Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Учёт материальных ценностей занимает одно из центральных мест в системе учёта в организации.

Автоматизация учета материально-производственных запасов предприятия позволит более точно и эффективно вести учет материалов получать оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей.

Целью данной работы является автоматизирование комплекса задач по учету материальных ценностей на основании анализа существующих систем ведения учета материалов и адаптации более эффективных информационных технологий. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- рассмотреть теоретические основы по учету материальных ценностей на складе;

- проанализировать особенности учета материальных ценностей на складе.

- модифицировать учет материальных ценностей на складе на основе применения существующей информационной технологии.

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

В складском учете принимают два типа информационной системы – это АИС (автоматизированная информационной системой) и ЭИС (экономическая информационная система ). Что из себя представляет АИС и ЭИС?

АИС - комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

ЭИС – комплекс, включающий потоки информации экономического объекта.

Информационными системами может заниматься как человек, так и техника. Так, к примеру, в АИС занимаются люди и техника одновременно, что нельзя сказать про ЭИС.

Компьютерный учет имеет свои особенности, но он также может и отличается от стандартного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Следовательно, компьютер – главный быстрый и упрощенный помощник в постановке любого отчета.

Целью моей курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета движения материалов на складе.

При выполнении курсовой работы пред нами были поставлены следующие задачи:

• описание предметной области;
• проектирование концептуальной модели данных;
• моделирование бизнес-процессов;
• проектирование физической структуры базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

ГЛАВА 1. СКЛАД. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ

Предметная область информационной системы - это система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Также она может быть рассмотрена, как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Склад готовой продукции осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Склад готовой продукции должен предоставлять создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда. Иными словами, склад – камера хранения любой продукции.

Любой склад должен вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей. Следовательно, идет некое систематизирование, мы сможем увидеть готовую продукцию в виде схемы, списка.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

• Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
• Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
• Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
• Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

• Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;
• Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
• Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
• Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;
• Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;
• Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
• Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
• Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы; быстродействие;

минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Разберем более подробно склад ООО «Развитие»

1.2 Постановка задачи

Предметом данной работы является модификация автоматизированного комплекса задач по учету материальных ценностей с целью

Для достижения поставленной цели сформулируем следующие задачи:

 Перенос существующей ИС на платформу 1С:Предприятие 8.3;

 Создание новых объектов, с целью детального отражения предметной области;

 Совершенствование бизнес-процесса отпуска материалов в производство;

 Реализация ведения учета на арендуемых складах организацией;

 Реализация печати документов в соответствии с постановлениями; Госкомстата об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации;

 Улучшение эргономичности пользовательского интерфейса.

1.3. Описание предметной области

а) Общие сведения о предприятии

Основной целью ООО «Развитие» является осуществление деятельности, направленной на удовлетворение общественных потребностей и извлечение прибыли на вложенный капитал в интересах участников.

Для осуществления указанных целей Общество одновременно осуществляет несколько видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством, в том числе:

- подготовка строительной площадки;

- земляные работы, работы по благоустройству территории;

- специальные работы в грунтах, в том числе буровые работы;

- работы по устройству внутренних и наружных инженерных систем;

- строительство и ремонт инженерных коммуникаций;

-закупка и продажа технологий, машин и механизмов, оборудования, автотранспорта.

Общество самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы своего развития, исходя из потребностей и конъюнктуры рынка.

Хозяйственная деятельность Общества осуществляется на основании договоров.

Доходы работников Общества определяются их личным трудовым вкладом с учётом конечных результатов работы Общества, максимальными размерами не ограничиваются.

Высшим органом управления Общества является общее собрание Участников, состоящее из участников Общества или их полномочных представителей.

Генеральный директор Общества избирается общим собранием учредителей сроком на 5 лет.

Общество имеет право самостоятельно осуществлять в установленном порядке любые экспортно-импортные операции.

Общество вправе привлекать ежегодно профессионально аудитора, не связанного с Обществом или его участниками (внешний аудит), а так же избирать из своего числа ревизионную комиссию для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.

Рассмотрим организационную схему предприятия (рис. 1).

Рис. 1. Схема организационной структуры предприятия

Так, на рис. 1 представлена структура работы склада ООО «Развитие».

б) Схема существующей организации бизнес-процессов

Таким образов выделим основные бизнес – процессы на складе:

№1 – приёмка товара

№2 – размещение товара

№3 – пополнение ячеек

№4 – комплектация заказов

№5 – комплектация маршрутов.

№6 – отгрузка.

На сегодняшний день автоматизация учета материалов на складе в компании – «кусочно-лоскутная», управление бизнес-процессами является неформальным:

• оформление отчетности с помощью Пакета прикладных программных средств Microsoft Office.;

• Outlook Express – почтовый клиент, которым пользуется организация для приема и отправки электронной почты.

В техническом плане на предприятии используются IBM-совместимые компьютеры с необходимым периферийным оборудованием (сканеры, принтеры). Для осуществления Интернет связи используется ADSL –модем (256 KBit/s).

Рассмотрим существующую организацию процессов по учету МЦ в ООО «Развитие», представленную на рис. 2 и 3.