Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства».pdf

На стороне исполнителя в акте указывают лицо, оказывающее услуги (выполняющее работы) по содержанию и ремонту общего имущества в МКД. Эти работы и услуги выполняются и оказываются на основании:

• договора управления МКД;
• договора оказания услуг по содержанию и (или) выполнения работ по ремонту общего имущества в МКД;
• договора подряда по выполнению работ по ремонту общего имущества в МКД.

Соответственно, исполнителем может быть УК, выбранная в качестве способа управления, или иное лицо, оказывающее услуги и выполняющее работы для заказчиков – собственников помещений в МКД в рамках непосредственного управления домом (ч. 1 ст. 164 ЖК РФ).

1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

---

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1. Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
	2	5	4	3

---

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим бизнес-процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства с помощью методологии структурного анализа IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Процесс управляется законодательством РФ, правилами и актами. Механизмами процесса являются диспетчер и бухгалтер. Входными потоками процесса являются заявки на ремонт и акт выполненных работ. Выходными потоками являются журнал заявок, карточка счета 90 и отчет о выполненной работе специалиста.

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Рассматриваемый процесс включает в себя:

• Распределение заявок на ремонт;

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция процесса

• Формирование документооборота;
• Учет результатов работ;
• Формирование отчетов.

Процесс распределения заявок на проведение ремонтных работ заключается в том, что диспетчер собирает заявки на ремонтные работы, распределяет бригады сотрудников в зависимости от профилей работ и формирует журнал заявок.

---

На рисунке 3 представлена модель процесса формирования документооборота. Бухгалтер на основании журнала заявок выявляет перечень необходимых работ по каждой заявке и перечень необходимых материалов. Затем осуществляется оценка стоимости работ и материалов, на основании этой оценки составляется смета работ по заявке.

На рисунке 4 представлена модель процесса учета результатов работ жилищно-коммунального хозяйства. Документом, подтверждающим выполнение работ по заявке является акт выполненных работ, который подписывается лицом, которое присутствовало при проведении и приемке ремонтных работ. Бухгалтер осуществляет проверку заполнения акта. На основании информации акта составляется приходный ордер, подтверждающий оплату проделанной работы. Поскольку учет ремонтных работ ведется на счете 90, бухгалтер вносит данные об операции в карточку счета 90.

На рисунке 5 представлена модель процесса формирования отчета о проделанной работе. Заработная плата специалиста состоит из оклада и премиальной части. Премиальная часть рассчитывается по данным отчета о проделанной работе. Бухгалтер осуществляет выборку из актов выполненных работ по каждому сотруднику и вносит данные в форму отчета. Затем рассчитываются показатели: норма выработки, количество рабочего времени. После расчета этих данных оформляется отчет о проделанной работе по каждому специалисту.

Рисунок 3. Модель процесса формирования документооборота

Рисунок 4. Модель процесса учета результатов работ

Рисунок 5. Модель процесса формирования отчетов

Практическая часть

1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства. В настоящий момент документооборот компании ведется на бумаге, в связи с чем обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы [8].

---

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будет содержаться информация о сотрудниках, проделанной ими работе и технической документации. Доступ к хранилищу данных должен быть у бухгалтеров и диспетчеров, которые принимают заявки на проведение ремонтных работ. Поскольку данные, которые будут вводить в систему диспетчеры в дальнейшем будут обрабатываться бухгалтерами [5].

Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на осуществление расчетов, связанных со стоимостью ремонтных работ и материалов.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы формирования журнала заявок на проведение ремонтных работ, учета проделанной работы и расчета стоимости работ.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий [3]:

1. Составление расписания работы специалистов.
2. Формирование пакета документов для оказания работ и услуг.
3. Учет проделанной работы.
4. Формирование отчета по проделанной работе по каждому сотруднику.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем при неавтоматизированном способа ведения документооборота. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на проверку введенных данных, которые являются параметрами процесса составления сметы.

Помимо бухгалтера, который занимается непосредственно учетом ремонтных работ, расчетом заработной платы, в процессе будет задействован диспетчер, который будет осуществлять распределение сотрудников на заявки.

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства. Процесс управляется законодательством РФ, правилами и актами. Механизмами процесса являются диспетчер, бухгалтер и информационная система. Входными потоками процесса являются заявки на ремонт и акт выполненных работ. Выходными потоками являются журнал заявок, карточка счета 90 и отчет о выполненной работе специалиста.

---