Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса (на примере «Складской учет» ).pdf

Введение

В настоящее время в сфере информационных технологий содержится очень большое количество выполняемых задач. Самыми трудоемкими являются экономические задачи. Наиболее развитой из этих задач является задача учета.

Для того чтобы обеспечить качественное решение этой проблемы и ее безопасность, правильным выбором в такой ситуации будет разработать собственный программный продукт.

На любом предприятии, как большом, так и маленьком, обязательно возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную и качественную работу сотрудников. Информационная система позволяет избавить работника предприятия от лишней повседневной работы по выписке расходных накладных. Работнику необходимо будет только выбрать из списка соответствующий товар и получить о нем всю необходимую информацию.

При выборе темы для данного курсового проекта мой выбор остановился на разработке базы данных по учету канцелярских товаров на складе. Этот выбор был сделан не случайно. На принятие данного решения повлияли многие факторы.

Выбранная тема весьма актуальна в настоящее время, и не утратит своей востребованности и в будущем. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют делом с использованием компьютеров и программного обеспечения [3].

Основной целью создания базы данных «Учет канцелярских товаров на складе» является автоматизация работы склада по обслуживанию клиентов и поставщиков. В особенности автоматизация работы сотрудников склада по учету поступившего и выбывшего товара, хранение всех данных о клиентах и поставщиках склада, создание условий эффективной работы сотрудников склада.

Объектом, на котором будет использоваться программный продукт, является склад канцелярских товаров, где непосредственно будут работать работники, занимающиеся учетом всех товаров. Также пользователями базы данных могут быть клиенты и поставщики.

Aктуaльность дaнного курсового проектa зaключaется в том, что будет спроектировaнa специaльнaя aвтомaтизировaннaя информaционнaя системa, которaя будет опирaться нa интеллектуaльный aнaлиз системы поддержки принятия решений и позволит сэкономить время, деньги и обеспечить прaвильность ведения всех проводимых нa склaде оперaций и упрaвлять ими. Системa необходимa для хрaнения и обрaботки дaнных об имеющихся нa склaде средств и мaтериaлов, a тaкже для aнaлизa и прогнозировaния достaточности средств и мaтериaлов нa склaде.

Целью данной курсовой работы является создание базы данных «Учет канцелярских товаров на складе». В курсовом проекте рассматриваются вопросы разработки такого программного продукта, который позволит улучшить процесс обслуживания клиентов.

Разрабатываемая же программа будет ориентирована на канцелярский склад, занимающийся реализацией товарообмена. И целью данного проекта является создание такой базы данных, которая бы максимально упрощала работу сотрудникам склада, обеспечивала качественный учет и надежное хранение всей необходимой информации, а также предоставляла быстрый и удобный доступ пользователя к необходимой ему информации и формировала на основе первичной информации отчетные данные. Таким образом основной задачей является разработка программного обеспечения, включающего в себя базу данных по учету канцелярских товаров на складе, набор запросов к ней, удобный пользовательский интерфейс.

Выполнение большей части работы будет направлено на то, чтобы создать программную оболочку, которая будет основана на базе данных. База данных должна будет контролировать поступление новых товаров на склад, а также выбывание со склада партии товаров. Учет товаров играет огромную роль в сфере торговых отношений. В случае большого количества товара и богатого ассортимента, задача по созданию программного продукта немного усложняется. Программный продукт будет создан для наиболее удобной и экономичной работы для продавца и клиента.

Созданный продукт легко сможет освоить пользователь, не имеющий огромной базы знаний в сфере компьютерных технологий. Этот продукт даст возможность быстро и эффективно выполнять свою деятельность каждому работнику. А главным требованием, предъявляемым к созданному продукту, будет его приемлемая стоимость, доступная для каждого пользователя.

Глава 1. Аналитическая часть.

• 1. Обзор предметной области

С каждым днем объемы информации растут. Такой рост происходит в каждой сфере жизнедеятельности человека: экономической, политической и т.д.

Соответственно непрерывно ускоряется процесс обработки, накопления, хранения и использования информации. По последним научным данным, проведенных учеными, объем информации каждые десять лет удваивается.

Поэтому возникает необходимость использования таких средств, которые позволяют эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленную информацию.

Эффективная работа предприятия всецело зависит от уровня оснащения компании различными информационными средствами, основанными на базе компьютерных систем автоматизированного учета. Компьютерный учет заметно отличается от обычного учета и имеет свои особенности [21].

На сегодняшний день персональный компьютер является неотъемлемой частью жизни каждого офисного работника. С помощью компьютера можно выполнять большие объемы работы за значительно короткие сроки.

Компьютер не только упрощает работу учета, тем самым сокращая время работы, требующееся на оформление документов, но и дает возможность избавиться от огромного количества ненужной и устаревшей информации. Все отчеты о положении в торговле, которые создаются с помощью компьютера, можно получить и без него, никакой особой математики в компьютере не содержится. Однако на расчеты потребуется огромное количество времени, за которое они станут просто не нужны или ими придется занять такое количество работников, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Информационные технологии – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящийся к технологиям создания, хранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники [2].

