Файл: «Заинтересованные стороны проекта».pdf

Актуальность темы. В данной работе речь пойдет о таком важном аспекте деятельности как заинтересованные стороны проекта как анализ и управление окружением проекта. Идеи изменений окружающего нас мира проявляются в разнообразных сферах человеческой деятельности - науке, искусстве, экономике, быту и т.п. Эти идеи могут захватывать разнообразные по масштабу функции от перестройки экономики страны и реконструкции предприятия до организации праздничного торжества. Практически все проекты планируются и выполняются в том или ином социальном, экономическом и природном окружении и сопровождаются запланированными и незапланированными, благоприятными и неблагоприятными воздействиями. Команда проекта должна рассматривать проект в его культурном, социальном, международном, политическом и физическом окружении. Каждый проект, рождаясь в определенной внутренней и внешней среде, несет в себе некие изменения. А изменения, в свою очередь, затрагивают интересы определенных индивидуумов, способных повлиять на реализацию проекта. Именно эти люди и есть та целевая группа, которая называется «заинтересованные стороны», участники проекта, окружение проекта.

Цель работы. Целью работы является, показание работы сторон проекта, в техническом проекте, на примере постройки офисного здания.

Задачами работы является:

- провести исследование заинтересованных сторон проекта.

Объектом работы является технический проект по постройке офисного здания.

Предметом являются заинтересованные стороны проекта.

Глава 1. Теоретические аспекты заинтересованных сторон

1. Общие сведения о заинтересованных сторонах проекта

Заинтересованная сторона — лицо, группа или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта. Заинтересованные стороны могут активно участвовать в проекте или иметь интересы, которые могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Различные заинтересованные стороны могут иметь конкурирующие ожидания, которые могут создавать конфликты внутри проекта. Заинтересованные стороны также могут оказывать влияние на проект, его поставляемые результаты и на членов команды проекта для достижения результатов, удовлетворяющих стратегическим бизнес-целям или другим потребностям.

Руководство проектом — приведение проекта в соответствие с потребностями и задачами заинтересованных сторон — имеет решающее значение для успешного управления вовлечением заинтересованных сторон и для достижения организационных целей. Руководство проектом позволяет организациям последовательно управлять проектами и максимально повышать ценность результатов проекта, а также приводить проекты в соответствие с бизнес-стратегией.

Оно предоставляет структуру, в которой руководитель проекта и спонсоры могут принимать решения, соответствующие как потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, так и организационным стратегическим задачам, или реагировать на обстоятельства, когда они не приведены в соответствие.

Заинтересованные стороны включают в себя всех участников команды проекта, а также всех заинтересованных субъектов, как внутренних, так и внешних по отношению к организации. Команда проекта выявляет внутренние и внешние, положительные и отрицательные, а также исполняющие и консультирующие заинтересованные стороны, чтобы определить требования, предъявляемые к проекту, и ожидания всех вовлеченных сторон.

Руководитель проекта должен управлять влиянием различных заинтересованных сторон в связи с требованиями, предъявляемыми к проекту, чтобы обеспечить успешное получение конечного результата. Заинтересованные стороны имеют разные степени ответственности и полномочий при участии в проекте. Эти уровни могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта.

Их вовлеченность может варьироваться от периодического участия в опросах и целевых группах до полного спонсорства проекта, включающего предоставление финансовой, политической или другой поддержки. Некоторые заинтересованные стороны могут также препятствовать успеху проекта — либо пассивно, либо активно. Эти заинтересованные стороны требуют внимания руководителя проекта на протяжении жизненного цикла проекта, а также планирования реагирования на любые проблемы, поднимаемые ими. Выявление заинтересованных сторон является непрерывным процессом на протяжении всего жизненного цикла проекта.^{^[1]} Выявление заинтересованных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта. Невыполнение этой задачи может привести к отсрочкам, увеличению стоимости, неожиданным проблемам и другим негативным последствиям, включая отмену проекта.

Примером может являться позднее выяснение того, что юридический отдел является важной заинтересованной стороной проекта, что приводит к задержкам и росту затрат в связи с юридическими требованиями, которые должны быть удовлетворены до завершения проекта или до поставки содержания проекта. Точно так же, как заинтересованные стороны могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на цели проекта, проект может восприниматься заинтересованными сторонами как имеющий и положительные, и отрицательные результаты. Например, руководители ведущих предприятий района, которые получат выгоду от проекта промышленного развития, увидят позитивный экономический эффект для района в виде дополнительных рабочих мест, поддерживающей инфраструктуры и налогов.

