Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации ( Анализ внешней и внутренней среды организации ).pdf

В связи с этим становится актуальным задачи по разработке методик, моделей, подходов, технологий, направленных на повышение результативности и эффективности интегрированных систем менеджмента или отдельных ее подсистем, которые выступают в качестве механизмов, совершенствующих внутри организационные системы управления, и позволяющих предприятиям решать технические, экономические, и экологические проблемы с пользой для персонала, общества и государства. Грамотное внедрение и развитие системы менеджмента становится главным инструментом в достижении организацией своих целей. В ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова» существует множество направлений, в рамках которых ставятся и решаются задачи, связанные с совершенствованием различных подсистем менеджмента в металлургии и машиностроении, например:

- развитие теории управления качеством научных и технологических основ получения изделий из перспективных, нано- структурированных сталей и порошковых материалов в металлургической и метизной отрасли;

- разработка новых ресурсосберегающих и экологически безопасных процессов в черной металлургии;

- развитие теории, создание и освоение инновационных технологий производства конкурентоспособных изделий с заданным уровнем качества из металлических материалов различного класса и автокомпонентов для сборки и ремонта отечественных и зарубежных автомобилей на основе применения новых процессов, способов испытаний и систем управления качеством;

- разработка и развитие теории ква- лиметрии, и управление качеством продукции и производственных процессов.

Действуют и развиваются научные школы, занимающиеся, в том числе развитием теории и практики управления качеством в производстве и образовании, ква- лиметрических методов оценок качества продукции процессов и систем менеджмента.

Практически всем известно, что все это многообразие стандартов на системы менеджмента базируется на основе требований ИСО 9001, но не все знают, что в текущем году заканчивает свое действие 4 издание стандарта ИСО 9001:2008 и вступает в действие новая 5-я версия стандарта ИСО9001:2015. Соответственно в течение последующего 2016 года также будет пересмотрены в соответствии с новыми требованиями и многие отраслевые стандарты.

Появление пятого издания ИСО 9001-2015 вызвано несколькими причинами. Во-первых, за прошедший период произошли существенные изменения в мировой практике менеджмента, окружающей деловой среде, а также накоплены новые знания. Во-вторых, появились новые стандарты на системы менеджмента, что вызвало необходимость в создании единого подхода.

В связи с принятым организацией ISO приложения SL все технические комитеты, разрабатывающие стандарты в области систем менеджмента, должны использовать единую структуру термины и определения.

Изменилась и терминология. Следующие два прежних термина: «документация» и «записи» было решено объединить в один общий термин «документированная информация». Это избавит от лишних споров о том, что следует считать документом, а что записью. Кроме того, в новый информационный век все чаще вместо бумажных документов используются электронные документы и записи в базах данных. Это также актуально и для интеграции документации всех уровней в единую систему управления документацией ИСМ.

Важным нововведением стало введение понятия «Организационная среда». Под организационной средой понимается окружающая деловая среда, включающая совокупность внутренних и внешних факторов.

В частности, организационная среда используются для анализа и оценки рисков, для стратегического планирования.

Наиболее значимой составляющей организационной среды является «Заинтересованная сторона», т.е. физическое или юридическое лицо, интересы которого связаны с организацией.

Понимание организационной среды позволяет определить все требования к системе менеджмента качества, а также четко определить область применения для системы менеджмента качества.

Важным, в новом стандарте является также направленность на перспективное планирование качества продукции и решение проблем в понимании качества в цепочке «потребитель-поставщик».

Если рассматривать данную деятельность через линзу определений, то это часть менеджмента качества, направленная на установление цели в области качества по отношению к будущему или существующему продукту и процессам его производства, устанавливающая необходимые операционные процессы жизненного цикла продукции и соответствующие ресурсы для достижения этих целей в области качеств. Менеджмент качества на этапах разработки и выпуска жизненного цикла продукции занимается пятью сферами деятельности предприятия, в которых возникают проблемы с качеством.

Исчез термин «Предупреждающие действия» и соответствующий раздел стандарта. Из предыдущих изданий стандарта не было ясно, почему и как организация должна была определять и осуществлять предупреждающие действия. Но это не означает, что теперь организация не должна осуществлять профилактические мероприятия по предупреждению возникновений несоответствий при проектировании и производстве. Такие меры будут реализоваться в рамках риск-менеджмента.

Особое внимание уделено новому подходу - «принятие решений, основанное на рисках» (также его название можно перевести как «мышление, основанное на рисках»). Концепция риска, т.е. вероятности невыполнения основной задачи СМК по предоставлению потребителю соответствующих его требованиям продуктов и (или) услуг в целях достижения его удовлетворенности. В новой версии требование о принятии решений, основанном на рисках, сформулировано явно и тесно увязано с концепцией процессного подхода. При этом риск следует понимать не только как негативное явление, но и как возможность нахождения областей для улучшения в

процессах. В качестве полезного, справочного (но не обязательного) документа по методам принятия решений на основании рисков можно использовать ISO 31000 «Менеджмент риска. Принципы и руководство».

