Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса “Продажи”».pdf

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные ниже:

• ведомость «активность покупателей"
• ведомость «продажи
• "книга продаж"
• ведомость "список должников"
• отчет "документы продаж"
• ведомость "продажи (по товарам)"
• перечень "товарные документы"

Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- счет;

• накладная;
• счет-фактура.

Таким образом, большое количество документов, их значительный объем не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета продаж.

Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для заинтересованных лиц в наглядном виде.

Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на рисунке 1.5.

Рис. 1.5 Схема документооборота

Использование вычислительной техники для решения различных задач на предприятии позволяет снизить административные накладные расходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить эффективность управления.

Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.

Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на управленческие решения администрации ООО.

Обоснование проектных решений

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и информационных массивов. [12]

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.[13]

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

В данном дипломном проекте должны быть спроектированы следующие классификаторы: клиентов, сотрудников, комнат, инвентаря, услуг. Решение задачи управления номерным фондом должно осуществляться на основе принятой единой системе классификации и кодирования. Поэтому используются общесистемные классификаторы единиц измерения.

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов. [13]

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база.

Информационная база (ИБ) — определенным образом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. [3]

Существуют следующие способы организации информационной базы:

• совокупность локальных файлов — поддерживается функциональными пакетами прикладных программ;
• интегрированная база данных — основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. СУБД.

Организация локальных файлов связана с большим дублированием данных в информационной системе, следовательно, с несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, поэтому может применяться только в специализированных приложениях.

Для данного проекта информационная база представлена в виде интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:

• совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию объекта;
• удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;
• поддержка целостности данных.

База данных (БД) — поименованная совокупность данных, отражающая совокупность объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. [3]

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы, системы ведения файлов. На основании этих критериев и необходимостью обеспечения надежности хранения данных выбран централизованный способ организации БД.

По способу установления связей между данными различают:

• иерархическую;
• сетевую;
• реляционную модель.

Основными компонентами любой из этих моделей являются файлы (или таблицы).

Иерархические модели данных представляют собой графовую модель с вершинами-таблицами. В моделях имеется один файл, который является входом в структуру. Между файлами устанавливаются отношения соподчиненности. У файла может быть одна исходная вершина и несколько подчиненных. Основной тип отношений - 1:М.

В сетевых моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1, 1:М и М:М.

Наиболее широкое распространение получила реляционная модель данных. При такой организации вся информация представлена в виде таблиц (файлов БД) и отношений. Таблицы являются совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) существуют связи типа 1:М, М:М. Каждое отношение имеет ключ - это поле записи (атрибут) однозначно идентифицирующее ее. Данное свойство реляционной модели данных исключает дублирование информации, ускоряет поиск и доступ к конкретным данным.

Принятый в реляционной модели подход к структурированию и целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции обладают мощными возможностями управления данными и их обработки.

Учитывая все преимущества реляционных моделей данных для представления информации, обрабатываемой при решении задачи целесообразно использовать реляционную модель базы данных.

Основываясь на роде задачи автоматизации (то есть учете продаж) можно выделить следующие справочники, которые могут использоваться в системе:

• Клиенты;
• Продукция;
• Договора;
• Продажи;
• Менеджеры;
• Магазины.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ для реализации целей и задач автоматизированной системы. [2]

ПО делится на два вида: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры). [2]

Для функционирования и использования программы необходима операционная система. Операционные системы осуществляют управление работой персональных компьютеров, их ресурсами, запускают на выполнение различные прикладные программы, выполняют всевозможные вспомогательные действия по запросу пользователя. ОС подразделяются на однопользовательские, многопользовательские, и сетевые. К факторам, влияющим на выбор конкретной ОС, относятся:

• необходимое число поддерживаемых программных продуктов,
• требования к аппаратным средствам,
• требование поддержки сетевой технологии,
• наличие справочной службы для пользователя,
• быстродействие,
• наличие дружественного интерфейса и простота использования.

Для реализации приложения, позволяющего автоматизировать описанный выше процесс, необходимо прежде всего определится с его архитектурой.

В настоящее время наиболее востребованы два типа архитектуры – файл-сервер, клиент-сервер.

В архитектуре файл-сервер сетевое разделение компонентов диалога отсутствует, а компьютер используется для функций отображения, что облегчает построение графического интерфейса. Файл-сервер только извлекает данные из файлов, так что дополнительные пользователи и приложения лишь незначительно увеличивают нагрузку на центральный процессор.