Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Запасы-склад (приходование товара)».pdf

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

• При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.
• Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.
• При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и пред¬назначенные для организации вычислительного процесса и реше¬ний часто встречающихся задач обработки информации. Они по¬зволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автома-тизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office;

- богатый набор визуальных средств обработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространения MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

Информационная модель и её описание

Графическое представление информационной модели отражено на рис. 2.1.

Рисунок 2.1 – Информационная модель системы

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

К нормативно – справочной информации, используемой в АИС учета складских операций и реализации продукции, относятся:

• Справочник Поставщики;
• Справочник Материалы;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные Счета;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Товары;
• Справочник Клиенты.

Основными функциями Справочников являются:

• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
• декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
• хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результатными показателями являются:

- Печать приходной накладной;

- Печать товарной накладной;

- Печать счета - фактуры;

- Печать журнала по приходу;

- Печать журнала по расходу;

- Ведомость по остаткам на складе;

- Поиск документа по дате;

- Поиск документа по поставщику;

- Поиск документа по клиенту;

- Поиск документа по номеру;

В результате учета поступления материальных ценностей на склады предприятия получаем машинный выходной документ: Приходная накладная и счет-фактура. Эти документы получаются в результате обработки информации из таблиц Приход, ПриходМЦ, Справочник Поставщики, Справочник Материалы. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления материалов.

Также учет поступления материальных ценностей ведется с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату. Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходМЦ, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

При реализации товара посреднику получаем выходные машинные документы Расходная накладная и счет-фактура. Расходная накладная и счет-фактура получаются в результате обработки информации таблиц Расход, РасходГП, Справочник Клиенты, Справочник Продукция. Эти документы необходимы для учета реализации готовой продукции. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные документы за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации готовой продукции, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет вести учет по расходу.

Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц Расход, РасходГП и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

При разработке автоматизированного решения задачи учета движения ТМЦ на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на складе. Данная ведомость получается в результате обработки информации хранящейся в таблице Остатки. Данные этой таблицы обновляются при каждом поступлении товара и при каждом расходе, поэтому они остаются актуальными на любой момент времени.

При формировании отчетов Поиск документа по дате, Поиск документа по поставщику, Поиск документа по клиенту, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал, данный отчет отображает все документы за указанную дату, по указанному клиенту и номеру.

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Основным действующим лицом в разработанной системе является сотрудник отдела. Дерево функций для пользователя представлено на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Дерево функций системы сотрудника

Сценарии диалога, формирующийся на основе дерева функций, приведен на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 - Сценарий диалога для пользователя

Характеристика базы данных

Рисунок 2.4 - Схема данных

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Для разработки системы автоматизации организации используется система приложение. Эта система имеет модульную форму организации конфигурации. В глобальных модулях хранятся переменные, процедуры и функции доступные из любых других модулей. Также можно выделить другие группы модулей:

• справочники
• документы
• отчеты
• обработки
• регистры.

Описание программных модулей

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 22). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу (Приложение №10) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• • Приходные накладные (Приложение №14, форма №6);
  • Поиск документов
  • Назад.

Пункт меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню Приходные накладные можно нажав кнопку Закрыть.

Выбрав пункт меню Поиск документов (Приложение №15, форма №9); пользователь попадает в форму, где он может найти нужный документ по трем параметрам:

• 1. Поиск по № документа;
  2. Поиск по дате документа;
  3. Поиск по поставщику.

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу (Приложение №11, форма №3) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• • Перемещение на производство (Приложение №15, форма №8);
  • Товарные накладные (Приложение №14, форма №7);
  • Поиск документов (Приложение №16, форма №10);
  • Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день создания документа. Также как в приходных накладных при выборе поставщика предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения продукции также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку Закрыть.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск по клиенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники (Приложение №12, форма №4) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• • Поставщики;
  • Клиенты;
  • Материалы;
  • Продукция;
  • Назад.

Пункт меню Поставщики или Клиенты (Приложение №16, форма №11; Приложение №17, форма №12) позволяют войти в форму, с помощью которой можно завести нового контрагента или изменить уже занесенные данные. При занесении нового контрагента необходимо указать форму собственности организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование контрагента, его адрес, ИНН и расчетный счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком, при необходимости можно завести новый расчетный счет, нажав на кнопку справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где необходимо будет указать новый банк, город банка, БИК, Корреспондентский счет и расчетный счет.