Файл: Автоматизация учета арендованных средств.pdf

Введение

В компаниях, бизнесах, связанных с арендой, сотрудники и владельцы часто сталкиваются с разными проблемами. Наиболее распространенные из них: ведение учета в не предназначенных для этого программных продуктов, таких как Excel, Access, или же в бумажном виде, заполнение договоров, затруднение при работе с большой номенклатурной базой, оперативное получение информации. Как следствие, владельцы нередко жалуются на большую загруженность, большую работу в праздники и выходные, ошибки сотрудников, претензии клиентов.

Так как выручка основывается на количестве клиентов, а также на качестве предоставляемых им услуг, что в свою очередь основывается на скорости работы с информационной базой и оперативном получении информации из нее, появляется необходимость в специализированной программе для работы с ней, а также в налаженной системе документооборота.

Актуальность исследования связана с тем, что учет арендованных средств требует постоянного контроля местонахождения средств.

Компания должна быстро и оперативно подготавливать документы, которые вручную каждый раз очень долго делать. Также существует необходимость в хранении личных данных клиентов для быстрого составления документов в случае, если клиент обратится повторно.

Кроме того, благодаря автоматизации учета можно отслеживать спрос клиентов, тем самым определяя, что и в какие периоды имеет большой спрос. На основе этого можно решать, какие из средств для аренды необходимо увеличивать количественно.

Таким образом, для того, чтобы эффективно управлять организацией, необходима автоматизация учета, предоставляющая оперативный доступ к различным данным.

Объектом исследования выступает компания «ГЕМА Инвест».

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

«ГЕМА Инвест» - российская компания, которая сдает и управляет коммерческой недвижимостью с 1992 года. Главными критериями при работе с клиентами является высокий уровень сервиса, гибка ценовая политика, стабильность и надежность, комплексный подход к каждому клиенту.

---

Компания предлагает клиентам:

• Офисы различных классов;
• Торговые помещения;
• Помещения свободного назначения;
• Профессиональные склады.

В курсовой работе поставлена задача автоматизации учета аренды офисов. В нынешних условиях требуется ускорение процессов обработки информации. Для решения этих задач требуется использование специализированных программных средств.

Главные технико-экономические показатели представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

№ п/п	Наименование характеристики(показателя)	Значение показателей на 2018 год
1	Среднее количество заказов за год	200
2	Годовая прибыль предприятия	7 200 000 рублей
3	Средняя стоимость аренды	12500 рублей на 1 кв. метр

Рис. 1.1 Диаграмма деятельности предприятия

1.2. Организационная структура

«ГЕМА Инвест» имеет следующую организационную структуру (рисунок 1.2)

Рис. 1.2 Организационная структура предприятия

Основными функциями подразделений являются:

1. Отдел кадров:

• Управление персоналом;
• Мотивация труда;
• Аттестация сотрудников.

1. Бухгалтерия:

• Учетные функции;
• Расчет заработной платы, премиальных и т.п.

1. Отдел купли-продажи:

• Ведение клиентских баз данных;
• Работа с клиентами;
• Рекламная деятельность.

1. Отдел аренды:

• Ведение отчетности по аренде недвижимости;
• Работа с клиентами;
• Подготовка обзоров в арендных помещениях;
• Маркетинговые исследования рынка недвижимости.

1. Юридический отдел:

• Обеспечение соблюдения законности на предприятии;
• Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии;
• Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов.

1. Складская логистика:

• Организация труда на складе;
• Определение количества складов;
• Выбор технической оснащенности складской системы;
• Анализ эффективности использования существующих складов

1. Транспортная логистика:

• Контроль над операциями с товаром;
• Процесс организации и планирования доставки груза с минимальными финансовыми расходами.

---

1. Технический отдел:

• Ремонт и поддержка IT-инфраструктуры;
• Установка и настройка программ;
• Поддержка работоспособности интернет - витрины.

1. Безопасность

• Обеспечение безопасности на всем предприятии.

1. Основными функциями генерального директора является общий контроль за деятельностью предприятия.

Рис. 1.3 Функциональная диаграмма IDEF 0

IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является ее акцент на соподчиненность объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (поток работ).

На рисунке 1.3 отражены входные данные, управляющие процессы, исполнители, исходящие данные. Входными данными является: клиенты и базы данных помещений. Управляющими процессами являются: лицензия, ГОСТ, законы РФ. Исполнителями являются: персонал и workflow. Исходящими данными является: офисное помещение.

IDEF3 — способ описания процессов с использованием структу­рированного метода, позволяющего эксперту в предметной области представить положение вещей как упорядоченную последователь­ность

событий с одновременным описанием объектов, имеющих не­посредственное отношение к процессу.