В случае, когда заинтересованные стороны имеют положительные ожидания в отношении проекта, в их интересах будет содействовать его успешному выполнению. И наоборот, те заинтересованные стороны, на которые проект оказывает отрицательное воздействие, будут препятствовать проекту, например, собственники близлежащих домов или владельцы малых предприятий, которые могут потерять собственность либо будут вынуждены переехать или смириться с нежелательными изменениями местной окружающей среды. Неспособность заметить отрицательно настроенные заинтересованные стороны может привести к увеличению вероятности неудачи, отсрочкам или другим отрицательным последствиям для проекта.^{^[2]}

1.2 Классификация участников проекта

Анализ заинтересованных сторон представляет собой метод систематического сбора и анализа количественной и качественной информации с целью определения того, чьи интересы необходимо учитывать в течение проекта. В ходе анализа определяются интересы, ожидания и влияние заинтересованных сторон, которые связываются с целью проекта. Данный метод также позволяет определить отношения заинтересованных сторон (с проектом и с другими заинтересованными сторонами), которые можно использовать в качестве инструмента для формирования коалиций и потенциальных отношений партнерства в целях повышения шансов проекта на успех, а также отношения заинтересованных сторон, на которые необходимо влиять различным образом на разных стадиях проекта или фазы.

•Определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существенную информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, знания, ожидания и уровни влияния. Как правило, выявить ключевые заинтересованные стороны достаточно легко. Они включают в себя любого, кто играет определенную роль в принятии решений или в управлении, на кого оказывает влияние результат проекта, например спонсор, руководитель проекта или основной заказчик. Остальные заинтересованные стороны обычно определяются путем интервьюирования выявленных заинтересованных сторон и расширения списка до тех пор, пока в него не будут включены все потенциальные заинтересованные стороны.

•Определить степень потенциального воздействия или поддержки, которые может оказать каждая из заинтересованных сторон, и классифицировать их таким образом, чтобы можно было определить подход к ним.При большом количестве заинтересованных сторон важно уделять первостепенное внимание ключевым заинтересованным сторонам, чтобы эффективно прилагать усилия для осуществления коммуникаций с заинтересованными сторонами и управления их ожиданиями.

•Оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях, для того чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных воздействий.^{^[3]}

При проведении анализа заинтересованных сторон используются различные модели классификации, такие как:

• матрица власти/интересов, группирующая заинтересованные стороны на основе их уровня полномочий («власть») и уровня заинтересованности («интерес») в отношении результатов проекта;

• матрица власти/влияния, группирующая заинтересованные стороны на основе их уровня полномочий («власть») и активного вовлечения («влияние») в проект;

• матрица влияния/воздействия, группирующая заинтересованные стороны на основе их активного вовлечения («влияние») в проект и их возможности приводить к изменениям в планировании или исполнении проекта («воздействие»);

• модель особенностей, описывающая классы заинтересованных сторон в зависимости от их уровня власти (способности навязывать свою волю), срочности (необходимости в немедленных действиях) и легитимности (их вовлечение уместно).Ниже приводится далеко не полный список людей, способных оказывать воздействие на реализацию проекта до или после его завершения:^{^[4]}

· Руководитель проекта.

· Его семья.

· Сам проект.

· Основная проектная команда.

· Руководители других проектов.

· Спонсор проекта.

· Высшее руководство.

· Руководящий комитет.

· Владелец предприятия.

· Чиновники.

· Государственные учреждения.

· Внутренние заказчики.

· Внешние заказчики.

· Представители заказчика.

· Потребители.

· Общественность.

· Эксперты.

· Группы поддержки.

· Начальники отделов.

· Поставщики ресурсов.

· Внешние поставщики.

· Конкуренты.

· Проектный офис.

Одна из серьезнейших ошибок, которую допускают руководители проектов, заключается в ограничении числа участников проекта теми лицами, которые попадают под влияние проекта на стадиях планирования и реализации.

Глава 2. Анализ заинтересованных сторон проекта на примере постройки офисного здания

2.1 Краткая характеристика проекта

В данной курсовой работе реализуется технический проект под названием «Wawilon», целью которого является строительство нового офисного здания. Задачами проекта является:

Построить офисное здание.

Результаты проекта подразделяются на промежуточные и конечные:

Промежуточными результатами являются:

Поиск территории.
Оформление договора на покупку территории.
Покупка территории.
Оформление бумаг на владение недвижимостью.
Оформление бумаг на строительство здания.
Разработка строительного плана.
Утверждение строительного плана.
Выделение бюджета.
Найм команды рабочих.
Создание веб-сайта компании.
Проверка техники безопасности.

Конечный результат:

Завершение стройки.

Требования к проекту:

Построить офис для компании.
Срок постройки – 1 год.

Этапы проекта:

Поиск территории.
Оформление договора на покупку территории.
Покупка территории.
Оформление бумаг на владение недвижимостью.
Оформление бумаг на строительство здания.
Разработка строительного плана.
Утверждение строительного плана.
Выделение бюджета.
Найм команды рабочих.
Создание веб-сайта компании.
Проверка техники безопасности.
Установка технических средств безопасности.
Вывод компании на рынок.
Закупка контрольного пакета акций.
Подготовка рабочих мест.
Закупка материалов для офиса.
Завершение установки систем безопасности.
Укрепление конструкции.
Договор с охранной организацией.
Проверка на работоспособность всех систем.
Проверка всех этажей.
Открытие.

Построение иерархической структуры работ (ИСР) на основе этапов проекта представлено на (рис. 4).