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, используется на персональных компьютерах уже давно. Однако же раньше эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работы с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Главной целью данного курсового проекта является разработка базы данных по учету канцелярских товаров на складе. База данных позволит избавить работника склада от повседневной работы по выписке расходных документов. Раньше данная работа занимала много времени, потому что все документы выписывались вручную. Создание базы данных позволит значительно сократить время работы сотрудников. Работнику необходимо будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать этот документ. Все необходимые реквизиты автоматически окажутся в печатной форме, в соответствии с установленной формой печати документов. При поиске нужного объекта, если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Разработанная база данных позволит выполнить эту работу за считанные секунды, сделать выборку по этой позиции и свести к одному единственному искомому документу. Трудоемкость и эффективность работы канцелярского склада значительно увеличится, за счет сокращения времени на выполнение долгих работ. Работа канцелярского склада заключается в принятии партии товаров от поставщиков и отпуску его клиентам. Для эффективной работы склада необходимо вести учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов. На складе происходит движение материальных и информационных потоков [23].

Движение материальных потоков подразумевает товарооборот на складе от поставщиков, либо со склада к клиенту. А все хранящиеся документы на складе называются информационным потоком. Системы управления материальными потоками разрабатывают и тестируют на основе строгого анализа, основанного на нескольких основных принципах.

Принцип ориентации требует сначала рассмотреть всю систему в целом, чтобы понять, как почему она работает, а также изучить связи с другими системами.

Принцип потребности предусматривает поиск ответа на вопрос: Что требуется от системы, или что она должна выполнять?

Принцип координации обуславливает интеграцию системы координацией всех операций хранения и обработки.

Принципа стандартизации важно придерживаться при выборе упаковки, необходимо выгодно стандартизировать как можно больше упаковок.

Принцип «точно в срок» гласит, что не следует перевозить товар, пока он не понадобится.

Принцип минимального перемещения предусматривает такую организацию систем, чтобы грузы с товаром перемещались по кратчайшим расстояниям.

Склады являются важными звеньями технологического процесса промышленных предприятий, а для оптовой и розничной торговли они служат фундаментом, именно поэтому склады предприятий, намеренных опережать конкурентов, требуют современной организации, современных технологий и квалифицированных кадров [2].

В экономической деятельности используются различное множество разновидностей складов. По назначению можно выделить следующие виды:

а) производственные - склады сырья, комплектующих, материалов, цеховые склады готовых изделий, заводские склады готовой продукции;

б) таможенные - склады при железнодорожных станциях;

в) сезонные хранения - склады для товаров сезонного характера;

г) розничные - склады торговых предприятий.

Основные функции склада: а) обработка партий товаров;

б) приемка поступивших товаров с проверкой по количеству и качеству;

в) размещение товаров для хранения;

г) обеспечение сохранности товара от повреждений и хищений; д) подбор, упаковка и отгрузка товара по заказам клиентов;

е) инвентаризация всех запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета [4].

Склад канцелярских товаров занимается работой по принятию товара. Для выполнения данной работы необходимо и обязательно наличие приходной накладной. После принятия заказа, товар со склада отправляется клиенту на основании товарно - транспортной накладной. Данная накладная содержит следующие данные: номер, реквизиты грузоотправителя, клиента, грузоперевозчика и дату отгрузки. После получения клиентом заказанного товара, он обязан произвести оплату, которая оформляется платежным поручением. Платежное поручение выписывается на основе товарно - транспортной накладной.

Счет фактурой называется такой документ, который непосредственно выдается поставщиком покупателю или предоставляется поставщиком банку для подтверждения платежа покупателя. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма. В данном разделе приведен общий анализ предметной области, который в нашем случае заключается в анализе деятельности канцелярского склада. Анализ предметной области играет большую роль в создании программного продукта, так как для того, чтобы разработать систему необходимо знать какие функции она должна выполнять, что нужно для эффективной работы склада, от каких недостатков в работе склада нам необходимо избавиться посредством создания программного продукта. Поэтому нам необходимо рассмотреть в полной мере все операции, которые непосредственно связаны с товарооборотом на складе, хранением товара на всех этапах от поступления его на склад, до реализации [4].

В работе склада можно выделить три таких этапа: это закупка товара, его хранение и собственно говоря, сама реализация. Необходимо каждый этап рассмотреть более подробно. На этапе закупки на склад поступает товар от поставщиков. Поставщиками могут быть различные юридические лица, например, заводы - изготовители, посредники. Товар поступает на склад различными партиями и в разных количествах. Во время поступления товара на склад, необходимо владеть информацией об этом товаре [19].

Также склад может выполнять операцию по хранению товара для лиц, заинтересованных в этом. Для полной работы склад должен выполнять следующие перечисленные функции: прием, учет, хранение и отгрузку товара, рассортировку товара, определение необходимости в транспортных средствах и рабочей силе. На складе должны обеспечиваться все условия для хранения товара, находящегося на временном хранении, внутренней транспортировке, процесса упаковки и подготовки товара к отправке клиенту. Склад обязан вести учет Процедура принятия продукции на склад [5]:

а) продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

б) контролер, работающий на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

в) рассматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

г) грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступивший товар.