IDEF3 является технологией, хорошо приспособленной для сбора данных, требующихся для проведения структурного анализа системы.

В отличие от большинства технологий моделирования бизнес-процессов, IDEF3 не имеет жестких синтаксических или семантиче­ских ограничений, делающих неудобным описание неполных или нецелостных систем. Кроме того, автор модели (системный аналитик) избавлен от необходимости смешивать свои собственные предпо­ложения о функционировании системы с экспертными утвержде­ниями в целях заполнения пробелов в описании предметной области. На рис. 1.4 изображено описание процесса с использованием методологии IDEF3.

Рис. 1.4 Информационная модель IDEF3

2. Техническое и программное обеспечение

В данном пункте приведена иерархия функций управления и обработки данных, которые призваны автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом можно выделить и детализировать два подмножества функций: реализующих служебные функции (Проверки правильности введённых данных, учёта недвижимости, учёта списаний, расхода, поставок.) и реализующих основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения базы данных, и др.

---

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

Рис. 2.1 Дерево функций

Рассмотрим информационную модель процесса сдачи в аренду недвижимости:

1. Работники предприятия должны собрать всю необходимую информацию у заказчика. Составить техническое задание;
2. Необходимо понять, будет ли заказчик сам выполнять ремонт и обустраивание помещения или же компания будет производить ремонт под ключ;
3. Подготовка материалов к выполнению проекта;
4. Выполнение проекта;
5. Сведения об остатках и расходах материалов;
6. Выставление счета клиенту и оплата.

2.1. Структура и состав комплекса технических средств и конфигурации сети

В современных условиях особенно важно постоянно и правильно согласовывать ИТ-аспекты устройства современного автоматизированного предприятия с актуальными бизнес-аспектами. Делать это надо начиная с определения бизнес-архитектуры предприятия и согласованной с ней разработки системной архитектуры (ИТ-архитектуры)

На рисунке 2.2 изображена техническая архитектура организации.

Рис. 2.2 Техническая архитектура организации

Рис. 2.3 Серверный шкаф

Назначением технического комплекса является предоставление вычислительных ресурсов для информационных систем, систем документирования, обеспечения IT сервисов и поддержки сетевых ресурсов. Оборудование ИТ составляют собственно серверы, рабочие станции (ПК) и необходимое дополнительное оборудование и которое обеспечивает полным спектром возможностей по работе в локальной сети.

Состав системы

Серверное пространство

В качестве серверов системы устанавливаются серверы DELL PowerEdge M820 в количестве 5 шт. (устанавливаются в арендуемом ЦОДе). Серверы работают под управлением операционной системы Windows 2016.

---

Назначение серверов:

1	Домен контроллер существующего - Additional Domain Controller, DHCP, DNS
2	Принт сервер
3	Файл сервер
4	Cервер 1С Бухгалтерия
5	Сервер баз данных- SQL Server
6	Сервер системы видео наблюдения

Файл сервер

Файл-сервер - это выделенный сервер, предназначенный для выполнения файловых операций ввода-вывода и хранящий файлы любого типа. Сервер обладает большим объемом дискового пространства, которое реализовано на системе хранения для обеспечения бесперебойной работы и повышенной скорости записи и чтения данных. Данная служба работает под управлением операционной системы Windows server 2008-2012.

Сервер баз данных SQL

Система управления реляционными базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов — Transact-SQL, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact-SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями. Используется для работы с базами данных размером от персональных до крупных баз данных масштаба предприятия.

Сервер доменной инфраструктуры

Контроллер домена повышает доступность и надежность сетевых служб, повышается отказоустойчивость, эффективнее распределяется нагрузка между существующими контроллерами. На данном контроллере планируется инсталляция служб DNS и DHCP. Данный домен контроллер подключается к существующей в больнице доменной структуре.

DNS (англ. Domain Name System «система доменных имён») — компьютерная распределённая система для получения информации о доменах. Чаще всего используется для получения IP-адреса по имени хоста (компьютера или устройства), получения информации о маршрутизации почты, обслуживающих узлах для протоколов в домене (SRV-запись).

Распределённая база данных DNS поддерживается с помощью иерархии DNS-серверов, взаимодействующих по определённому протоколу.

Основой DNS является представление об иерархической структуре доменного имени и зонах. Каждый сервер, отвечающий за имя, может делегировать ответственность за дальнейшую часть домена другому серверу (с административной точки зрения — другой организации или человеку), что позволяет возложить ответственность за актуальность информации на серверы различных организаций (людей), отвечающих только за «свою» часть доменного имени.

---