенностей проекта и соответствующей проектной деятельности.

Осуществление правового обеспечения в проектном офисе возлагается на его руководителей и других лиц (в пределах предоставляемых им прав и полномочий при осуществлении ими организационно, хозяйственных, трудовых и других функций).

Ведущим подразделением по ведению правовой работы в проектном офисе является всё же юридическое подразделение.

Тем не менее, специфика кадровых служб также включат в себя ежедневное осуществление работ, связанных с координацией трудового процесса проектного офиса. Всё это требует определённых юридических знаний, чтобы обеспечить чёткое урегулирование прав и обязанностей всех членов проектного офиса.

Необходимо отметить, что успешность в деятельности по управлению проектами, программами и портфелями зависит от максимально возможного снижения юридических рисков для субъектов проектной деятельности и сохранение репутации организации, ведущей свою деятельность в рамках закона и этических норм. Руководство проекта, программы или портфеля стремится избежать нарушений законодательства.

В проектной деятельности систематически принимаются решения, которые имеют юридическое значение и должны находиться в правовом поле. Руководитель проекта обязан осмотрительно действовать в рамках законодательства и уметь определять, какие юридические требования и принципы юриспруденции применимы к проекту. Для управления масштабными, сложными, территориально распределенными и комплексными проектами необходимо знать договорное право и юридические нюансы проектной деятельности. Международные проекты могут применять в своей деятельности требования законодательства нескольких стран, что также потребует от руководителя проекта специальных знаний узкой направленности.

1.2 Проектный офис как инструмент управления инновационными проектами и программами

Проектный офис в организации можно рассматривать как инструмент инновационного развития. С этой точки зрения, основное внимание проектного офиса уделяется созданию условий для эффективного функционирования процесса внедрения инноваций, формированию безбарьерной среды для свободного обмена идеями.

Несмотря на то, что использование проектного офиса в управлении инновационными проектами имеет ряд преимуществ, данный инструмент может и не оправдать своего существования, если не будут учтены особенности самих инновационных компаний, где он создан или планируется к созданию.

Нами было проведено исследование компаний малого, среднего и крупного бизнеса, осуществляющих свою деятельность в IT-индустрии. Данные опроса показали, что на процесс формирования и развития проектных офисов существенное влияние оказывают такие факторы как:

• степень зрелости проектного менеджмента;
• роли и задачи проектного офиса;
• цели создания проектного офиса.

В соответствии со стандартом ISO модель зрелости - это модель, которая отражает необходимые элементы эффективных процессов и описывает путь постепенного улучшения от незрелых процессов к регламентированным зрелым процессам с повышенными качеством и эффективностью [1]. Под зрелостью организационного управления проектами в свою очередь понимается способность организации отбирать проекты и управлять ими таким образом, чтобы это максимально эффективно поддерживало достижение её стратегических целей [2].

Поскольку степень зрелости проектного управления является латентным, опосредовано измеримым фактором, то использовались непосредственно измеримые индикаторы: степень соблюдения стандартизированных процессов и процедур проектного управления. Так, опрос компаний малого бизнеса показал, что процессы инициации и завершения проекта формализованы, измеряемы и контролируемы у 62,5% респондентов. Остальные группы управленческих процессов (планирование, организация исполнения, контроль исполнения) слабо формализованы.

В компаниях среднего бизнеса процесс мониторинга проекта (постановка системы отчетности) стандартизован у 69% респондентов. Больше половины респондентов сообщили, что имеют стандартизированный процесс для инициации проекта (58,6%), управления требованиями (51,7%), ведения проектной документации (58,6%) и закрытия проекта (58,6%).

В крупных предприятиях формализованы и стандартизированы группы процессов инициации проекта (83,7%) и формирования отчетности (81,4%), процессы закрытия проектов (74,4%), управления требованиями (69,8%) и документирования (67,4%). Таким образом, можно наблюдать сравнительно широкое использование стандартизированных процессов в компаниях крупного бизнеса: это неудивительно, если учесть долю уже созданных проектных офисов в крупных компаниях в сравнении с малым и средним бизнесом. Универсальные и стандартизированные процессы, свидетельствующие о высокой степени зрелости проектного управления, переводят систему поддержки инноваций в более эффективное русло. В результате, возрастание степени зрелости проектного управления является дополнительным драйвером формирования и развития проектного офиса в компании.

Для повышения эффективности управления инновационными проектами проектные офисы должны иметь свои концепции, свои характерные черты, свои особенности функционирования.Российский эксперт по управлению проектами В.В. Богданов выделяет три концепции организации и функционирования проектного офиса: «проектная канцелярия» (офис собирает информацию о текущем состоянии проектов, контролирует ход выполнения проектов согласно регламенту и передает информацию руководству для принятия решений), «центр ответственности за текущие проекты» (офис отвечает за реализацию проекта, а руководители проектов и члены команд являются одновременно сотрудниками проектного офиса), «центр прибыли» (офис интегрирует стратегию развития компании в портфель проектов и обеспечивает максимальную доходность вложенных средств) [3, с.81].