В ISO/IEC 31010:2011 приведено более 30 методов, которые предприятия могут адаптировать и использовать для оценки и анализа рисков в рамках внедрения нового стандарта, ориентируясь на собственной потребности и лучшую практику отрасли.

Процесс управления риском охватывает различные аспекты работы с риском, от идентификации и анализа риска до оценки его допустимости и определения потенциальных возможностей снижения риска посредством выбора, реализации и контроля соответствующих управляющих действий.

Анализ риска представляет собой структурированный процесс, целью которого является определение, как вероятности, так и размеров неблагоприятных последствий исследуемого действия, объекта

или системы.

Также для анализа и оценки производственных рисков организации могут использовать ГОСТ Р 51901.1-2002 - «Менеджмент риска. Анализ риска технологических систем». Настоящий стандарт устанавливает руководящие указания по выбору и реализации методов анализа риска, главным образом для оценки риска технологических систем, где в качестве неблагоприятных последствий рассматривается вред, наносимый людям, имуществу или окружающей среде.

Еще одно серьезное обобщение - введение понятия «внешнее обеспечение», которое учитывает все формы получения продуктов и услуг от внешних сторон - таких, как закупки от стороннего поставщика, передача по соглашению с ассоциированными компаниями, передача процессов на аутсорсинг и т.д. Что ставит задачи по организации управления процессами производства у поставщиков как собственными процессами. Для этого требуется иметь разработанные подходы, методики, критерии выбора и оценки и т.д.

Все требования касательно закупаемых товаров и услуг, а также процессам, передаваемым внешним организациям, объединяются в один раздел «Контроль продуктов и услуг от внешних поставщиков». Раньше эти требования были «размазаны» по всему стандарту. Наиболее радикальной новацией ИСО 9001:2015 станет отказ от так названных «обязательных документированных процедур» и «руководства по качеству», т.е. уходит обязательный формализм системы.

«Знания организации» — новый термин и требование, являющиеся результатом эволюции требования версии ISO 9001:2008 в отношении управления компетентностью персонала. Он подразумевает определение, накопление и поддержание в рабочем, т.е. доступном для организации состоянии знаний, полученных для обеспечения соответствия требованиям поставляемых продуктов и оказываемых услуг. Распределение доли знаний, хранимых компетентным персоналом организации, и доли знаний, хранимых на других носителях, осуществляется организацией.

- совокупность взаимодействующих и взаимозависимых элементов, относящихся к управлению знаниями (процессов, баз данных, программного обеспечения, организационных структур и пр.), обеспечивающая достижение поставленных целей.

Для лучшего понимания данного раздела менеджмента следует рассмотреть терминологию:

Знания - это смысл, доставленный разумом. Без смысла, знания - это информация или данные. Что является информацией, а что знаниями, зависит от пользователя.

Таким образом, цель менеджмента знаний - это получение знаний, дающих однозначный ответ на вопрос, как решить проблему, а не набор данных и информации, которые он сам должен обрабатывать и превращать в знания.

Система менеджмента знаний очень важный компонент системы для организаций, работающих и внедряющих стандарты ИСО 9000 в сфере образования (в том числе и для ФГБОУ ВПО МГТУ им. Г.И. Носова). Есть еще множество нюансов и тонкостей в требованиях нового стандарта, которые потребуется изучать и реализовывать на практике, но в целом все эксперты и специалисты в области качества говорят о положительном изменении стандарта и усилении синергетического эффекта от внедрения новых требований к системе менеджмента качества в общую систему менеджмента организации в целом.

Также важнейшей задачей является разработка новых моделей, методик и критериев оценки результативности и эффективности систем менеджмента качества в соответствии с учетом новых требований ИСО 9001:2015, т.к. существующие в настоящее время не в полной мере будут соответствовать новым требованиям и модели стандарта [18-20].

Что касается процесса адаптации и сертификации, то Международный форум по аккредитации (IAF и IATF) одобрил трехлетний переходный период для нового стандарта ISO 9001 — с сентября 2015 г. по сентябрь 2018 г.

1.3 Анализ внешней среды

Один из основных “инструментов” менеджмента - системный подход - предписывает истоки проблем, возникающих в работе организации, искать в первую очередь за ее пределами, во внешней среде. И действительно, многие “внутренние” проблемы наших предприятий вызываются “внешними” причинами - несовершенством законодательства, противоречивостью макроэкономических процессов, ненадежностью партнеров, недоверчивостью клиентов, агрессивностью конкурентов. Значимость внешней среды для предприятия невозможно переоценить. Именно она “заставляет” искать свою “нишу” в рыночном пространстве, определяет стратегию и тактику, внутреннюю структуру предприятия, направления его развития.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности Внешняя среда зависит от внешних и внутренних факторов влияния.^[4]

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в своей работе: профсоюзы, правительство, экономические условия. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные.

Сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать.