Файл: Применение процессного подхода к управлению бизнес-процессами.pdf

Роль процесса в общих задачах университета: Контроль за реализацией федерального закона об образовании и положений университета, оптимизация процесса отчисления за счет сокращения избыточных процедур, не противоречащее законам РФ.

Точка зрения: Моделирование производится с точки зрения Проректора университета по учебной работе.

Владельцы, исполнители, участники и объекты процесса

Владелец процесса – Ректор университета.

Исполнители процесса:

Декан факультета
Проректор университета по учебной работе
Обучающийся (физическое лицо)
Учебно-воспитательная комиссия
Участники процесса:
Родственники (родители, остальные ближайшие родственники) либо опекуны обучающегося
ГБОУ ВПО РостГМУ
Факультет (структурное подразделение)
Иное юридическое или государственное лицо (юридическое или государственное лицо направляющее обучающегося по целевой квоте на обучение)
Бухгалтерия

Объекты процесса:

Причины возникновения запуска процесса отчисления

Приказ ректора об отчислении

Во всех подразделениях университета установлено программное обеспечение «1С: Университет ПРОФ» представляющая различную информацию в зависимости от прав подразделения и необходимой аналитики.

Информационные потоки

документы и сообщения необходимые для выполнения работы:
Заявление на отчисление.
Приказ ректора на отчисление.
Справка о переводе в другой ВУЗ.
Мотивированное представление для отчисления.
Объяснительная о прочтении представления.
Служебная записки об обстоятельствах нарушения устава ВУЗа.
Акт об отказе от письменного объяснения.
выписка из приказа об отчислении (по желанию обучающегося);
академическая справка для обучающихся 1-2 курса (в обязательном
порядке);
подлинник документа об образовании (в личном деле остается
копия документа об образовании, заверенная в университете).
выписка из приказа об отчислении;
копия академической справки или диплома о неполном высшем
образовании, подписанная деканом факультета, Ректором (проректором по
учебной работе), скрепленная гербовой печатью (кроме аспирантов);
зачетная книжка (кроме аспирантов);
студенческий билет (кроме аспирантов);
справка из библиотеки.
Уведомление об отчислении
Акт об отчислении
и управления процессом:
статьи 43, 45, 58, 61 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-Ф3;
Приказ Минобрнауки России от 15 марта 2013 г. N 185 Об утверждении Порядка применения к обучающимся и снятия с обучающихся мер дисциплинарного взыскания зарегистрирован в Минюсте России 4 июня 2013 г. N 28648;
пункты 50, 63 Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в российской федерации, утверждённого приказом Министерства общего и профессионального образования № 814 от 27.03.1998 г (в ред. Приказов Минобразования России от 16.03.2000 N 780, от 27.11.2000 N 3410, от 17.02.2004 N 696, Приказов Минобрнауки России от 26.03.2014 N 233, от 28.03.2014 N 248, с изм., внесенными решениями Верховного Суда РФ от 01.09.1999 N ГКПИ 99-563, от 14.05.2014 N АКПИ14-323)
Положение о текущем контроле и промежуточной аттестации обучающихся (студентов), осваивающих образовательные программы высшего образования, утвержденным Ученым Советом РостГМУ Минздрава России от 10 декабря 2013 г. №.15;
Правила внутреннего распорядка обучающихся РостГМУ Минздрава России;
Устав ГБОУ ВПО РостГМУ Минздрава России, утвержденным приказом Минздравом России от 14 июня 2011 г.
Положение о студенческом общежитии
Положение о Совете обучающихся
Положение о Совете родителей
Положение об учебно-воспитательной комиссии
Положение о комиссии по урегулированию споров между участниками
образовательных отношений

Модель процесса отчисления, обучающегося в случае отчисления за не ликвидированную в срок академическую задолженность представлена в нотации EPC на рис. 3.

Рисунок 3 - Модель процесса отчисления студента в случае академической задолженности

3. Проектирование моделей бизнес-процессов

3.1 Проектирование моделей бизнес-процессов в нотации IDEF0 и в системе ARIS

Диаграмма цепочки добавленного качества системы бизнес-процессов представлена на рис. 4.

Рисунок 4 – Диаграмма цепочки добавленной ценности системы бизнес-процессов

Диаграмма цепочки добавленного качества основного бизнес-процесса представлена на рис. 5.

Рисунок 5 – Диаграмма цепочки добавленной ценности основного бизнес-процесса

Модель процесса отчисления, обучающегося в случае отчисления за служебный проступок представлена в нотации EPC на рис. 6.

