Файл: Основные понятия баз данных и СУБД.pdf

Рис.3.Результат декомпозиции контекстной диаграммы
бизнес процессов

На рисунке видно, что контекстная диаграмма была разбита на четыре функции: получить заказ, оформить заказ, выполнить заказ и оформить отчет.

Входной информацией функции «получить заказ» являются: заказ от клиента, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «получить заказ» является предоставление клиенту квитанции.

Входной информацией функции «оформить заказ» являются: квитанция, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить заказ» является передача накладной на склад [10, с.65].

Входной информацией функции «выполнить заказ» являются: накладная, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «выполнить заказ» является информация о покупке.

Входной информацией функции «оформить отчет» являются: информация о покупке, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить отчет» являются отчеты.

Основной целью является ознакомление с тем, как функционирует отдел продаж, как и что необходимо выполнять его работникам. В качестве точки зрения выбираем точку зрения директора ОАО. Также были определены границы системы, которые дают возможность выяснить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. После изучения бизнес-процессов было определено, что оформление заказов и составление отчетов не автоматизированы. Нет базы клиентов, нет полного учета и контроля.

Основным документом в рассматриваемой задаче является заказ клиента. Схема документооборота обработки продаж приведена на рис.4.

Рис.4. Схема документооборота в ООО «ФотоПлюс»

Существующий способ приема и обработки продаж связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить сведения об общем количестве продаж, провести анализ популярности тех или иных моделей обуви, а также проконтролировать заказы, обработанные каждым из менеджеров.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы отдела продаж за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудники отдела по работе с клиентами заняты занесением необходимых сведений в книги учета, а также при необходимости – анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки [11, с.22]:

• низкая скорость и точность выполнения расчетов;
• неэффективное использование рабочего времени;
• слабый контроль работы сотрудника;
• увеличивающийся «поток» бумажной работы;
• усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве и сумме продаж, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к просмотру заявки, оформленной на внутреннем сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производиться при задании необходимых параметров. В таблице 2 рассчитан ожидаемый эффект от внедрения информационной системы.

Таблица 2

Ожидаемый эффект от внедрения информационной системы

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников отдела продаж. Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

• централизованное хранение данных;
• исключение потери данных;
• структуризация данных;
• более оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• легкое изменение данных;
• система авторизации;
• сокращение времени оформления документов.

Требования к техническим и программным средствам

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы [8].

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации – жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;
• устройства передачи данных и линий связи – модемы;
• эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD)- диски и т. п.

При выборе компьютера необходимо руководствоваться рядом характеристик. К таким характеристикам относятся надежность, стоимостные затраты, производительность, простота использования и др. От значения указанных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами, а следовательно, и успех создания системы.

Для каждого из элементов данной схемы выделяется перечень критериев, наиболее важных при осуществлении выбора технического обеспечения. Эти критерии таковы:

• тактовая частота процессора;
• разрешение монитора;
• объем оперативной памяти.

Для решения поставленной задачи необходимо использовать персональный компьютер с уровнем вычислительной мощности AMD 2000 Мгц, либо Intel 2000 Мгц, с объемом оперативной памяти от 2 Гб. Система оптимизирована для работы в экранном разрешении 1024х768 на мониторе с диагональю 17 дюймов. Все эти технические средства обладают достаточной для решения задачи конфигурацией.

В настоящее время разрозненный парк персональных компьютеров создает сложности с их техническим обслуживанием, ремонтом, поэтому необходимо его унифицировать и закупить одинаковые рабочие станции.

Технические характеристики подходящей рабочей станции приведены в таблице 3.

Таблица 3

Характеристики рабочей станции

Кроме того, для работы файл-сервера необходимо закупить специализированной серверное оборудование, например Team Server 3420P , характеристики которого приведены в таблице 4.

Таблица 4

Технические характеристики рекомендуемого сервера

В данном виде информационная система будет готова в внедрению автоматизированной системы.

База данных будет реализована под ОС Windows, в связи с наложенными ограничениями на программное обеспечение, разрешенное к использованию на итоговом государственном экзамене по специальности и во время защиты дипломного проекта.

Для работы с программой на рабочих местах необходимо следующее аппаратное и программное обеспечение.

1. персональный компьютер не ниже Intel Core;
2. оперативная память не менее 500 Мбайт;
3. свободная емкость жесткого диска, на котором будет размещаться операционная система, не менее 3Гб;
4. мышь с программным обеспечением под Windows;
5. звуковая карта не требуется;
6. браузеры Internet Explorer 8.0 или Opera или Mozila Firefox или Google Chrome.

Проектирование базы данных

Входные и выходные данные

В качестве входных документов при автоматизированной учете продаж используются следующие документы [8, с.68]:

• Прайс-лист;
• Перечень клиентов;
• Перечень поставщиков;
• Перечень продавцов.

Реквизитный состав данных документов, а также их объем, частота и источник поступления приведены в таблице 5.

Таблица 5

Описание входных документов