Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Складской учет.pdf

Введение

Компании, деятельность которых связана с торговлей или производством, имеют дело с временным хранением товара или продукции до момента реализации. Все запасы компании находятся на складах. И вопрос управления учетом товаров на складе один из наиболее важных, поэтому многие руководители считают целесообразным его автоматизировать.

Благодаря автоматизации управления учета товаров на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Управление складом– это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. Сейчас представлен большой выбор программ для управления учетом товаров на складе.

Программа управления учетом товаров на складе позволяет сделать продажи эффективными, она предоставляет всю информацию о товарах на складе – вид товара, количество, дату закупки, срок хранения и другое.

Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Ошибка сотрудника может привести к большим убыткам на предприятии.

Объектом и предметом исследования является процесс ведения складского учета.

Цель работы - разработка информационной системы процесса складского учета.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в программе

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета продаж, для информационной системы магазина, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Количество магазинов в нашем городе становится с каждым годом все больше. Вместе с ними растет необходимость усовершенствования и автоматизации работы складов, которые занимают особую роль в структуре магазине. Име6нно поэтому целью созданию программного продукта является повышение эффективности работы и снижение накладных расходов по ведению складского учета.

В настоящее время информационные технологии стали важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности.

Автоматизация учета работы склада:

автоматизировать и оптимизировать основные информационные процессы между складом и торговым представителем;

структурировать информацию и сделать ее удобной и доступной для анализа;

повысить эффективность и качество работы сотрудников склада;

Вести учет прихода и продажи товара каждый день;

Редактировать приходные и расходные накладные;

вести учет остатков товара на складе;

быстро формировать различные отчеты.

Основной целью внедрения программных комплексов является повышение эффективности и качества управления работой склада магазина ООО «Вырва», обеспечение деятельности всех субъектов торгового предприятия.

Возможности программного комплекса позволяют:

создать базу данных магазина ИП «Вырва А.А» (данные о предприятии, работниках, поставщиков, база данных о товарах и накладных);

автоматизировать кадровую работу: ведется база данных личных дел сотрудников и поставщиков; сформированы адресная книга; благодаря этому мы можем создавать отчеты любых форм и содержания;

автоматизировать финансовую деятельность предприятия;

Внедрение программного продукта поможет сэкономить время, выстроить торговую стратегию в соответствии с бизнес планом магазина, вести журнал товаров, поступающих на склад, распечатать отчеты для руководителя предприятия. При необходимости внесения изменений, программа позволяет сделать это достаточно быстро.

Наличие подобных программ наглядно доказывает преимущество применения информационных технологий с точки зрения использования ресурса времени, экономического и социального эффекта.

Проведя исследование по предметной области, можно утверждать, что разрабатываемая в рамках этого дипломного проекта программа является актуальной на данный момент и будет пользоваться спросом среди аналогичного программного обеспечения.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

На основе предметной области и программ аналогов была разработана схема программного продукта. В приведенной ниже схеме отражено краткое описание основных программных модулей, через которые осуществляется работа программы.

Для рассматриваемой предметной области, построена функциональная модель нулевого уровня.

Для проанализированной предметной области построим контекстную диаграмму при помощи DPWin 4.0. Контекстная диаграмма – это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов.

Рисунок 3.1 – Комплексная диаграмма функциональной модели.

Рисунок 3.2-Функциональная модель первого уровня.

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Склад» TO-BE

Выполним декомпозицию данного процесса

В качестве дополнительного ресурса добавляется Информационная система

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис.1. 4. Функциональная модель первого уровня «Склад» TO-BE

Выполним декомпозицию процесса заказа нового товара:

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Поступление товара и Отпуск. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 300 минут или 5 часов, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения выполнении работ и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Продавцы"
• Справочник "Вид_товара"
• Справочник "Покупатели"
• Справочник «Товар»

В список первичных документов входят:

• Поступление
• Отпуск

В результате должны формироваться следующие документы:

• Отпуск;
• Оплата.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать Delphi – это среда разработки программ, ориентированных на работу в операционных системах семейства Windows. Программы в Delphi создаются на основе современной технологии  визуального проектирования которая, в свою очередь, базируется на идеях объектно-ориентированного программирования. Программы в Delphi пишутся на языке Object Pascal, который является преемником  и развитием языка Turbo Pascal.  Как следует из  его названия, этот язык также воплотил концепцию объектно-ориентированного программирования.