Рисунок 6 - Модель процесса отчисления студента за служебный проступок

Модель процесса отчисления, обучающегося в случае отчисления за нарушение условий договора представлена в нотации EPC на рис. 7.

Рисунок 7 - Модель процесса отчисления студента за служебный проступок

3.2 Оптимизация бизнес-процессов бюджетирования

Качественный анализ:

Временные:

Время выполнения 1 экземпляра процесса – 1 месяц.

Качественные:

Опросы службой СМК участников процесса, исполнителей процесса, клиентов процесса.
Результата:
1 экземпляр процесса со всеми вытекающими документами по регламенту должен протекать не более месяца, вне зависимости от числа параллельно запущенных экземпляров процессов.

Формулы для расчета показателей представлены в таблице 2.

Таблица 2. Формулы для расчета показателей

Показатель	Формула для расчета	Пример расчета
Относительное время выполнения прохождения экземпляра процесса	T=T_n/T_f,, где T – относительное время прохождения экземпляра процесса в днях, T_n – время прохождения экземпляра процесса по плану, T_f– время прохождения экземпляра процесса фактическое.	25/15=1,47
Изменение удельного числа положительных оценок по СМК	С=С_n/С_f,, где С – относительная оценка изменения удельных показателей положительных оценок по СМК в рамках процесса, С_n – относительная оценка удельного показателя положительных оценок за текущий период, С_f– относительная оценка удельного показателя положительных оценок за прошлый период.	1,65/1,25=1,32

Количественный и качественный анализ процесса

Количественный анализ:

Показатели времени:

Среднее время выполнения 1 экземпляра процесса в целом не превышает месяца.
Среднее время простоев:

фактическое - 2 дня на каждый экземпляр процесса.

теоретическое – 4 дня на каждый экземпляр процесса.

Показатель эффективности прохождения экземпляра процесса автоматически фиксируется в программе «1С Университет ПРОФ», он высчитывается в днях.
Удельные:
- Время выполнения экземпляра процесса плановое/время выполнения экземпляра процесса фактическое:

В среднем требуются 18 дней на выполнение 1 экземпляра.

Качественный анализ:

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям представлен в таблице 3.

Таблица 3. PDCA-цикл процесса

№	Функция цикла PDCA	Подпроцессы и функции
1	Планирование	Планирование включает в себя планирование основных показателей по отчислению студентов, которые рассчитываются на основании статистики прошлых лет. Таким образом с помощью математических методов понимается примерный объем работы и проектируются основные составляющие процесса
2	Выполнение процесса	Происходит параллельное выполнение транзакций процесса, все показатели регистрируются в программе «1С: Университет ПРОФ»
3	Анализ процесса	Контроль деятельности службой СМК университета за деятельностью факультетов, проведение опросных оценок, задействование информации с программы.
4	Улучшение процесса	Анализ исполнения экземпляров процесса отчисления: подведение итогов, корректировка требований и документов СМК. Принятие управленческих решений на основе полученных результатов.

Требования к организации процесса, учитывающие рекомендации стандарта представлены представлены в Таблице 4.

Таблица 4. Требования к организации процесса

Проблемы, возникающие при выполнении и нештатное завершение бизнес-процесса

Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса:

Внешние факторы: сложная бюрократизация процессов государством, слабое развитие процессного управления, СМК по различным объективным и субъективным причинам.

Внутренние факторы: низкая мотивация линейного персонала, слабая заинтересованность руководства в оптимизации процесса.

Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса:

Нештатных ситуаций не замечено, в основном проблемы возникают из-за сложности законодательства в области образования, бухгалтерского учета.

Предложения по оптимизации и реинжинирингу процесса

Сократить прохождение экземпляра процесса за счет автоматизации обработки обращений и ввода систем экспертной поддержки.
Внедрить систему мотивации управления по целям там, где эффективность линейного персонала ставится под сомнение.
Привязать оценку руководства вуза к проводим качественным опросам системой СМК службы СМК и проводимых аудитов.

Заключение

В данной работе был изучен процесс отчисления студента из университета. Представлена схема заинтересованных сторон относительно процесса.

Определены владельцы, исполнители, участники бизнес-процесса, а также инфраструктура и информационные потоки.

Представлено описание объектной, функциональной, организационной, технической структур и структуры управления предметной области на внешнем и концептуальном уровнях.

Для этого построены модели в следующих нотациях: IDEF0 и ARIS. Проведены качественный и количественный анализ бизнес-процесса, определены показатели процесса и результата.

Разработаны предложения по оптимизации и реинжинирингу процесса.